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打造超級幕僚#08|幕僚的會議力:從引導到主導,如何在會議上展現高效的溝通力?

2022/02/14閱讀時間約 10 分鐘
(本文發表於生鮮時書劉奕酉專欄
在職場中,有不少溝通與對話發生在會議上。
與日常溝通最大的不同是,會議通常有一個明確的目標,所有的溝通與對話都會為了往這個目標推進。做為一位幕僚,往往需要扮演穿針引線的角色,引導有效的會議溝通;有時當會議討論發散或偏離主題超展開時,更要適時發揮溝通力與控場力來主導會議方向
在這一篇文章中,我們先來談談如何在會議上創造高效溝通的技巧?甚至是進一步從引導會議的角色,躍升為主導會議順利進行的幕後操盤手。
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什麼是高效的會議溝通?

我認為光是會溝通還不夠,精準又快速才是會議溝通的重點
不論是跟親朋好友、還是同事主管,平時的溝通不需要嚴謹的用字遣詞,對話內容即使不太注重架構性也不影響溝通過程。因為彼此都熟知性格與表達模式,即使不用明確的說話方式,照樣可以瞭解對方的語意。
但是在會議上,不管是公司的內部會議、還是對客戶的外部會議,就不能這樣隨意溝通了。發言者的個性與私人狀況,與聽眾無關;發言者所代表的不僅僅是個人,更代表了職務角色、組織單位,或是公司,用字遣詞必須要簡潔精準。如果說起話來顛三倒四、前後矛盾,讓人覺得不可靠、沒有說服力,失去的不僅僅是個人的信譽,連帶組織或公司的信譽也會受到影響,更可能因此而蒙受損失。
具體來說,會議溝通應該追求什麼樣的方式呢?
我認為是培養「說明重點、講中要點」的能力。
可以明確地說出一件事情的現況,告知與會者目前面臨的問題是什麼?或者是需要對什麼事情立即做出判斷與處理?把需要討論的問題、徵詢的意見或是採取的行動都說清楚。
比方說,我在企業培訓的過程中都會告訴職場工作者,報告時請用九十秒時間說明一件事的目的、關連與效益。這是為了讓與會者在最短時間內清楚,接下來的內容要不要投入時間與精力來聽?否則,多數與會者會將注意力放在眼前的手機、筆電,或是其他的工作項目上。
只不過,如果一味地追求簡潔精準的溝通方式,會讓會議變得枯燥無聊。
若是短時間的會議倒還無所謂,但是長達兩小時、三小時,甚至是一整天的會議,肯定會讓人崩潰;畢竟,我們都無法長時間保持專注,成人集中注意力的時間大約三十到四十五分鐘,超過這個時間,注意力就會開始匱乏。
即使接下來的內容再有邏輯性與吸引力,聽眾能接受的也相當有限。
所以,在會議上我們要追求的,是簡潔精準、又不失情感交流的溝通方式。也就是除了簡明扼要、精準正確之外,在關鍵時刻也能懂得使用一些帶有感情、充滿人性的言語。特別是在會議中難免會產生摩擦與誤會,這時候就需要能減輕壓力的溝通技巧,來降低摩擦與誤會對後續溝通上的影響;在會議中場休息時間的閒聊,也能派上用處,有助於促進人際關係。
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理想的會議溝通,是創造雙贏

會議上的溝通,不全然是針鋒相對、互不相讓的對抗;更多的是為了達成共識、產生彼此都感到舒服的結論。在溝通與對話的過程中創造出新的事物,才是有意義的事情。
那麼,我們該如何避免尬聊、有效提升會議上的溝通品質與效率呢?
為了解決這個問題,我們可以從兩個課題著手:
第一個課題,是「會議上從引導到主導的高效溝通力」
第二個課題,是「會議時不乾、不尬聊的精準控場力」
我們要如何引導有效的會議溝通;當會議討論出現發散或偏離主題的狀況時,要如何適時地發揮溝通力來主導會議方向呢?這是第一個課題,培養會議的高效溝通力。
而第二個課題,是為了讓會議往我們期望的方向推進,所需要的精準控場力。在會議開始前,我們該做好哪些事前準備,讓會議的品質與效率更好?在會議進行中,我們又該如何展開討論互動?最後在會議結尾時,又該如何進行結論整合,讓整場會議畫下一個完美的句點?
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從引導到主導,培養高效溝通力的三個有效對策

