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有序:工作到一半總會分心去看 LINE,怎麼辦?

2020/01/08閱讀時間約 12 分鐘
Photo by Pakutaso
我還在職場工作的時候總是特別忙,當時會議特別多,一邊做著簡報、一邊整理資料算是家常便飯;而且常常得面對一堆臨時跳出來的 LINE 群組訊息,資料、貼圖這樣傳來傳去。
有一次也是這麼忙,還要趕著去開會,突然間我發現自己的眼鏡怎麼不見了?對一個近視極深的人,能實施最簡單的惡作劇,就是把他的眼鏡藏起來;我摸了一圈發現還是找不到,只好硬著頭皮、眼睛矇矇的進會議室。
結果一個同事一看到我,就問:「你幹嘛把眼鏡掛在頭上?」沒錯...我的眼鏡像孫悟空的緊箍咒,正牢牢地架在我的頭頂。
許多人也曾有類似的經驗,手上抓著手機卻四處找手機、出了門才發現錢包或鑰匙落在家了;通常我們都以為這是記憶力出了問題,不然就是人老了容易忘事,其實這種分心的狀況,本質上是「注意力稀缺」的問題。

「訊息過載」自古以來就有

我聽過太多在抱怨「訊息過載」的言論,他們總是說網路上充斥大量的影片、文章、新聞,把時間跟注意力都消耗光了我們也看不完,還悲憤的呼喊:「人們越來越不看那些優質的內容跟書籍了!」
訊息成倍數增長的確是個事實,畢竟現在隨便拿起手機刷一下,你就能獲取早期一位農民伯伯,一生能接觸到的資訊總量;例如 YouTube 每小時就會被上傳 6,000 小時左右的影片,而我們每天要接觸到的訊息,大約是 175 份報紙那麼多。
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但其實人類無時無刻都在面對「訊息過載」的轟炸,這問題從 1455年就開始了;當年古騰堡老先生發明了「活字印刷術」,人類終於能大規模、重複、低成本的印製書籍。
要知道早期人們其實都是用「抄寫」的方式,一個字一個字的把內容轉寫到其他紙上;最初的抄寫工作就是由神職人員負責,他們抄的當然是《聖經》、《古蘭經》等宗教經典。因此古騰堡印刷術發明後就受到宗教界的抨擊,說這種邪惡的科技會褻瀆神聖的文本、導致訊息過載;其實他們真正要抗議的是「神職抄寫員」的失業問題,因為手抄一本聖經大約要花一年,但改用印的,這些人就沒必要聘請了。
到了 16、17 世紀,擋也擋不住的印刷術還催生出了「報紙」這種媒體形式,以前如果要宣佈一件大消息,你得到鎮上的公佈欄張貼「公告」;但在印刷術的推行下,報紙業跟新聞媒體,就能以最低成本的方式將文字快速普及出去,直至現代,甚至變成了網路媒體、網路新聞。
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因此我們發現,人類每個時代都會因為某項技術革新和產業興起,被一輪又一輪的訊息轟炸,但不看書的人從 16 世紀到今天仍然不看書,甚至我這篇寫的要死要活的文章可能都很少人能看完。
因此「訊息過載」我認為算是個偽命題,比起內容多到人們不知道要看什麼,現代人最大的困擾反而是能看的東西太多,導致難以專注;也就是說,「注意力稀缺」才是真正的對手。

注意力稀缺引起的三大問題

「注意力」是一項珍貴的資源,現代生活與工作很多時候考驗的不是技術能力,而是我們運用注意力資源的能力;隨著注意力被大量的外部訊息、工作給挾持後,常會發生三個狀況:
1. 易分心:才剛想專注,卻一下子就走神。
2. 事太多:事情一直來,但每件都處理不好。
3. 找不到:東西總是隨手一擺就找不到了。
而這一切,其實都與我們大腦中內建的一個「注意力系統」有關;「注意力系統」共有四個機制相互作用,下面我們分別用三大問題來解釋它們。
1. 易分心:才剛想專注,卻一下子就走神
我在《英雄之旅:自己的故事,別當配角》線上課程中,有提到其中兩個機制,叫「專注模式」與「走神模式」,光看字面上的意義就知道它們是幹嘛的吧?我們的祖先還在狩獵採集時代,就有這兩個模式。
「專注模式」能幫你處理高階、複雜的任務,例如跟猛獸打架,判斷要逃還是要戰鬥;而日常生活,比較有明確目標、涉及到心中意願、人際關係的互動、情緒與感覺,都用「走神模式」就夠了。
「專注模式」的缺點就是超耗能,當你在處理緊急、又複雜的任務時需要調動注意力,這時身體的葡萄糖跟氧氣會消耗特別快,因此一般人的專注通常不會持續太久,身體會很快幫你切換到比較節能的「走神模式」,確保你不會把能量耗盡;這樣你就知道為什麼我們工作常常分心了吧?因為這是大腦幫你節省注意力的結果。

