編輯嚴選打造超級幕僚#08｜幕僚的會議力：從引導到主導，如何在會議上展現高效的溝通力？
編輯嚴選
2022/02/14閱讀時間約 10 分鐘
（本文發表於生鮮時書劉奕酉專欄）
在職場中，有不少溝通與對話發生在會議上。
與日常溝通最大的不同是，會議通常有一個明確的目標，所有的溝通與對話都會為了往這個目標推進。做為一位幕僚，往往需要扮演穿針引線的角色，引導有效的會議溝通；有時當會議討論發散或偏離主題超展開時，更要適時發揮溝通力與控場力來主導會議方向。
在這一篇文章中，我們先來談談如何在會議上創造高效溝通的技巧？甚至是進一步從引導會議的角色，躍升為主導會議順利進行的幕後操盤手。
．．．
什麼是高效的會議溝通？
我認為光是會溝通還不夠，精準又快速才是會議溝通的重點。
不論是跟親朋好友、還是同事主管，平時的溝通不需要嚴謹的用字遣詞，對話內容即使不太注重架構性也不影響溝通過程。因為彼此都熟知性格與表達模式，即使不用明確的說話方式，照樣可以瞭解對方的語意。
但是在會議上，不管是公司的內部會議、還是對客戶的外部會議，就不能這樣隨意溝通了。發言者的個性與私人狀況，與聽眾無關；發言者所代表的不僅僅是個人，更代表了職務角色、組織單位，或是公司，用字遣詞必須要簡潔精準。如果說起話來顛三倒四、前後矛盾，讓人覺得不可靠、沒有說服力，失去的不僅僅是個人的信譽，連帶組織或公司的信譽也會受到影響，更可能因此而蒙受損失。
具體來說，會議溝通應該追求什麼樣的方式呢？
我認為是培養「說明重點、講中要點」的能力。
可以明確地說出一件事情的現況，告知與會者目前面臨的問題是什麼？或者是需要對什麼事情立即做出判斷與處理？把需要討論的問題、徵詢的意見或是採取的行動都說清楚。
比方說，我在企業培訓的過程中都會告訴職場工作者，報告時請用九十秒時間說明一件事的目的、關連與效益。這是為了讓與會者在最短時間內清楚，接下來的內容要不要投入時間與精力來聽？否則，多數與會者會將注意力放在眼前的手機、筆電，或是其他的工作項目上。
只不過，如果一味地追求簡潔精準的溝通方式，會讓會議變得枯燥無聊。
若是短時間的會議倒還無所謂，但是長達兩小時、三小時，甚至是一整天的會議，肯定會讓人崩潰；畢竟，我們都無法長時間保持專注，成人集中注意力的時間大約三十到四十五分鐘，超過這個時間，注意力就會開始匱乏。
即使接下來的內容再有邏輯性與吸引力，聽眾能接受的也相當有限。
所以，在會議上我們要追求的，是簡潔精準、又不失情感交流的溝通方式。也就是除了簡明扼要、精準正確之外，在關鍵時刻也能懂得使用一些帶有感情、充滿人性的言語。特別是在會議中難免會產生摩擦與誤會，這時候就需要能減輕壓力的溝通技巧，來降低摩擦與誤會對後續溝通上的影響；在會議中場休息時間的閒聊，也能派上用處，有助於促進人際關係。
．．．
理想的會議溝通，是創造雙贏
會議上的溝通，不全然是針鋒相對、互不相讓的對抗；更多的是為了達成共識、產生彼此都感到舒服的結論。在溝通與對話的過程中創造出新的事物，才是有意義的事情。
那麼，我們該如何避免尬聊、有效提升會議上的溝通品質與效率呢？
為了解決這個問題，我們可以從兩個課題著手：
第一個課題，是「會議上從引導到主導的高效溝通力」
第二個課題，是「會議時不乾、不尬聊的精準控場力」
我們要如何引導有效的會議溝通；當會議討論出現發散或偏離主題的狀況時，要如何適時地發揮溝通力來主導會議方向呢？這是第一個課題，培養會議的高效溝通力。
