打敗拖延病!我是如何讓自己能準時交稿的?時間管理小秘訣分享|我的自由工作術

2021/03/09閱讀時間約 9 分鐘
當個自由工作者,沒有了公司體制的牽制,能自由安排自己的工作時間。而正因沒有強制的工作時間,如果自己沒有適當的時間管理,很容易因為輸給了拖延,無法如期繳交進度、拖稿。除非,你是個天才,作品每次拿出來都能驚為天人,好到讓人覺得等沒關係。不然一般而言,拖稿會使客戶失去對你的信任,很可能就會讓你因此流失客戶。
我其實也是個懶惰、又有拖延病的普通人。只是關於工作方面,獨立出來接案的生活5年多,還是有找到一些辦法對付拖延,讓我能成為一個不拖稿、準時交件的設計師。這篇想和大家分享的,就是我這幾年下來,無論是自己領悟到的,還是從他人身上或書中學到的——「如何不拖稿,能準時完成承諾工作」的一些小技巧。希望能給有拖延病困擾的朋友們一點幫助或啟發。
準時交稿,是維持一個自由工作者的信用,最基本要做到的門檻。

影響是否能準時交稿的要素

在談如何解決拖延問題之前,或許我們應該要先了解影響是否能準時交稿的要素有哪些。照這幾年的觀察,我想大概歸納出這三個面向:
  • 對專案的理解與掌握程度
  • 對自己能力的掌握程度
  • 自律/自制力
是的!能不能準時交稿,可不完全都是自制力的問題喔!對於專案是否全盤了解,和是否了解自己的能力到哪,我覺得這些也都是不可輕忽的環節。
1.你是否全盤理解專案內容和目標?
真的理解、掌握專案的內容和目標很重要。如果事前對專案的細節不夠了解,而導致在執行/設計途中才發現問題,這樣就得多花時間找客戶討論釐清,有時如果客戶也忙而沒辦法及時回覆你的問題,溝通一來一往就會耗掉很多時間,變相會壓縮到你的工作時間。在時間管理上,也多一份不好掌控的因子。
2.你真的了解你的能力,並能準確預估所需的工時嗎?
再來是自我能力的評估,這會影響到你估工時的準確度。如果對自己的能力不夠了解,不知道自己做這個工作大概會耗費多少工時,這樣一開始在規劃/評估時程的時候,就可能會因高估自己的能力而把時間抓太緊,導致最後來不及交件而懊惱。
3.自律,除了意志力,還要有手段
最後一個影響是否能準時交稿的要素,也是我覺得占最大因素的—「自律」。我們都覺得自律可能都要靠意志力,但其實人的意志力有限,皮繃緊了久了會累,如何規劃一個有效的方法輔助很重要。下面,就進入正題,和大家分享我工作管理時間的小祕訣。

為了能準時交件,我會這樣做

1.專案執行前,先跟客戶釐清所有疑問,確保自己真的懂

首先,避免中途才發現問題,花時間釐清而壓縮到我的工作時間的狀況發生,我會傾向在一開始接洽客戶,和對方約定時程/交期之前,先多花點時間認真把資料好好研究過一遍,和對方釐清所有疑問,確保我真的理解資料內容。
有人會說:「做之前先研究資料,這不是很基本的功課嗎?」對,這個真的很基本,但常常案子一急這點就會被草草帶過。又或者說沒仔細探究,很多乍看過去不會發現問題。或許我們覺得自己大概懂,但事實上「大概懂」其實根本就沒懂。這種「以為懂」,到執行的時候可能就會帶來災難。
沒有懂,做的過程就會很卡,而且也很難把事情做對。
之前曾會遇到,一開始看客戶提供的資料乍看覺得沒問題,但等到要將它們的資料轉譯做成圖的時候,才發現自己不是真的懂他們資料的邏輯脈絡,又或者才發現客戶自己根本也沒想清楚/沒有表達清楚,資料邏輯混亂、前後矛盾,有太多他們專業的用語,普通老百姓很難理解的狀況。我滿常接資訊圖表設計類的案子,這種案子非常依靠對資料的解讀和轉譯能力。如果沒有真的懂,即使只有一點混亂,也會卡住很難進行下去。所以現在我會寧可一開始就多花點時間和客戶釐清所有可能的疑問,如:想要達到的目標是什麼?客群是誰?想要傳達的重點是什麼?為達成目標,我需要哪些資訊?客戶提供的資料,邏輯都正確,沒有任何矛盾或模糊之處嗎?我對資訊的理解是對的嗎?資訊本身是否包含了一些專業術語?我都清楚明白那些術語是什麼意思嗎?…這些,確定對專案徹底了解,才會進一步和客戶訂定交期,動手執行。

2.設定心態:請要有「無論如何都要準時完成」的覺悟

這點超重要!你的心態是會無形影響你的行為。如果開始行動你就沒有拿出相當的覺悟,讓自己有妥協的空間,那麼只要拖延病一芽起來,就會幫自己找千萬個藉口,來打破和自己的約定。
用正面積極的話設定自己的潛意識,設定獎勵或處罰輔助
專案開始後,我就會不斷地這樣告訴自己:「我是一個很專業的設計師,我懂得控管我的時程,並且遵守承諾,我能準時提供客戶好作品,無論如何都會準時交稿。」這樣來設定自己的潛意識,讓自己意識裡能遵照這樣的法則努力。有時也會搭配為自己設下一些獎勵/處罰措施,例如:準時完成就可以吃一頓好料,沒完成預設的進度就扣自己薪水、不准睡覺等等,來輔助、督促自己,以便更有動力能完成目標。