2. 事太多:事情一直來,但每件都處理不好
另外一件讓我們總是很困擾的就是事情特別多,忙到一半突然又跳了一則 LINE 訊息、或是一封封的郵件通知,不知道該處理哪件;有些職場技巧、工作術之類的內容就強調:「你應該多工處理,才有效率!」這其實是不太可靠、而且很危險的建議。
在我們大腦的「專注模式」與「走神模式」之間,注意力系統還很貼心的配置了一個「注意力轉換器」;你就想像它是一個電源開關,當一邊被按下去後,另一個模式就會自動關閉。
Photo by pakutaso
注意力的產生是由大腦「前額葉皮層」的神經元負責,但注意力轉換還要加上「島葉」的參與來控制;換句話說,每一次的注意力轉換代價極高,它需要同時調動多個腦區相互協作,葡萄糖的消耗量更大。
而當大腦面對多項任務的切換時,你的應激素皮質醇、腎上腺素會過度分泌,這時會刺激與干擾前額葉,導致思緒混亂。
但危險的還不只這樣,它還會引發多巴胺分泌,激活「島葉」的成癮迴路,讓你上癮、獎勵你持續的多工切換,來獲得一種「很爽」的感覺。
這也是為什麼我們每次看到手機一跳訊息,都會想要趕快回覆的原因,你會感覺同時做好幾件事,好像很充實、自己面面俱到跟超人一樣厲害,其實你只是深陷多巴胺成癮,還消耗量了大量注意力資源而不自知,反而什麼都做不好。
3. 找不到:東西總是隨手一擺就找不到
最後一個機制,叫「注意力過濾器」,人類的大腦如果始終保持在訊息的轟炸下,可是很痛苦的,畢竟你如果每件事情都要調動前額葉去思考,很快就會把能量消耗殆盡,因此我們就發展出「注意力過濾器」的功能,讓我們忽略小事、關注大事。
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過濾的原則有兩個:「改變」與「重要性」。
「改變」是指尋常之外的變化,大腦會特別調動注意力去關注,這個過濾機制極其敏感,例如你跟一位熟人或同事聊天,突然發現他的鼻音有點重,你馬上就會問:「欸你怎麼了,感冒啦?」這就是「注意力過濾器」對「改變」偵測到的瞬間,我們傾向忽略那些恆定的事物,而關注不尋常的部分。
另外「重要性」,是指「對你而言」重要的,你才會注意。例如你看到新聞畫面突然拍到你認識的人、或是你自己出現了,就會感到非常興奮;這就是相對於你而言的重要,至於你不認識、也不關心的人上電視,你看都不會看一眼。
我們注意力能同時負擔的事情大約是 2-3 件,多了就會開始啟用「過濾器」把非異常、不重要的東西排除;因此當我邊想著:「等等要開會囉。」同時又收到一堆的 LINE 訊息,聊一聊大腦就超過注意力負擔的上限了,自然就將我「順手把眼鏡掛在頭上」這個舉動給忽略掉了。(當然這也涉及到大腦的記憶模式、與擺放位置習慣等問題,但因為篇幅關係我們先不贅述)
綜上所述,我們知道「注意力系統」其實就是由:「專注模式」、「走神模式」、「注意力過濾器」、「注意力轉換器」四個成員相互搭配而成;而日常生活中很多困擾其實都是因為「注意力」這項資源被消耗所致。

那該怎麼應對這些挾持注意力的事情?

