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我看《待辦事項這樣列,工作當場完成一半》:善用「兩分鐘法則」,搞定人生大小事

2021/03/07閱讀時間約 3 分鐘
我看《待辦事項這樣列,工作當場完成一半》:善用「兩分鐘法則」,搞定人生大小事
農曆新年剛結束,我相信很多朋友一回到職場,旋即被一堆事情追殺。這個時候,感覺正適合來看《待辦事項這樣列,工作當場完成一半:只花兩分鐘、用五個詞,裝忙整理清單,你再也不會被「沒做完」追殺》。
雖然這本《待辦事項這樣列,工作當場完成一半》並非最近出版的新書,早在四年前的春天就已經問世,不過,這個世界上其實有很多道理是亙古不變的。
本書作者班・以利亞(Ben Elijah)是美國蘋果公司的顧問。他一開始服務於全球幾家大型的科技公司,克服了工作效率過低的難題後,之後就在各大企業擔任講師,幫助人們在資訊龐雜的世界與各項矛盾的資訊建立更好的互動關係。
很多人也可能會猜想,既然作者能夠從2009年開始,就在蘋果、奇異公司等一流企業擔任企業顧問,表示他的能力與效率一定非凡囉?但有趣的是本書作者卻很誠實的告訴大家:「我其實天生愛拖延和耽擱。」
話說回來,也因這個愛拖延的天性,讓本書作者班・以利亞找出讓工作變得更好更快的方法。嗯,你一定很好奇他是怎麼辦到的吧?答案揭曉,就是善用待辦事項清單囉。
「什麼跟什麼嘛!我還以為作者有啥厲害的高招,待辦事項清單哪有什麼了不起的?我的手機跟電腦裡還裝了好多個待辦清單 App 耶!」聽到這個答案,我猜想一定有很多朋友感到失望吧?
別急,班・以利亞的待辦事項清單的確和別人有些不同哦。相較於一般人在紀錄待辦事項時,習慣把尚未做完的事情全部寫下,本書作者卻先花兩分鐘審視所有的事項,然後整理好清單,如此一來就可提高工作效率囉!
為何先花兩分鐘,其實是有道理的。本書作者尊崇時間管理大師大衛・艾倫(David Allen)在《搞定!:工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟》(Getting Things Done)一書中所提倡的「兩分鐘法則」。意思是舉凡重要的事情或腦袋中出現的絕妙想法,只要不到兩分鐘就能完成的,那麼就請你立刻撥出時間完成它。
暢銷書作家詹姆斯・克利爾也在《原子習慣:細微改變帶來巨大成就的實證法則》一書中提到,善用「兩分鐘法則」有助於停止拖延、建立好習慣。
作者也建議大家要慎選工具,但不必被工具所制約或綁架。因為工具本身並沒有對錯,但如果挑錯就會影響到工作效率,影響不可謂不大。在《待辦事項這樣列,工作當場完成一半》書中,作者也逐一跟大家講解如何運用手寫、鍵盤、說話、心智圖、大綱、塗鴉等工具與方式,來套用在不同的工作場景中。
他還鼓勵大家多多手寫,因為這是刺激我們萌生創意與靈感的重要工具。
額外一提,如果你對於手寫筆記或數位筆記感興趣的話,也歡迎加入我所經營的「我愛寫筆記」社團,與大家一起互動、交流。這個臉書社團目前有三萬名成員,成員的身份從小學生、國中生到大學生、研究生,從工程師、醫師、教授到家庭主婦、樂齡族,可說是應有盡有哦!
作者在書中還提出建議,要大家依照場景、情境來轉換做事的思維與工具,讓自己的待辦事項清單馬上升級成為智慧型的清單!然後,要懂得善用時間、空間與想法來分類工作。
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