【企業管理07】-效率工作！IPO工作法

當你聽到IPO的時候，不知道是否腦袋會出現一段名詞，被稱為「首次公開募股」指初次公開發行的股票的商業行為。其實今天筆者要分享的IPO並非是指公開募股，筆者指的是工作流程上的輸入（Input）、程序（Process）、輸出（Output）這三個工作行為的描述。而筆者舉一個輔導的例子來描述IPO工作法，如何應用到我們的工作當中。

A.案例：採購人員進行採購單的報價處理
1.輸入：報價單（來自於客戶）
2.程序：進行報價處理，並將相關報價後的資訊，寫入至採購單內。並送往上級主管，進行價格確認，來確定是否決價。
3.輸出：採購單（提供給上級主管）

在上述輔導的過程中，會透過IPO工作法，來分析採購人員所進行的工作任務。並對其工作任務的內容，進行思考與給予建議。在細部的執行當中，筆者也會根據程序的這個流程，來盤點是否攜帶單據、作業時間約為多少、有對應幾個關卡（組織越大，過程當中需要進行簽核知會者也就越多）...等上述問題進行更深一步的拆解。

有鑑於此，在IPO工作法裡，最重要的功能，其實在於把我們所做的工作任務，進行如電腦系統流程化的展示開來，來確保我們所執行的工作是有一定的邏輯。若我們在進行IPO工作法的分析時，找不到明確的輸入來源、程序行為以及輸出目標時，或許這個工作其價值性，已經出現了偏頗，需要進行修正。

回到上述採購人員的案例，筆者在程序當中，發現了每一次所交付給上級主管的採購單上，並沒有設定對應金額的核決權限，導致於上層主管在任何報價產生時，都需要進行簽和的確認。造成了光是簽核這件事，上層主管已經沒有多餘的時間去做組織營運上的決策思考，實為可惜！後來經過核決權限的重新設定，使報價金額與對應採購類別，有了相對應的簽核程序，大大減少了上層主管在簽核上，所需要的時間。

關於IPO工作法，筆者也習慣透過此法來檢視自己所進行的工作任務，並從中思考，此任務，有哪些地方可以進行優化？目標是否明確？所需要耗費多少的成本...等多方考量。透過簡單的IPO工作程序思考，筆者相信能夠幫助大家對於工作執行上，有很好的幫助！