3.拆解成各個小任務,確認規劃能運用的時間

確認了設計標的之後,再來我會列出完成這件事,所需要做的每一件小事有哪些,將它變成各個小任務。例如:資料蒐集、概念發想、調性規劃、草圖(大綱)、線稿、彩稿等等。並且為每個小任務訂下期限。這麼做,是為了讓我能比較知道從何開始,也比較好知道工作的節奏。能讓自己循序漸進地,一步一步完成進度,如期產出。

4.珍惜注意力/意志力,工作時遠離分心事物

很多書籍都提到:「注意力/意志力其實是有限的資源,一下處理過多事情會讓大腦超載,我們並沒有辦法時時刻刻都保持最佳狀態。」我相信這種說法,我對自己的觀察也的確如此。
所以,如果有安排很耗腦力或注意力的工作(例如構思發想),那麼我就會傾向把當天的行程和待辦事項盡可能簡單化,不要讓自己花太多力氣,讓自己在一天只做一個大任務。我也會盡可能的在前一天就先把所有瑣事都規劃好,減少耗費精力做選擇的機會。比如:要穿什麼、要吃什麼,這些很小但是又需要想,有點煩的小事。讓自己可以存下更多精神花在重要的工作上,並把自己狀態最好、最清醒的時間,留給這件最耗神的事。
為避免別人來搶奪我的注意力,工作的時候,也會把手機靜音並放在別處,不放在自己的視線範圍之內;如果發現自己會不小心去開社群網站、逛網站,我就會先把社群網站都登出、書籤列隱藏,避免因為手機的通知、或是無意識地跑去上網而分神。把注意力留給真正重要的事,工作起來才可能會有效率。

5.無論怎樣先開始就對了,而時間到就要停

很常分好了小任務、也遠離了分心事物,但還是遲遲無法開始導致拖延的原因就是—我就沒靈感、我就想不到、我就不知道怎麼開始。尤其是構思、草稿階段最常有這種狀況發生。像這時候,我就會告訴我自己:「反正今天無論如何就是要開始,無論我有沒有想到要怎麼著手,檔案都先建好再說!」
是的!「先建立一個空白的檔案」這看起來超廢,但我自己幾年做起來還覺得滿有用的小動作。這樣做的重點不在於完成多少,而是要讓自己覺得已經開始。從0到1很難,1是0的無限倍,自然門檻高。建好了檔案,告訴自己已經從1出發了,從1到2、到3,也不過就是2倍、3倍,都會比從0這個無限倍都還來得容易。
聊完開始,來聊怎麼結束。結束的準則就是:無論這個階段的成果有沒有達到預期,時間到了就都該停,繼續往下個階段前進。無法果斷結束的狀況,常見於資料蒐集和構思階段。我們可能覺得沒有找到想要的參考資料,或覺得構想不夠驚為天人。但是那都沒關係,要按照本來規畫的步調去走,才能確保你真的能順利完成應有的產出。為自己訂下時間到就結束的規則,也才能讓自己在階段內更有效率地完成進度。

6.把自己的Deadline往前移,提前做好

為了避免有突發狀況不能如期完成進度,或者希望自己有餘力檢查,不會因為趕時間而出錯。通常我會把自己心裡的Deadline通通都往前移至少1天,讓自己提早完成工作。我知道自己不是天生細心、能一次就做到周全的人,為了維持品質,我很需要時間來反覆斟酌、校對,才能確保自己真的拿出滿意無錯誤的作品。所以這方面我會預留一點時間,讓自己有餘裕可以檢查。而且把Deadline往前移也有一個很大的好處,就是有機會能提前交件,這會讓客戶驚喜,讓客戶覺得你是可靠的。何樂不為呢?

7.記得要紀錄工時,方便日後掌握/最佳化

最後一點,是在做的時候要記得記錄自己的工時,這是為了方便之後遇到同類型的專案時,能更輕鬆地去預測自己需要的確切工時是多少。雖然是有想精準控制到小時為單位,想說這樣比較方便算出自己的時薪是多少,但實際做起來發現這難度太高了。我現在是改用一天當一個單位(我生活比較隨興,且常有突如其來的外務,所以粗抓一天基本能專注工作的時間是6個小時),以此基準下去紀錄工作狀況。然後專案結束之後,再回頭檢視我的工時和流程是不是有那裡可以再改進的地方,讓自己的工作過程可以越來越精準、順暢、有效率。
以上7個我自己會用的小祕訣分享。自由工作者的時間很寶貴,因為這個自由是我們用穩定收入換來的;而自由工作者的信用更寶貴,這關乎我們是否能順利長久的生存下去,所以要比以往更加地愛惜它們才可以。希望我的分享能為你帶來一些價值,或者你如果也有一些不錯對付拖延的技巧,也歡迎大家留言與我分享。讓我們一起精進自己的方法,一起成為更聰明工作的人吧~

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視覺設計師|自由工作者|可能還是個外星人。 喜歡音樂、閱讀、發呆、思考問題,專長是做夢。 未來志向是成為一個藝術家。 對世界有很多疑問,始終在思考許多為什麼。
一位設計自由工作者的自由工作生活&心得分享
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