打造超級幕僚#12｜幕僚的管理力：向上管理，從有效管理老闆與主管的期待做起
（本文發表於生鮮時書劉奕酉專欄）
「老闆總是一意孤行，我的壓力山大、晚上也睡不好，到底該如何做好向上管理，影響老闆的決定？」在擔任幕僚角色的初期，這個問題造成我很大的困擾，卻又無力改變。
我以為，這是因為自己是個無名小卒。
只要我能獲得更多權力，這一切應該都不是問題了。
但後來我發現，自己需要的不是權力，而是影響力。
如何影響老闆重新審視這個決定，甚至是邀請自己共同考慮更多的可能性？要想實踐這樣的目標，得先從思維的轉變開始。
從「對上妥協」轉換到「向上影響」的思維，是做好向上管理邁出的第一步。
．．．
思維的變革：從對上妥協到向上影響
在網路與智能時代，我們的生活與工作模式都發生了很大的變化。
傳統權力很大一部分源自於資訊壟斷，而網路時代打破了這個結構，使得權力的基礎不再源自資訊壟斷，更多的是資訊共享上的認同與整合，也就是所謂的影響力。這樣的改變也反映在職場的管理面上，新世代的員工更願意接受「被影響」而不是「被告知」或者是「被控制」。
而且影響力的作用是雙向的，管理者可以影響員工，員工同樣可以影響管理者。
在這個時代，不再只是上對下的威權、下對上的服從，而是善用自己的影響力讓事情往期望的方向發展。我想這一點不只是幕僚角色，包括每個職場上的所有工作者，都應該學習如何從對上妥協轉變為向上影響。
想要做到向上影響；首先，我們從瞭解什麼是影響力開始。
．．．
不需要頭銜、職位，也能擁有影響力
職場上超過八成的問題都是關係問題，只要透過影響力讓關係變好，職場中八成的煩惱都能被解決，自然也能讓工作更順利。但是在真實的工作場景中，多數人都認為自己沒有影響力；除非自己成為了主管或更高階的管理者，否則就只能被別人影響。
這其實是對影響力的一種誤解。
影響力不僅僅是來自於職位所賦予的權力，也包括個人自身的影響力。
即使我們沒有職務上實質的權力，仍然可以透過自己的影響力，去影響身邊的每一個人，包括我們的主管或老闆，讓事情的發展更順利。
舉個最常見的例子：向老闆提出加薪的要求。
10 個人當中有 9 個都不敢主動向老闆提出加薪的事。為什麼？
因為覺得老闆一定會反對，擔心提出這樣的需求會讓老闆產生不好的觀感，影響到自己的工作；甚至傳統的刻板印象，會讓許多員工覺得自己本來就應該保持物美價廉的競爭力，老闆才會繼續雇用自己，提出加薪根本是想都不敢想的問題。
特別是幕僚角色，相較於其它職務角色，工作的價值有更高的比例是由直屬主管或組織來決定的；獲得不好的工作評價可能會影響到後續的職涯發展，所以只能委屈求全。
你會害怕談加薪這件事、幻想老闆正在剝削你，而你無能為力。但如果我們換一種思維，事情的發展或許就會很不一樣。
比方說，我會這麼想：
我在和老闆共事，我們是平等的合作關係。
我有對老闆的需求，而老闆也有對我的需求，雙方各自把需求拿出來，各自都滿足了，這樣的合作關係才會變得更順暢。
惟有自己先剝除對老闆的威權濾鏡，雙方才能正視彼此的合作關係。這就是藉由發揮影響力來做好向上管理的思維，然後是管理老闆與主管的期待與決定、做出合適的回應。
．．．
從傾聽開始，有效管理老闆、主管的期待
一般來說，面對主管或老闆，最常見的困境就是：不知道如何聽懂主管的期待？更不敢向老闆提出需求、同時也害怕面對衝突。當你說了很多，卻仍達不到預期目的時；很可能不是你不會說，而是你不懂得聽。
溝通是雙向的，就像傳接球一樣，是聽與說交替的過程。懂得傾聽的人，不僅能聽到對方的觀點，也能迅速採取應對的行動；即使對方是主管或老闆也是同樣適用的。