會議的高效溝通力該如何培養呢?我想可以從會議有哪些棘手局面來思考:爆發衝突、陷入僵局,或是離題發散,這些都是我們不樂見的。從解決這些困局做為出發點,有三個培養高效溝通力的有效對策可以做為參考。
  1. 用肢體語言讓對方感受到善意、營造對話氛圍
  2. 陷入尬聊了,不動聲色地轉移話題
  3. 會議上有效溝通的四種能力:閒聊、評論、提問、引導
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第一個對策,是用肢體語言讓對方感受到善意、營造對話氛圍。
有四種肢體語言,可以讓對方感受到善意,也能營造出有利於對話的氛圍。這四種肢體語言,分別是正視眼睛、微笑以對、點頭稱是與出聲附和。
第一種肢體語言,是注視著對方的眼睛。
只有在眼神交流的時候,彼此才會感受到在「溝通」的尊重;反過來說,在交談的過程中眼神飄移不定,會帶給對方不安、不誠懇的感覺,也無法產生良好的溝通。如果你真的對於說話時,要看著對方眼睛這件事感到不自在,我分享一個自己覺得好用的技巧。那就是你只要看著對方的左眼說話就好,這時對方仍會覺得你是看著他。
這是我在一本溝通心理學的書上看到的,當人將視線集中在單一焦點來進行對話時,能夠適度穩定情緒;同時也不會感受到對方的眼神而不自在。下次與別人交談時,不妨試試看,只看著對方的左眼就好。
第二種肢體語言,是微笑以對。
微笑,是接受對方的一種表現。在溝通時露出微笑,對方也能感受到我們的善意;但不是要你強顏歡笑或是皮笑肉不笑,只要你能保持開放的心去傾聽與溝通,你的表情自然就不會那麼緊繃。
回想一下,我們在和面無表情的人交談時,是不是會不自覺產生不安的心情?擔心對方是否對自己所說的內容不感興趣,或是不相信?如果你不希望對方在與你交談時也是這種感覺,就試著面帶微笑吧!
第三種肢體語言,是點頭稱是。
點頭這個動作,可以給人一種「我有認真聽你說話喔,而且我也有在思考」的印象,可以提升對方對你的信賴感、拉近彼此的距離。不少人誤以為,點頭就代表認同對方而不敢貿然點頭。
其實不是這樣的,點頭只是一種善意的回應,表示我有在聽、有在思考,不代表絕對認同對方所說的話,只是讓對方明白自己沒有敵意。反過來說,當我們自己在說話時,對方頻頻點頭也可能只是一種友善的禮貌,千萬不要隨意解讀為對方認同自己說的話喔!
第四種肢體語言,是出聲附和。
當你在台上說話、或是面對面與人溝通時,如果對方完全沒有回應,或只是隨意「嗯、喔」的一聲回覆,你會不會覺得被潑冷水、不想再講下去了?當你用同樣的方式回應說話的一方時,對方也會有同樣不舒服的感受。所以只要我們改變一下回覆的說法,就能讓對方感受到認同感。
像是「嗯嗯,沒錯!」、「啊啊,原來如此!」、「喔喔,原來是這樣啊!」
有時「出聲附和」搭配「點頭稱是」的效果會更好。就像所有的肢體語言一樣,出聲附和也不代表完全同意對方,只是一種善意的回應,讓溝通過程的氛圍往好的方向發展。即使自己不是個擅長說話與聊天的人,善用這四種肢體語言,就能有助於避免陷入尬聊的窘境,甚至會給人一種真會聊天的印象。
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第二個對策,陷入尬聊了,不動聲色地轉移話題。
接下來,我要告訴你的第二個對策,是萬一你發現已經陷入尬聊時,要如何不動聲色地轉移話題,引導對方擺脫這個尷尬的局面呢?
為什麼有人可以輕鬆自如的轉換話題,讓現場保持著愉快的氣氛;有人卻只能眼睜睜地看著,然後露出尷尬又不是禮貌的微笑呢?
比方說,部門會議時,主管自顧自地說著公投話題,毫不掩飾要求大家認同他的看法,搞著現場氣氛很尷尬,不知該如何接話?說不好又怕得罪主管,但又不想繼續這個話題,真的好為難呀!
