淺談簡報的「重點」─ 只用六十秒就能成交的電梯簡報術

台灣財經企業學院

更新於 2020/08/25發佈於 2020/08/24閱讀時間約 5 分鐘

撰文：李庭毓
編輯：TFEA編輯部

在進行簡報時，該如何在最短的時間內吸引聽眾注意，
甚或讓對方明白你所想表達的是什麼呢？

你是否曾經遇過以下情況：

原本與客戶的總經理約好，進行產品說明簡報，到了現場卻因為對方臨時有急事需要即刻外出，只好與你另約時間，而你只能跟對方總經理一起等電梯下樓，總經理在電梯口對你表示十分抱歉。

亦或你正準備老闆交付你在這個月的公司月會上，對全公司的主管報告明年度的公司整體策略規劃建議，就在三天後月會即將舉辦，而此時恰巧在公司電梯口遇到了老闆，老闆問你：「準備的如何了？要說的內容有哪些呢？」

在這樣的兩個場景中，有兩個相同的要素：
一、你不在你所預定的時間點進行簡報；
二、你都跟你的主要簡報對象一起在電梯口。

而你能怎麼辦？悻悻然離去？跟你老闆說到時你就知道？

答案只有一個：請說重點

我們都知道，簡報最重要的便是在說重點，我們也都能在整場簡報中，針對每一個重點來進行說明，對聽者詳細解釋每一個重點的意義，但你是否能夠在很短的時間內，可以有條理的扼要說明你的重點並且讓對方明白你說的是什麼？

如同在與你的主要簡報對象一同搭乘電梯時，利用這一趟電梯的時間，簡單明瞭的讓對方知道你原本準備的簡報將表達什麼。而這樣的重點說明方式，我們可稱之為「電梯簡報術」。

電梯簡報，
是從Elevator Speech或是Elevator Pitch翻譯過來的，也有人說是電梯演講、電梯行銷，早期是廣泛的流行在美國矽谷，針對簡短重點報告的一種說法，也就是如何利用一個很短的時間，讓聽你報告的人能夠明白你所表達的，並印象深刻。而到現今其被重視到世界各地都有人在舉辦”電梯簡報大賽”。而在這樣的簡報比賽中，他們將這個”很短的”時間訂為 ─ 60秒。

簡報架構的必需性

有可能只用60秒就能表達一場原本30分鐘或一個小時的簡報(產品說明、年度匯報)嗎？尤其又是在一個不經意的時刻(電梯口偶遇)。

而這確實是可能的，主要的先決條件在於你對你即將進行的簡報瞭然於心，但這個瞭然於心並不單是你對整個簡報內容滾瓜爛熟，而必須是你對於簡報的＂架構＂十分的清楚，或者應該說是你的簡報必須有一個合乎邏輯的架構，而且這個架構必需是＂金字塔＂形的。

為什麼一定要是金字塔形？

因為以簡報來說這個金字塔形的架構最尖端是你的目的；第二層是你的重點；第三層是你的說明；第四層是你的補充。因此在這樣子的架構底下，你可以因應你的時間長短，來針對說明做取捨，時間給你多少，你便說明到哪一層。

運用很重要

所以我們由此知道，電梯簡報術是在於對重點的一種表達說明技巧，它是需要一個邏輯架構來做支撐的，在這樣的支撐下，我們便能達到一般我們在提醒簡報報告過程中常說的：先說重點、再解釋內容。

因此電梯簡報術並不是什麼炫技的手段，而是在如果你的每個簡報準備，都有良好的邏輯架構支撐下，它便是能隨時隨地運用出來的。

再者，學習這樣的技巧也不單是讓你在"電梯口"才能去運用它的，諸如當你的客戶說：不好意思我們希望報告的時間可以縮短；當你的主管說：不用解釋太多內容，直接說重點；當你的顧客說：你直跟我說怎麼辦就好。這些時刻，都是你需要拿出電梯簡報術的時候了。

也許你能這樣做

所以現在我們知道了，簡報是要先說重點，再解釋內容。但是要怎麼做？我該怎樣的表達才叫先說重點，再解釋內容呢？在這裡我們能提供一個通用的語法公式給大家參考，說的方式如下：

(開場串詞省略)……
這個簡報說明是希望大家能夠明白XXX。
所以我們將分以下XX部分來進行說明，
分別是
1、XXX；2、XXX；3、XXX；4、XXX……。
而關於1、XXX，它有三項需要注意的，
分別是(1)、OOO；(2)、OOO；(3)、OOO。
其中(1)、OOO是在於…；(2)、OOO是說明…；(3)、OOO是為了….。

接下來2、XXX，它分別是………。(連接語詞內容請依實際狀況調整)