一般人在傾聽與回應上的做法，可以分為三個類型：
- 傾聽對方的話，當對方一停下就立刻換自己說。
- 傾聽對方的話，然後根據對方的內容做出回應。
- 傾聽對方的話，然後根據對方的想法做出行動。
我們不妨回想一下，自己都是用哪一種類型的溝通方式呢？那麼你又覺得採用哪一種類型的傾聽與回應，能夠產生比較好的成效呢？
第一個類型屬於「表達式傾聽」，這是一種為了「說」而「聽」的模式。
表面上似乎在聽，但實際上想的是「什麼時候換我說？」
只要對方一停下來，就立刻像機關槍一樣說個不停，完全不在意對方剛剛說了什麼。這是一種糟糕的傾聽，甚至談不上是傾聽。當我們心中有想法急於表達，或是覺得自己被主管或老闆誤解時，很容易就會陷入這樣的傾聽模式，不得不聽、但又急於辯解。
第二個類型屬於「反應式傾聽」，可以說是傾聽的基本功，有來有往的傳接球。
好的傾聽包括「忍住、等待與提問」三個步驟。
- 第一步，是「忍住」好奇心，專注在對方要說的內容，而不是自己想聽的。
- 第二步，是當你想插話、打斷對方時，再多「等待」一分鐘，聽對方把話說完。
- 第三步，透過「提問」確認自己是不是真的聽懂了對方所說的話。
最後一步中的提問，我們可以使用「複誦式提問」與「開放式提問」這兩種技巧。
「主管，所以你是說這次專案需要提前在兩週內完成，是因為要配合某個新產品上市的時程。我這樣理解對不對？」像這樣說出自己認為對方要表達的意思，然後讓對方確認自己說得對不對，就是複誦式的提問。
「主管，關於這次專案必須提前在兩週內完成的要求，你可以再多說一點嗎？」如果覺得不是很懂對方所說的，希望他能多講一些，也可以採用這樣的開放式提問。
但要注意的是，比起技巧運用，更重要的是傾聽所表現出來的態度，讓對方感受到「我認為你的話很重要，我很重視、也想知道你的想法是什麼？」才是有效溝通的關鍵。
只是搞清楚主管或老闆的期待是什麼，這樣往往還不夠，我們還必須讓主管或老闆清楚感受到，我們為此做出了行動。
延續前面的例子。在傾聽確認老闆期望提前在兩週內完成專案後，馬上交出一份報告給老闆，並且告訴他這是針對兩周內完成專案的條件下，重新擬定的執行計畫。請老闆過目後給予回饋，如果沒問題的話，只要老闆同意就能立刻展開計畫。
這就是第三個類型的「行動式傾聽」，傾聽對方的話、再根據對方的想法做出行動。
．．．
讀懂主管的管理方式，建立有效的溝通模式
越快理解你的主管或老闆的管理風格與方式，你就能越快開始建立關係。
要想做好這一點，請掌握兩個原則：
首先，是絕對不要做假設。不要認為你與某位主管共事時所使用的溝通方式，對其他主管也適用。直接詢問對方，希望你如何與他溝通？對方在管理上更喜歡週報還是日報？更喜歡每週定時開會，還是只在必要時開會？
其次，是從工作環境觀察細節。工作環境的氛圍如何？是否一切事物的步調都很快，以至於你的主管幾乎無暇顧及細節而只關注重點與結果？我曾經有位主管，總是在談話開始 5 分鐘後，就一直看手機；我很快就明白，他想要的只是重點。
我們可以從管理者使用職權的方式、和他人相處的模式、是否鼓勵並重視員工的投入以及溝通方式上看出他的管理方式。不同的管理者風格，就有不同的應對方式。
一般來說，可以根據管理者的風格是彈性自由、還是嚴密控制？以及是主動領導、還是被動回應？來區分為 4 種類型：
- 專制型管理者：這類的管理者會主動領導、卻又嚴密控制；他們下達命令、做出一切決策，而且幾乎沒有討論的空間。在這類管理者底下任職，你需要明確地劃分自己的角色位置，出色地完成工作並預測主管的需求。
- 放任型管理者：與專制型管理者完全相反的類型，被動回應又充滿彈性自由。無為而治是這類管理者的特色。與員工溝通不多，但相信員工不用說也能確切知道自己該做什麼。
