一場活動，主視覺基本上就是第一印象，是風格基調，是門面；此外還有活動前的宣傳曝光範圍，會影響到與會人數；活動現場的佈置，會影響到功能及整體感。若是能列出需求、與設計團隊提前溝通、協調完稿時間，盡量避免來來回回調整更動，能有助於活動的推進及與設計團隊的合作關係。
回到與設計師溝通的這一塊，基本上設計師會需要長寬值、解析度、預留出血、材質或使用用途說明，以下則是有可能會遇到的需求項目，可視活動需求選用。
我把它分成三大類：場佈結構、宣傳視覺、佈置小物。一、大型場佈結構類
1️⃣ 舞台背板=主視覺
考量點
- 活動名稱放在畫面高2/3處，以便合影時不會被遮擋
- 主辦/協辦/贊助單位
- 使用truss：是否包邊？上方是否加燈？一個夠嗎還是需要數個？
- 使用LED螢幕：若是太亮太白，可能會顯得合影貴賓臉黑或攝影時過曝
- 使用投影機：會不會造成貴賓眼睛睜不開。
2️⃣ 迎賓處背板/採訪區背板/議程/場域地圖/活動說明QRcode連結/掛幅/橫幅等(視活動需求)
考量點：
- 以功能為優先：讓賓客能看得懂、方便看為主，而不要為了藝術美感而讓字很小或資訊量爆炸
- 務必確認安全性：這些佈置物放置的位子可能就在賓客動線附近，務必留意電線導致跌倒、群聚看圖導致堵塞動線的可能性
二、宣傳與數位視覺類
1️⃣ LED電視牆/電子看板/燈箱
- 單一張或可數張輪播
- 圖片/動畫/影片
- 聲音
2️⃣ Banner
同一設計可調整尺寸，用於FB/YT/企業官網宣傳。
3️⃣ 海報與立牌規格
- 常見尺寸有A4 / A3 / A1
- 直式或橫式
- 可選霧面、亮光；若會貼在室外，可優先選紙質較挺硬、防潮抗污的；若會拿著合影，可選低反光的
- 若有海報架，請確認內框可視尺寸
4️⃣ 跑馬燈/電子字幕
- 字數限制/顏色/動態效果
- 單次顯示字數
- 滾動速度
5️⃣ 紙本/電子邀請函
- 若有放qrcode務必親掃，確保能正常使用
6️⃣其他特殊規格
- 公車側邊/公車站牌/捷運車廂
- 關東旗/羅馬旗
- 宣傳車
- 企業或相關組織的紙本/數位宣傳品(請提前確認截稿時間)
- 窗貼
三、現場佈置小物類
1️⃣ 講台/司儀台Logo板
- 正面可貼面積
- 是否有弧度
2️⃣ 合影手拿板
單人手拿板建議在60×60公分內。
3️⃣ 客製簽到卷軸
4️⃣ 賓客名牌(掛脖/貼紙/胸花夾)
- 整理成excel表格，方便設計師用合併列印功能(輸出前承辦人請檢查稿件，因為有些企業名/部門名若太長會自動斷行，影響視覺觀感)
- 掛脖名牌建議雙面同款，避免被風吹起就變成沒有資訊的背面了
- 可利用底色顏色、掛脖織帶顏色，來做貴賓類別的區分
- 若不是早就能確定出席貴賓的場合，不建議做特殊造型的名牌，因為製作會需要預留工作天，不可能因應貴賓出席變動做即時調整
- 預留空白版，以便能手寫提供給臨時參加的貴賓
5️⃣ 其他小物
包括：
- 動線指引牌
- 桌上三角立牌
- 貴賓座位貼
- 麥克風牌
- 接駁點引領牌/旗
- 接駁車代號牌
- 帳篷掛牌
👉統一設定視覺邊界與安全出血
總結
在這個過程多半會來來回回修改，請與設計師保持對彼此最大的耐心！
也提醒，有些活動整合公司不一定有能力做設計，若沒看過該公司做過的案例，還是另外找設計師，分開來處理比較不會踩坑。