而第二個課題，是為了讓會議往我們期望的方向推進，所需要的精準控場力。在會議開始前，我們該做好哪些事前準備，讓會議的品質與效率更好？在會議進行中，我們又該如何展開討論互動？最後在會議結尾時，又該如何進行結論整合，讓整場會議畫下一個完美的句點？
．．．
從引導到主導，培養高效溝通力的三個有效對策
會議的高效溝通力該如何培養呢？我想可以從會議有哪些棘手局面來思考：爆發衝突、陷入僵局，或是離題發散，這些都是我們不樂見的。從解決這些困局做為出發點，有三個培養高效溝通力的有效對策可以做為參考。
- 用肢體語言讓對方感受到善意、營造對話氛圍
- 陷入尬聊了，不動聲色地轉移話題
- 會議上有效溝通的四種能力：閒聊、評論、提問、引導
／／／
第一個對策，是用肢體語言讓對方感受到善意、營造對話氛圍。
有四種肢體語言，可以讓對方感受到善意，也能營造出有利於對話的氛圍。這四種肢體語言，分別是正視眼睛、微笑以對、點頭稱是與出聲附和。
第一種肢體語言，是注視著對方的眼睛。
只有在眼神交流的時候，彼此才會感受到在「溝通」的尊重；反過來說，在交談的過程中眼神飄移不定，會帶給對方不安、不誠懇的感覺，也無法產生良好的溝通。如果你真的對於說話時，要看著對方眼睛這件事感到不自在，我分享一個自己覺得好用的技巧。那就是你只要看著對方的左眼說話就好，這時對方仍會覺得你是看著他。
這是我在一本溝通心理學的書上看到的，當人將視線集中在單一焦點來進行對話時，能夠適度穩定情緒；同時也不會感受到對方的眼神而不自在。下次與別人交談時，不妨試試看，只看著對方的左眼就好。
第二種肢體語言，是微笑以對。
微笑，是接受對方的一種表現。在溝通時露出微笑，對方也能感受到我們的善意；但不是要你強顏歡笑或是皮笑肉不笑，只要你能保持開放的心去傾聽與溝通，你的表情自然就不會那麼緊繃。
回想一下，我們在和面無表情的人交談時，是不是會不自覺產生不安的心情？擔心對方是否對自己所說的內容不感興趣，或是不相信？如果你不希望對方在與你交談時也是這種感覺，就試著面帶微笑吧！
第三種肢體語言，是點頭稱是。
點頭這個動作，可以給人一種「我有認真聽你說話喔，而且我也有在思考」的印象，可以提升對方對你的信賴感、拉近彼此的距離。不少人誤以為，點頭就代表認同對方而不敢貿然點頭。
其實不是這樣的，點頭只是一種善意的回應，表示我有在聽、有在思考，不代表絕對認同對方所說的話，只是讓對方明白自己沒有敵意。反過來說，當我們自己在說話時，對方頻頻點頭也可能只是一種友善的禮貌，千萬不要隨意解讀為對方認同自己說的話喔！
第四種肢體語言，是出聲附和。
當你在台上說話、或是面對面與人溝通時，如果對方完全沒有回應，或只是隨意「嗯、喔」的一聲回覆，你會不會覺得被潑冷水、不想再講下去了？當你用同樣的方式回應說話的一方時，對方也會有同樣不舒服的感受。所以只要我們改變一下回覆的說法，就能讓對方感受到認同感。
像是「嗯嗯，沒錯！」、「啊啊，原來如此！」、「喔喔，原來是這樣啊！」
有時「出聲附和」搭配「點頭稱是」的效果會更好。就像所有的肢體語言一樣，出聲附和也不代表完全同意對方，只是一種善意的回應，讓溝通過程的氛圍往好的方向發展。即使自己不是個擅長說話與聊天的人，善用這四種肢體語言，就能有助於避免陷入尬聊的窘境，甚至會給人一種真會聊天的印象。
／／／
第二個對策，陷入尬聊了，不動聲色地轉移話題。
接下來，我要告訴你的第二個對策，是萬一你發現已經陷入尬聊時，要如何不動聲色地轉移話題，引導對方擺脫這個尷尬的局面呢？
為什麼有人可以輕鬆自如的轉換話題，讓現場保持著愉快的氣氛；有人卻只能眼睜睜地看著，然後露出尷尬又不是禮貌的微笑呢？