和這類管理者的最佳相處之道就是：澄清問題、讓他們知道目前的情況，同時也要懂得管理自己的工作績效。換句話說，你得主動提供工作成果與績效的評估報告，而且是在主管進行審核之前，這有助於你的工作表現得到認可。因為這類的管理者偏好有距離的管理，透過書面報告或郵件，會讓他們覺得安心與掌握現況。 - 官僚型管理者：控制欲非常強；但是與專制型管理者不同的是，他們要求員工做任何事都一板一眼、嚴守規則就好，不太會回應員工的問題與需求。
這類管理者需要的是結構、系統與規範。如果你的主管屬於這種類型，那麼你該做的，就是學習規則並遵守組織運作的規範制度。然後，盡你所能幫他升職，這樣你就可以遠離他了。 - 顧問型管理者：主動領導的風格，加上充滿彈性自由。這類管理者喜歡讓他人參與，而且重視投入並認可員工的貢獻。如果你有機會和這類的管理者共事，就要隨時做好提出想法的準備，而且記得對他的回饋做出感謝。
這四種類型的管理者風格，其實沒有絕對的好與壞。
你可能討厭與官僚型管理者共事，但是有些人就喜歡照著規範與準則走；你可能喜歡與顧問型管理者共事，因為可以充分表現自己的想法、與組織共同成長，但有些人喜歡保持低調，太多的互動反而讓他感覺痛苦。
不論你喜不喜歡你的主管或老闆，都應該花點時間，學習如何解讀主管的管理方式，有助於建立你們彼此的工作關係，在工作上做出讓雙方都舒服的應對方式。
．．．
直接提問：向上管理中突破困境的最好方式
向上管理，最常見的兩難就是
- 我覺得主管交付的任務目標不對，不該是這樣的，照著做真夠悶的。
- 如果向主管反映、告訴他這是錯的，又怕失去主管的信任，直接被否定。
該如何突破這樣進退兩難的局面呢？
我的建議就是一個簡單的動作：直接向你的主管提問。
通常，我們在接收到主管或老闆的任務時，可能會有以下幾種反應：
- 「這樣可以嗎？」我們會抱持「懷疑」並找出許多事實來質疑可能性。
- 「這不可能做到。」我們在心態上就「否定」了可能性，然後會用行動去證明這一點。
- 「我該做什麼？如何做？什麼時候要完成？」我們會「提問」許多問題，幫助自己掌握更多有助於完成任務的資訊。
比起懷疑與否定，懂得提問的人更有機會做好向上管理。
只要懂得問對問題，從「為什麼」開始提問，像是問對方為什麼要進行這個任務？為什麼設定這樣的目標？這樣做又是希望解決誰的什麼問題呢？這個「為什麼」往往就是破局點。
有些人或許會覺得奇怪，幹嘛問這麼多？老闆說什麼就照做，哪這麼多為什麼。
如果你也是這麼想的，那就落入了固定思維的坑中了，你並不在乎老闆的期待或目的是什麼，只要依照著老闆的指示去做就好了。但是，萬一老闆錯了呢？或者是他自己也沒想清楚？
「老闆出一道題，我解一道題」這是在固定思維下的情境，答案只有「能解決、不能解決」
「我們一起來看看要達成什麼樣的目標？然後再看看如何達成這個目標？」轉換為成長思維，就會懂得問為什麼；這時候，所有的過程都有了更多的彈性。
而且你會發現，你已經開始在發揮影響力。影響什麼？影響你的主管或老闆，重新審視這個任務；或許，他會邀請你一起重新思考這個任務的可能性。
這時候，你已經踏出向上管理的第一步了。
．．．
在這篇文章中，我希望你能明白做好向上管理，其實就是從對上妥協轉換為向上影響的心態，那麼什麼是向上影響呢？包括四個面向：
- 如何找出主管的需求、滿足它？
- 如何應對主管的質疑與批評？
- 如何向主管提出需求、爭取資源？
- 如何對主管做好工作彙報？
在接下來的幾篇文章中，我將會逐一告訴你如何做到向上影響、做好向上管理？
我們下篇文章見囉！