這時候,除了忍耐、當作笑話之外,你還能怎麼做呢?
我想,你可以不動聲色、巧妙地轉移話題,如果你能做到,無疑是解救了在場的所有人,包括主管在內。有三種轉移話題的技巧可以參考:
技巧一、先正面回答,然後直接引發新話題。
「美豬和疫苗的事真的是亂搞一通…」
「你們說對不對?」
當主管又在五四三時,真的很無奈,這時候可以這樣做
「嗯嗯,我相信我們都會做出正確的判斷。」
「話說回來,現在的言論自由真的有些氾濫,許多假資訊混淆其中會誤導閱聽者的判斷。產業趨勢的新聞也是,前陣子關於產業前景的看法真的有些偏頗,你們怎麼看?」
順勢就引導到新的話題上了。如果你的手上正好有些素材,或是你就是台上報告的人,也可以直接將主管的話題轉換到報告中的主題。
技巧二、製造突發的小混亂,打斷對方、讓他分心。
「哎呀!我的筆記本!」
「抱歉,剛剛說到哪了?喔喔,那個產業分析的報告,後來怎麼了?」
人很容易受到環境影響,我們可以製造一些小狀況,比方說手上的東西掉落到地上,但記得不要摔到筆電、手機之類的;如果是會議中場休息時的閒聊,也可以假裝跟路過的同事打招呼、故意讓手機鈴聲響起,讓對方中斷對話,然後順勢提起新的話題。
技巧三、故意裝傻問笨問題,打斷對方的節奏。
「打完疫苗有不舒服嗎?聽說是老年人認證耶!」
有些人總喜歡老王賣瓜、自賣自誇,一說起話來就完全不顧旁人,當你遇到這種很會說的人,前面兩種技巧可能無法有效阻止他。這時候你可以試試第三種技巧,就是從對方的話中問一些笨問題。對方可能會一時愣住不知如何回答,這時就趁勢提出新的話題。
直接切入新話題、製造突發狀況,或是裝傻問笨問題,是有效阻止對方尬聊的三種技巧。
但是要注意的是,覺得這個話題無趣、是在尬聊的,是大部分人還是只有你自己?我想這可以從其他人的肢體動作與表情察覺出來,千萬不要自以為對方是在尬聊而去中斷,結果反被當作狀況外的小白,那就不好了。
還有一點很重要的是,你想好了用什麼新話題來取代嗎?
萬一你的話題比原本的更尷尬,那就弄巧成拙了。建議是會議主題、工作時事,或是社群新聞這些與多數與會者相關的話題,會比較保險。
想好了再出手,你只有一次的機會。別把場面弄得更僵,沒人救得了你。
除了用肢體語言讓人感受到善意、創造有利於對話的氛圍,以及巧妙轉移話題、擺脫尬聊的場面之外,在下一篇文章中,我將會告訴你第三種對策,也就是會議上的四種有效溝通技巧,不僅讓你不會成為尬聊的豬隊友,甚至有能力從引導對話,升級成主導整個場面的神隊友。
我們下次見囉!

劉奕酉|知識型自雇者、暢銷書作者、企業培訓顧問
擅長邏輯思考、數據分析、策略規劃、資訊視覺化與商務簡報,擁有高科技產業十多年策略行銷與高階幕僚經歷,為台灣少數具有深厚職場實務背景的商務顧問。同時也是職場生產力作家,多家大型出版社、社群媒體指定邀稿對象。一年閱讀百本書、寫作百篇以上職場文章,以知識萃取、高效產出與全息圖解而廣受好評。
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鉑澈行銷顧問策略長。擁有高科技產業十多年策略行銷與高階幕僚經歷,為台灣少數具有深厚實務背景的商務顧問,專注提供企業與職場工作者在思考、表達與問題解決領域的培訓與顧問服務。同時也是職場生產力作家,以知識萃取、高效產出與全息圖解而廣受好評。
幕僚不是一個職稱或頭銜,而是一種對人負責的角色。 每個人或多或少都扮演某種程度上的幕僚角色,只是比例上的不同。在這個專題中,我將會分享關於幕僚的商業思維,什麼是幕僚應該具備的素養?又該如何創造價值、彰顯價值?從主管與老闆的好幫手,成為獨當一面的神隊友!
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