比方說，部門會議時，主管自顧自地說著公投話題，毫不掩飾要求大家認同他的看法，搞著現場氣氛很尷尬，不知該如何接話？說不好又怕得罪主管，但又不想繼續這個話題，真的好為難呀！
這時候，除了忍耐、當作笑話之外，你還能怎麼做呢？
我想，你可以不動聲色、巧妙地轉移話題，如果你能做到，無疑是解救了在場的所有人，包括主管在內。有三種轉移話題的技巧可以參考：
技巧一、先正面回答，然後直接引發新話題。
「美豬和疫苗的事真的是亂搞一通…」
「你們說對不對？」
「你們說對不對？」
當主管又在五四三時，真的很無奈，這時候可以這樣做
「嗯嗯，我相信我們都會做出正確的判斷。」
「話說回來，現在的言論自由真的有些氾濫，許多假資訊混淆其中會誤導閱聽者的判斷。產業趨勢的新聞也是，前陣子關於產業前景的看法真的有些偏頗，你們怎麼看？」
「話說回來，現在的言論自由真的有些氾濫，許多假資訊混淆其中會誤導閱聽者的判斷。產業趨勢的新聞也是，前陣子關於產業前景的看法真的有些偏頗，你們怎麼看？」
順勢就引導到新的話題上了。如果你的手上正好有些素材，或是你就是台上報告的人，也可以直接將主管的話題轉換到報告中的主題。
技巧二、製造突發的小混亂，打斷對方、讓他分心。
「哎呀！我的筆記本！」
「抱歉，剛剛說到哪了？喔喔，那個產業分析的報告，後來怎麼了？」
「抱歉，剛剛說到哪了？喔喔，那個產業分析的報告，後來怎麼了？」
人很容易受到環境影響，我們可以製造一些小狀況，比方說手上的東西掉落到地上，但記得不要摔到筆電、手機之類的；如果是會議中場休息時的閒聊，也可以假裝跟路過的同事打招呼、故意讓手機鈴聲響起，讓對方中斷對話，然後順勢提起新的話題。
技巧三、故意裝傻問笨問題，打斷對方的節奏。
「打完疫苗有不舒服嗎？聽說是老年人認證耶！」
有些人總喜歡老王賣瓜、自賣自誇，一說起話來就完全不顧旁人，當你遇到這種很會說的人，前面兩種技巧可能無法有效阻止他。這時候你可以試試第三種技巧，就是從對方的話中問一些笨問題。對方可能會一時愣住不知如何回答，這時就趁勢提出新的話題。
直接切入新話題、製造突發狀況，或是裝傻問笨問題，是有效阻止對方尬聊的三種技巧。
但是要注意的是，覺得這個話題無趣、是在尬聊的，是大部分人還是只有你自己？我想這可以從其他人的肢體動作與表情察覺出來，千萬不要自以為對方是在尬聊而去中斷，結果反被當作狀況外的小白，那就不好了。
還有一點很重要的是，你想好了用什麼新話題來取代嗎？
萬一你的話題比原本的更尷尬，那就弄巧成拙了。建議是會議主題、工作時事，或是社群新聞這些與多數與會者相關的話題，會比較保險。
想好了再出手，你只有一次的機會。別把場面弄得更僵，沒人救得了你。
除了用肢體語言讓人感受到善意、創造有利於對話的氛圍，以及巧妙轉移話題、擺脫尬聊的場面之外，在下一篇文章中，我將會告訴你第三種對策，也就是會議上的四種有效溝通技巧，不僅讓你不會成為尬聊的豬隊友，甚至有能力從引導對話，升級成主導整個場面的神隊友。
我們下次見囉！
劉奕酉｜知識型自雇者、暢銷書作者、企業培訓顧問
擅長邏輯思考、數據分析、策略規劃、資訊視覺化與商務簡報，擁有高科技產業十多年策略行銷與高階幕僚經歷，為台灣少數具有深厚職場實務背景的商務顧問。同時也是職場生產力作家，多家大型出版社、社群媒體指定邀稿對象。一年閱讀百本書、寫作百篇以上職場文章，以知識萃取、高效產出與全息圖解而廣受好評。
培訓、講座、專欄、顧問服務邀約，或文章轉載授權請私訊聯繫 ([email protected])
833會員
243內容數
留言0
查看全部