劉奕酉｜鉑澈行銷顧問策略長、企業培訓顧問、暢銷書作者
擁有高科技產業十多年策略行銷與高階幕僚經歷，為台灣少數具有深厚實務背景的商務顧問，專注提供企業與職場工作者在思考、表達與問題解決領域的培訓與顧問服務。同時也是職場生產力作家，多家出版社、社群媒體指定邀稿對象；一年閱讀百本書、寫作百篇以上職場文章，以知識萃取、高效產出與全息圖解而廣受好評。
培訓、講座、專欄、顧問服務邀約，或文章轉載授權請私訊聯繫 ([email protected])
此篇文章會顯示動態置底廣告
為什麼會看到廣告
留言0
查看全部
你可能也想看
Google News 追蹤
這個秋，Chill 嗨嗨！穿搭美美去賞楓，裝備款款去露營⋯⋯你的秋天怎麼過？秋日 To Do List 等你分享！
秋季全站徵文，我們準備了五個創作主題，參賽還有機會獲得「火烤兩用鍋」，一起來看看如何參加吧～
美國總統大選只剩下三天， 我們觀察一整週民調與金融市場的變化（包含賭局）， 到本週五下午3:00前為止， 誰是美國總統幾乎大概可以猜到60-70%的機率， 本篇文章就是以大選結局為主軸來討論近期甚至到未來四年美股可能的改變
Faker昨天真的太扯了，中國主播王多多點評的話更是精妙，分享給各位
王多多的點評
「Faker是我們的處境，他是LPL永遠繞不開的一個人和話題，所以我們特別渴望在決賽跟他相遇，去直面我們的處境。
我們曾經稱他為最高的山，最長的河，以為山海就是盡頭，可是Faker用他28歲的年齡...
本篇文章會介紹 Raycast 常用的的核心功能與第三方擴充使用範例。
Raycast 是一個提供命令統一與快捷鍵最佳化的工具，讓開發者可以快速地存取並使用各種工具，進而提升生產力。本文介紹 Raycast 的發展、功能簡介、系統要求與適用對象，以及初步上手和使用建議。
Raycast 是在 2020 年推出的一款 Mac 生產力工具，旨在提高使用 Mac 工作的效率，讓使用者可以更專注在核心的工作上。在上手 Raycast 之前，我們首先要了解 Raycast 想解決的問題，也就是在現代化的工作流程裡，有哪些情境會降低我們的生產力？
Greenergize綠量是一種簡單有效率的營養補充品，蘊含了多種營養成分，包括14種綠蔬補給、8種維生素B群、2種藻類來源、2種礦物質強化補給。它提供了一種方便、簡單的營養解決方案，可滿足身體對營養的需求，並讓身體時刻充滿活力。此外，獨立包裝方便攜帶，無論出差、旅行，都能持續攝取營養。
運用ChatGPT整合自動化工具，串接Line官方帳號，第三方APP，打造AI LINE小秘書。AI快速製作專業簡報和個人網站，創建個人專屬的知識管理AI-Bot和虛擬主播。完成課程後，您將能夠實現真正的10倍工作效率提升，全面降低成本，打造一個超級AI個人助理。
您將會學到
1.想要了解如
《被我養育的小蘿莉們》
外傳
《動物星球的羅馬和平》
（夏美醬與哥哥熊的招喚獸世界大冒險）
第１５篇
超級熊熊出擊！打倒壞蛋！
夏美醬決定離開小鎮前往領主居城拯救獵犬隊伍的家人離開居城。
眾人都為這個決定感覺錯愕。
因為人們都覺得，夏美醬目前應該只有小鎮這個領地，領軍大軍隨時可能前來生事，身為傳說之
一波三折的推特（twitter）收購案，有科技狂人之稱的全球首富馬斯克（Elon Musk）最終同意以大約440億美元買下推特，計畫未來將打造全新App「X」。馬斯克表示希望將推特打造成像中國微信一樣的超級應用程式，但外界對此並不看好。個人比較持樂見其成的態度，畢竟馬斯克是我心目中的超級產品經理之一
