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如何處理客訴?理性是盾,感性是矛,拆解三場高難度的溝通賽局

黃玫籽-avatar-img
發佈於《職場該懂的事》 個房間
更新 發佈閱讀 6 分鐘

在職場與商場上,很多人把「客訴」視為麻煩,

但我將其視為一場「高難度的溝通賽局」。


五年前的我,面對客戶質疑時,習慣「就事論事」。

我以為講道理、擺事實是專業,結果卻是與客戶當場起口角,雙輸收場;

五年後的我,學會了在兩種人格之間自由切換:

理性的「建築師」INTJ與感性的「提倡者」INFJ

這是一份關於如何轉化衝突、建立個人價值感的實戰筆記。


第一場賽局:面對「數據控」的台積電工程師

情境:客戶在官方Line上瘋狂質疑產品良率,計算損壞機率,語氣冰冷且具攻擊性。

拆解:不要在對方的戰場硬碰硬

當一個客戶跟你談數據,代表他極度在乎「控制感」。

我抵達現場後,內心的「建築師人格」迅速啟動,但我掃描的不是產品,而是環境,我發現他家雖然凌亂,但廚房卻井然有序且裝備齊全,這告訴我一個情報:

他並非不在乎細節,他只是有「選擇性的控制欲」。

反差戰術

當他準備好一堆數據要跟我對質時,我開口的第一句話卻是:

「上次來你家看到的狗狗好可愛,他在哪啊?是什麼品種?我家也有養。」

我先用「提倡者人格」的共情接住他的情緒,當話題從狗狗聊到工作壓力,他的防禦心瓦解了,還聊到他眼眶泛淚。

這時,我才回歸理性,給出一個「3% 天氣因素導致裂損」的科學數據,給他一個「合理的下台階」。

最終結果:這場客訴不僅修好了產品,我還順帶賣出了一組工具組,我讓他買回對這項產品的「掌控感」。


第二場賽局:面對「材質專家」的理性攻防

情境:客戶對物件材質提出深度質疑,試圖從專業角度挑毛病。

幕僚拆解:用專業壁壘換取認同感

面對這類客戶,感性是沒用的,你必須展現出比他更強大的「專業厚度」。

內化的建築師人格派上用場,因為平時有在研讀材料科學,我直接跟他分析化學分子結構與應力變化的邏輯,當你展現出「同類人的頻率」時,對方的質疑會瞬間轉化為敬佩。

價值延伸

解決完材質問題後,我們聊到了 AI 的應用。

我分享了如何用 AI 優化興趣與生活,那一刻,我就不再是一個「來修東西的師傅」,而是一個「有思想、懂科技的顧問」。

最終結果:客訴消失了,取而代之的是客戶對我個人品牌的深度信任。


第三場賽局:從「解決問題」到「誘導決策」

情境:水槽變色,客戶懷疑是我們施工過程導致,雙方進入責任歸屬的僵局。

拆解:視覺化證據與第三方盟友

這一局,我用理性來「劃清界線」,用感性來「提供出口」。

我現場示範「水垢」與「材質變化」的視覺差異,當證據擺在眼前,客戶的理性(建築師面)會接受現實,但我隨即提出:「我們通報原廠過來判定,看是要拋光還是更換。」

戰術點

我們沒必要站在客戶的對立面說「這不是我的錯」,因為那會使你更😭,

而是站在他身邊。

當面對水槽變色這種責任歸屬模糊的「灰區」時,最忌諱的就是急著辯解。

因為當你說出「這不是我的錯」時,你就已經把自己推向了客戶的對立面。


戰術是:先建立事實邊界,再把球丟回給客戶。


當我分析完水垢與材質變化的差異後,對方陷入了沈默,這是一個關鍵的訊號.....他可能在衡量風險,也可能在等我「認錯」,這時我沒有被沈默擊垮,而是給出了更精準的二次提案

「這類情況其實也有其他客戶遇過,雖然不影響正常使用,但我非常尊重您對細節的講究,目前有兩個方案:

1、我們請原廠過來,從材質原理跟您討論發生原因。

2、如果您希望恢復原狀,我們討論如何協助如何恢復。

這件事的走向,我完全尊重您的決定。

深度洞察:

這段話的含金量在於「權力的轉移」。

很多服務者會犯的錯是「替客戶做決定」或是「猜客戶要什麼」,結果即便你做得再辛苦,客戶事後還是會挑剔,甚至轉頭就叫人把成品拆掉,那才是對專業最大的傷害。

當你說出「尊重您的決定」時,我們就不再是那個被質疑的工具人,而是一位陪他在沙盤推演的智囊團


最終,他親口說出:「那就請原廠過來吧。」

當這句話從他口中說出來時,這場戰役就已經圓滿了,因為這是他的決定,他會為自己的決策負責,而我們就會成功避開了後續無止盡的猜忌與打火工作。


為什麼「讓客戶開口」是最高階的佈局?

很多「打火大師」每天忙於處理客戶的挑剔,其實問題都出在前期:

你沒有讓客戶有機會說出他真正的需求。

如果你一直講、一直給方案,而不讓客戶參與決策,

你做出來的東西永遠只是「你以為他要的」。


真正的增長,是學會「留白」。

給出專業的選項,然後穩穩地把決定權交還給對方,當客戶感到被尊重、且親口確認了需求,這場交易才算真正成交,這是保護你自己的勞動力,更是保護你的專業價值不被輕易踐踏。

「尊重權回歸客戶」的領悟是非常有質感的體現,這其實就是「不戰而屈人之兵」;

你不需要贏過客戶,你只需要讓客戶覺得他「贏了決策權」,你就贏了整場局。

結語:為什麼你需要兩種人格?理性與感性

處理客訴,如果只有感性,你會被情緒吞噬,變得脆弱;如果只有理性,你會顯得傲慢,激怒對方。

理性(建築師)是盾:用來掃描局勢、收集情報、保護自己的情緒不受攻擊。

感性(提倡者)是矛:用來穿透心防、建立連結、引導對方達成共識。


這五年的成長,是從「解釋者」到「佈局者」的跨越,我不再執著於誰對誰錯,我只在乎「如何讓對方在舒服的狀態下,接受我想要的結果」

你不需要贏過客戶,你只需要讓客戶覺得他「贏了決策權」,你就贏了整場局

這種無形的增長,無法量化,卻是你拉開競爭差距最強大的護城河。

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自由職人記憶研究院
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【 自由職人記憶研究院】 研究個人品牌、內容策略與生活方式! 讓「你是誰」被看見,讓「你的品牌」被記住。
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