在上一篇文章提到「專案經理三項關鍵特質」。在求職時，不論是履歷撰寫或面試準備，如果能將這些特質和自身經驗結合，並清楚完整地傳達，絕對能夠大幅提高錄取勝算。
然而，除了展現相符的人格特質之外，還有一個同樣關鍵的面向不可忽略 –「能力」。
舉例來說：不同專案經理職缺，對能力的要求可能大不相同，有些職缺要求懂得基礎程式語言，有些則強調數據分析能力。若能在求職前了解該職缺所需的能力條件，並在履歷及面試中針對性呈現，相信更能有力地說服面試官，相信你是能夠勝任這份工作的。
過去在職場中觀察眾多傑出專案經理後，發現他們普遍具備以下三項核心能力：
1. 善於溝通與協調衝突的能力
過去我常在履歷健診時詢問對方：「為什麼他們想從事專案經理或是產品經理的職務？」
其中最常聽見的一個原因是：「我喜歡與人相處，因此想找一個能夠與團隊大量合作或是應對客戶的工作」。回到專案經理工作的本質，每天確實都需要大量與內部及客戶進行溝通，討論內容包括產品規格、專案時程、設計變更…等。而因為跨部門合作頻繁，各單位往往因立場不同而出現衝突，因此，成為一位傑出的專案經理，必須擅長溝通和協調團隊成員之間的衝突，才能帶領團隊以確保專案順利進行。
舉個常見的案例，專案經理在新人時期最常碰到的狀況是：客戶告訴你這周五以前需要一份有關產品設計變更的評估報告。但身為菜鳥的你，在和內部工程師討論後，工程師斬釘截鐵地拒絕你，A單位跟你說：「這做不到啦，一周怎麼可能做得出來！」B單位跟你說：「做這有什麼意義？份內的事情都做不完了，沒時間做。」面對這樣的情況，有些專案經理無法帶領團隊而聚焦問題的解決，不僅交付延誤，最終也失去了客戶對自己的信任感。如果這種情況多次重複發生，又無法有效改善，就會感到壓力的暴增，甚至可能陣亡而離職。但有些專案經理則會運用一些技巧來和團隊溝通，譬如說：先同理團隊的感受與反應，接著讓他們了解這項任務的重要性，以及如果沒有準時完成會對專案造成多大的影響，最後，向他們表達如果有需要幫忙協調人力或是調動更多資源來協助，我都會盡最大的努力做到。「溝通與協調」的方式沒有一套標準答案，但卻是專案經理必須在實戰經驗中持續精進並學習的技能之一，只有如此，才能做到「讓團隊願意跟你合作」，並且確保專案順利推進，達成目標。
2. 具備同理心與換位思考的能力
由於專案經理的工作必須進行大量的跨團隊合作，人際相處的挑戰自然也少不了。為了確保順順利完成任務，我們經常需要優先處理人際關係上的問題。舉例來說：在工程、業務、生產等不同單位中，不同的團隊特性各異，成員個性、價值觀甚至是工作模式也不盡相同。當我們和對方產生意見分歧，甚至是發生激烈衝突的時候，我們該用什麼樣的方式進行溝通呢？該用哪些方法來順利完成工作？如果溝通仍不順暢，應該怎麼應對呢？所有這些問題都與專案經理是否具備「同理心」和「換位思考」的能力息息相關，唯有具備這樣的能力，我們才能夠善意對待他人情緒，進而推動任務順利進行，直至完成專案目標。
舉個常見的案例，在專案經理的日常工作中，參加各式各樣的會議是司空見慣的事情。然而，有趣的是，即使面對相同的議題，每位專案經理報告方式上的呈現都不盡相同。有些專案經理雖然在簡報資料準備上充足，但常常在報告過程中被老闆或是客戶打斷，常被質問：「所以你想表達的重點是什麼？結論是什麼？這對專案會造成什麼影響？」等問題。然而，有些專案經理卻能以簡潔快速的方式讓聽眾理解全貌，避免冗長的文字，而是巧妙運用表格和圖表來傳達關鍵訊息，既有效率又能獲得肯定。隨著專案經驗的持續累積，我發現這兩種類型的專案經理之間最大的差別在於是否具備「換位思考」的能力。那些擁有換位思考能力的專案經理會事先了解與會者的角色、關切點以及期望聽到的資訊。接著，他們會進一步預測可能在會議中被問及的問題並提前做好準備，以展現自己的專業價值。
3. 運用邏輯思考解決問題的能力
作為一位專案經理，每天都面臨著各種大小不一的問題，譬如說：供應商因為COVID-19導致人力嚴重不足，影響了生產進度；產品功能出現嚴重的BUG，引起客訴；以及沒有一個單位願意承接專案任務…等。處理這些問題時，最大的挑戰在於「缺乏可參考的經驗」，詢問同事或主管也未必能夠得到答案。此時，我們必須要仰賴邏輯思考的能力，逐步探析問題、找出原因並提出對策。因此，培養自己的「解決問題方法」是想要成為一位傑出的專案經理不可或缺的關鍵能力。
舉一常見例子，身為專案經理，我們經常需向客戶做專案進度報告，報告的內容可能涵蓋超過十個以上的單位，簡報的頁數就高達三、四百頁以上。然而，在簡報過程中，我們不可能一頁一頁從頭到尾講過去，客戶更不可能有耐心聽我們講完。此時，我們必須事先消化所有單位準備的報告，在篩選出關鍵訊息向客戶報告的同時，更要重新梳理報告的脈絡，以簡潔的方式讓客戶快速了解目前專案的進度是否如期，若有延誤，我們的補救計畫是什麼？產品研發是否遭遇問題？是否仍有未解決的issue？這些都需要平時「邏輯思考」能力的訓練，釐清處理事務的優先順序，明確定義問題，找出真正的原因並提出有效對策，才能高效解決問題。
總結：「做好準備，機會總在」。無論你是正準備轉職成為專案經理，還是剛踏入這個領域，只要能夠持續強化上述三個關鍵能力，並在面試或工作中適時展現，你都能在專案經理的職涯中獲得成就感與競爭優勢。
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