獲亞馬遜書店編輯精選「最佳非文學選書」
一本全球超富階級VIP派對圈的民族誌研究
跟著社會學家臥底美女、美酒組成的「美妙」夜生活圈，看富人豪宴與奢華派對中，勞動交換、性別權力與金錢的綿密關係
如何建構出全球超富階級複雜而隱微的社交潛規則，又怎麼讓女性在其中被層層剝削而不自知，甚至樂於如此？
這個秋，Chill 嗨嗨！穿搭美美去賞楓，裝備款款去露營⋯⋯你的秋天怎麼過？秋日 To Do List 等你分享！
秋季全站徵文，我們準備了五個創作主題，參賽還有機會獲得「火烤兩用鍋」，一起來看看如何參加吧～
美國總統大選只剩下三天， 我們觀察一整週民調與金融市場的變化（包含賭局）， 到本週五下午3:00前為止， 誰是美國總統幾乎大概可以猜到60-70%的機率， 本篇文章就是以大選結局為主軸來討論近期甚至到未來四年美股可能的改變
Faker昨天真的太扯了，中國主播王多多點評的話更是精妙，分享給各位
王多多的點評
「Faker是我們的處境，他是LPL永遠繞不開的一個人和話題，所以我們特別渴望在決賽跟他相遇，去直面我們的處境。
我們曾經稱他為最高的山，最長的河，以為山海就是盡頭，可是Faker用他28歲的年齡...
本篇文章會介紹 Raycast 常用的的核心功能與第三方擴充使用範例。
Raycast 是一個提供命令統一與快捷鍵最佳化的工具，讓開發者可以快速地存取並使用各種工具，進而提升生產力。本文介紹 Raycast 的發展、功能簡介、系統要求與適用對象，以及初步上手和使用建議。
Raycast 是在 2020 年推出的一款 Mac 生產力工具，旨在提高使用 Mac 工作的效率，讓使用者可以更專注在核心的工作上。在上手 Raycast 之前，我們首先要了解 Raycast 想解決的問題，也就是在現代化的工作流程裡，有哪些情境會降低我們的生產力？
Greenergize綠量是一種簡單有效率的營養補充品，蘊含了多種營養成分，包括14種綠蔬補給、8種維生素B群、2種藻類來源、2種礦物質強化補給。它提供了一種方便、簡單的營養解決方案，可滿足身體對營養的需求，並讓身體時刻充滿活力。此外，獨立包裝方便攜帶，無論出差、旅行，都能持續攝取營養。
運用ChatGPT整合自動化工具，串接Line官方帳號，第三方APP，打造AI LINE小秘書。AI快速製作專業簡報和個人網站，創建個人專屬的知識管理AI-Bot和虛擬主播。完成課程後，您將能夠實現真正的10倍工作效率提升，全面降低成本，打造一個超級AI個人助理。
您將會學到
1.想要了解如
《被我養育的小蘿莉們》
外傳
《動物星球的羅馬和平》
（夏美醬與哥哥熊的招喚獸世界大冒險）
第１５篇
超級熊熊出擊！打倒壞蛋！
夏美醬決定離開小鎮前往領主居城拯救獵犬隊伍的家人離開居城。
眾人都為這個決定感覺錯愕。
因為人們都覺得，夏美醬目前應該只有小鎮這個領地，領軍大軍隨時可能前來生事，身為傳說之
一波三折的推特（twitter）收購案，有科技狂人之稱的全球首富馬斯克（Elon Musk）最終同意以大約440億美元買下推特，計畫未來將打造全新App「X」。馬斯克表示希望將推特打造成像中國微信一樣的超級應用程式，但外界對此並不看好。個人比較持樂見其成的態度，畢竟馬斯克是我心目中的超級產品經理之一
獲亞馬遜書店編輯精選「最佳非文學選書」
一本全球超富階級VIP派對圈的民族誌研究
跟著社會學家臥底美女、美酒組成的「美妙」夜生活圈，看富人豪宴與奢華派對中，勞動交換、性別權力與金錢的綿密關係
如何建構出全球超富階級複雜而隱微的社交潛規則，又怎麼讓女性在其中被層層剝削而不自知，甚至樂於如此？