過去在做履歷健診服務的時候，我常被問到一個問題是：
「我想找專案經理工作，但沒有相關經驗，不確定這個職位需要什麼樣的人格特質？」
其實，這個問題並沒有放諸四海皆準的標準答案。不同產業、公司，甚至不同用人主管對專案經理可能會有不同的期待與要求。不過，儘管沒有標準答案，但我們仍然能夠從職場中觀察並歸納成功的專案經理身上具備的一些共同特質。
以下三項特質，是我過去在職場中觀察到能夠專案經理脫穎而出的優勢：
1. 對持續學習新事物充滿熱情
在科技產業中，「快速變動」是其特性之一。無論是產業趨勢、研發技術，甚至是產品價格等，都極易受到外在環境因素的影響而產生變動。有時候，這樣的變動速度甚至是以「分秒」為單位在進行的。因此，對於這樣的變動性，專案經理必須擁有「學習新事物的強烈動機」，如果我們無法持續學習，很可能就會錯失先機，而這對於帶領團隊朝著正確的方向前進以及保持競爭力來說，是非常危險的。
舉例來說，在新產品研發過程中，專案經理常會遇到這種情況：當產品某一個功能(A功能)的開發已經完成一半甚至接近完成時，客戶突然提出要改為另一個功能(B功能)，而B功能的開發至少需要兩個月，但客戶卻要求一個月內完成。這時候，有些專案經理可能會因此而感到不滿，抱怨客戶為什麼不早一點提出這樣的要求？為什麼要在這個節骨眼才說要進行產品設計的改動？而且，要改動還要壓縮一半的時間，但最終的結果往往還是會被客戶逼迫去做。然而，有一些專案經理則會積極向客戶做進一步的了解，詢問客戶提出這個變動需求的背後原因，是因為市場需求改變了嗎？還是競爭對手推出了更殺手級的應用？透過與客戶的溝通，釐清背後的目的和原因之後，便開始與內部團隊研究是否將A功能改成B功能就能夠解決問題，如果無法解決根本的問題，是否有其他建議解決方案？在兼顧時程和品質的前提下完成客戶的目標。這樣的積極態度和持續學習的特質會讓專案經理在快速變動的科技產業中脫穎而出，不僅能夠因應變化，還能與客戶建立更好的合作關係，達成雙贏的局面。
2. 擁有敏銳的觀察力，能夠勇於協調成員之間的衝突
由於專案經理少不了和工程師、業務、採購及客戶進行大量的溝通與合作，討論內容涵蓋產品規格、開發時程以及預算編列等。在溝通的過程中，常常會因為不同單位有各自的立場而造成衝突，在大家互不相讓的情況下而讓問題陷入僵局，當面對這些狀況時，專案經理更需要敏銳觀察力以及勇於協調的能力帶領團隊進行討論、尋找解決方案並達成共識。
例如，在產品研發階段，常常會出現這樣的情況：A工程單位提出解決方案，但為了實現這個方案，需要B工程單位的同步配合和調整，然而，當B單位的主管聽完這個提議後，卻毫不考慮地直接拒絕，而拒絕的理由是「沒時間做」。這樣的情況往往讓一些專案經理感到手足無措，會議當下大家一片沉默，而在會後，只能以拜託或是懇求的方式試圖請B單位主管多幫忙一下，但最後也未必能順利得到B單位的支援。而有一些專案經理則是會先同理B單位主管的處境，並且告訴B單位主管：「我了解這項需求會造成你們單位額外的負擔，不過，因為客戶和高層主管非常重視這項需求，因此，我們真的非常需要你們的幫忙，若是在人力或是其他方面需要幫忙，請務必讓我知道，我一定盡全力去協調，未來若有任何需要跨單位協調的事情，我也必定傾囊相助。」這種善於理解他人處境並積極協調的態度，是專案經理所應具備的重要特質，透過與團隊成員建立更有效的溝通和合作，必能為專案及團隊帶來正向影響。
3. 主動探索潛在問題及風險，並能帶領團隊規畫解決方案
在產品研發過程中，專案經理除了需隨時監控產品是否按照規格設計、時程是否有延誤、成本能否控制在預算範圍，更重要的是，能夠提前洞察潛在風險，並和團隊規劃預防措施及應變方案。針對這些風險，必須清楚定義它們可能造成的影響、發生機率有多大、及降低風險所需的配套措施，甚至需要制定備案計畫。透過投入更多的資源以及持續關注，便能讓風險降到最低，同時大幅提升專案順利完成的機率。
在專案實務上，當一個新專案的研發即將開始前，專案經理會帶領團隊進行產品功能的評估，評估的內容包含：在這一代的產品中，有哪些功能是需要全新開發的？在產品的新功能中，有哪些功能的技術開發是特別困難的？當定義完成之後，專案經理會與工程單位逐一討論，提出降低風險的計畫，計畫包含：某某單位在特定時間點需要提前進行的準備工作。接著，在特定時間點，根據這些準備工作的進展，專案團隊會再次進行風險評估，這樣的評估不僅有助於發現潛在的問題，也能確保風險處理計畫的有效性。除此之外，也必須與團隊討論出最終的備案計畫，也就是，如果不幸最終風險還是發生了，我們將採取什麼樣的對策？是要延後開發時程嗎？還是要使用其他功能作替代？經過這樣的完整評估與執行，專案經理才能夠帶領團隊避開不必要的坑、順利地完成專案目標。
總結：「做好準備，機會總在」。即便過往沒有直接的PM經驗，只要能在履歷及面試展現具備PM的關鍵特質，並結合自己在學或生活中的案例，向面試官證明你具備成為PM的潛力，相信能大幅提升錄取機會。
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