急驚風偏偏遇上慢郎中?

閱讀時間約 4 分鐘
公司交付一件超級緊急又重要的事,身為主管的A交付給承辦人B,A先將重點消化後,提點B執行策略和方法,他知道B有 #拖延症,所以將時限提前,也亦步亦趨管控著。
結果B不僅沒及時完成,還對外說A給了極大的壓力,導致情緒有些焦慮,腦袋常會一片空白,其實B不夠熟稔業務,對某些關鍵也無法明確掌握,還要去請教其他同事,又拖了一些時間,A因此被公司究責,但又因故無法辭退B……。
有時候,會發現有一些平常看起來「做事很認真」的員工,卻無法在期限內完成,還一副「老神在在」,到底怎麼了?
「真的不知道他都在想什麼!這個任務是有這麼難嗎?」遇到凡事推拖拉的部屬,主管不免會在心裡嘀咕和抱怨。在無法「換人做看看」的前提下,身為主管或同事,該如何先自處應變呢?
據尹星知識管理學院講師洪雪珍提到拖延者的思維,其實他們有「四怕」:怕糗,怕問,怕做,怕笨。唯有了解其思考模式,才有辦法調整做事方式。

平時訓練

👉安排不是很著急的工作,讓他先自我訓練,有時也要身先士卒,帶著這樣的部屬試做一兩件事情,起示範作用,同時也指出不足之處,預先改進。
👉加強培訓和指導,讓他多學習專案管理、時間控管等的相關培訓,把事情分清輕重緩急,依SOP有條有理做事。
👉主管不需凡事親力親為,如果影響到項目進度,要依建立的考核管理機制適時懲處或面談,而不是越俎代庖,「公親變事主」,讓對方有機會怠惰。
👉若是怠惰型的部屬,必須突破框架效應,打破個人的認知侷限,看見問題的本質,告別慣性偏誤,所以要和他一起分析他的現狀以及日後的職涯規劃,讓其看到自身優劣勢及期待,激起其工作積極度。
👉設立獎懲機制,正確使用「棍子與蘿蔔」,適時放出風聲要招聘或者內部培養可以接替他工作的人員,讓他有緊迫感或職場壓力。

戰時應變

✊指令清楚明確,給提前的時間點,並要對方複述一次,確認真正理解,跟對方達成共識,讓他知道為什麼要這麼做。
✊安排工作要給出期限,對於大的任務要進行再細分,每個細部都有明確截止日期,適時也要找旁人支撐補強,分工合作。
✊設置檢核節點,激勵和指正缺失要並行,並事先聲明無法達成就要懲罰,重塑他的「心理預期」。
✊若發現進度落後,最好把他抓在身邊,邊做邊看邊修,直接進行督促。

事後修補

✋分析部屬拖拉的原因,並根據其情況制定對應的方案,然後再和其詳細溝通,請對方提改善方法,「#別讓猴子跳回你背上」,讓他知道每個人都應承擔自己的責任。
✋屢教不改的在會議中成為警誡的案例,若有小部分不錯表現,也要公開表揚。
✋對下屬的做事拖拉保持冷靜和一定的寬容,在無傷大雅下降低對此人的心理預期和苛責,以利之後的合作關係。
✋若給部屬交付的工作常常沒有效果,就要思考是不是有其他更有效的方式引導。

自我檢視

主管也要平心靜氣從第三者客觀角度,分析在和這類部屬溝通時存在的問題。
🔍是否存在情緒面的問題,火一上來就責備,導致每次和成員溝通都是面紅耳赤或不歡而散。解方:督促自己要保持腦袋冷靜,心情平穩,微笑以對。
🔍是否存在不信任的因素,成員做事的過程中總要插一腳,常覺得對方做的不好,不夠快,過度的干預,技術類型的管理人員多存在這個。解方:要信得過團隊。
🔍任務分配是否公平合理,會不會引起團隊成員的比較心。解方:反思是不是任務分配不合理,沒有考慮做任務的人的實際狀況,安排了不合適的任務分配工作不要帶有個人喜好,平時就不能把工作技能差或者有心態缺失的成員晾在一旁。
🔍和團隊成員之間是否有其他緊張關係,導致「有聽沒有到」。解方:多和團隊溝通,多聽聽他們的想法,讓他們知道彼此是合作夥伴也是戰友,建立團隊核心價值觀,讓團隊中每個人的尊嚴和團隊的信念融為一體。
當某個人總是出現拖延的時候,我們要觀察,對方是任何事情都拖延,或是只有某些事,或是有其他內在的因素,例如過度要求完美?不夠專注?動機或能力不足?可能是沒弄清楚工作的輕重緩急?甚至以為時間還很充裕的感覺良好?也要想一想,適才適所,是不是把他放在了合適的位置上、做了合適的事情?當面對部屬的拖延症時,先學會將心比心去瞭解。
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人生裡面最好的情景,是愛自己,好好生活,吃得下睡得著,並能發自內心微笑。 這麼簡單,卻很少人做到。「愛」是強迫不來的,「愛自己」也是一樣。 簡單來說,愛自己就是接受自己,接納自己的好與壞,重要的根本是,發揮自己的獨一無二! 人生不應受任何框架限制,每一步都是為了成為更好的自己,值得好好被對待。
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