導致注意力資源稀缺的原因,往往在「出乎意料」的突發性事件中,「注意力系統」的某幾項機制出了差錯;因此我們的解法是要打造一套專屬於你的注意力秩序,也就是用「有序」來應對「無序」。
這樣你才能拿回注意力資源分配的主動權,決定自己什麼時候要專注,什麼時候要走神;具體來說有三招:
1. 分心時,立刻把想法外包出去
從前面提到注意力系統中存在著「走神模式」跟「注意力轉換器」,它們常常會在我們想專心處理工作的時候搗亂,大概每 10-15 分鐘我們就會冒出一些跟眼前工作無關的念頭,例如:「這個做完後,等等要做哪一項?」、「中午要吃些什麼啊?」這些都會不斷的把我們的注意力拉走,消耗注意力資源。
因此一個很簡單的方式,就是把一切跟當下任務無關的想法立刻寫下來,你可以在手邊放一疊便條紙,把這些臨時想到的訊息通通外包出去;這十分有用,甚至在你躺在床上睡著前,容易在腦中胡思亂想導致失眠的人也可以用這招。
把它寫下來,等於是你主動跟自己的注意力系統溝通:「我現在要『專注模式』了,其他的我晚點會處理,但不是現在。」
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2. 建立自己的「時間邊界」
我發現很多人都在自己的電腦上開著 LINE、Facebook,一旁手機上面開不斷跳出 IG 的訊息,再加上公司間往來的 E-mail;這些對我們的注意力轉換成本負擔實在太大了,切記,不要陷入多工成癮的輪迴中,你只能專注做好一件事,因此我們要明確規定自己的「時間邊界」。
先從「回訊息的時間」開始,規定自己在一天工作 8小時中,固定三個時段統一回覆訊息,其他時間都不要去看這些通訊軟體或收 E-mail。
盡量讓所有人,包括你的同事、合作夥伴都知道你的「時間邊界」,主動告訴他們你每天幾點到幾點會在線上,方便他們提前跟你預約聯繫;其他時段你則關機或開啟勿擾功能,把工作的主控權牢牢掌握在自己手裡。
畢竟除非是客服人員,好像很少有一條職場規則是:「有訊息你要立即回覆。」對吧?不要用「潛規則」或是「大家都是這樣的」來妥協自己的邊界;快速回訊不會讓別人覺得你是一位高效能工作人士,反而會覺得你是不是很閒,怎麼回的這麽快?
另外管理自己的工作內容,把每件事情都提前安排好,也是「時間邊界」的一環,例如我每天在睡前都會把隔天要做的三件事列下來,這能有效提醒自己明天要專注處理的任務,替自己的注意力分配預先做好準備。
3. 建立自己的「空間邊界」
最後是要解決「找東西」的問題,其實這個是最簡單、最不用教、但也是幾乎人人都懶得做的事情,就是物歸原位,管理好自己的工作區域,建立明確的「空間邊界」。
你要極度熟悉自己的「空間」,知道哪些物品會擺在什麼位置、哪些空間專門用來做哪些工作的,訂下來後就不要輕易的打破它們,而且一定要在使用完空間後恢復原樣;例如用完的物品別隨手扔到一旁,應該要立即擺放回原位(像我就可以買一個眼鏡架之類的),因為只要你一分神去找東西,就會調動到你的注意力資源,千萬不要小看這一點點的走神,注意力往往很難拉回來的。
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我觀察過很多桌子永遠很亂的人,往往都把時間浪費在翻找、整理上,但前陣子有篇文章居然還說:「做大事的人通常桌子都很亂,而且他們特別有創意!」文中舉了賈伯斯、愛因斯坦的桌子,都是亂到不行,因此很多「亂桌黨」的成員紛紛高興的轉發,宣布自己有天才與創意的潛質。
別傻了孩子,賈伯斯、愛因斯坦、甚至很多大公司的 CEO 們桌子的確很亂沒錯,但別把「因果性」給搞錯了;他們的桌子亂,是因為他們沒有時間收拾,而他們要找東西的時候,只要對門外或身邊的秘書喊一聲,答案跟文件就會自動遞到面前了。
他們是有意把注意力、時間,都集中在思考重要的決策上,以至於沒時間、也沒必要收拾桌子;但你既沒有助理、也沒有要面對 CEO 般決策性的工作,因此別用這種沒邏輯的文章替自己的懶惰辯護,確保你注意力消耗的次數跟時長越短越好,最務實的方法就是總把桌子收乾淨、東西物歸原位。
每當你坐在乾淨的桌面上時,也等於是替自己建立了一個「工作場域」,進到這個地方你就會有「我要開始認真工作囉!」的覺悟,注意力很容易就被場域給調動起來了。

有序:一切物品各歸其位,每件事情都應該安排時間完成

擅長處理複雜任務、工作和事業有所成就的人,往往都有一個特質,就是會確立自己的邊界,換句話說,他們是一位「有序」的人;這些人能向周遭傳遞一個訊息:「事情交給我肯定沒錯,我很可靠。」
富蘭克林的十三條美德,第三條是:「有序,一切物品各歸其位,每件事情都應該安排時間完成。」
「有序」不是光有嚴謹的邏輯、講理性、守規則就好,因為那也可能淪為「固執」或「死板」,它也能包含彈性、有創意、靈活等特質;其實只要找到你自己最能掌握注意力的秩序,並提前讓別人知道怎麼跟你合作,我認為就與「有序」不遠了。
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