為什麼要用Redmine來管理專案?

更新於 發佈於 閱讀時間約 7 分鐘
每當我向一個不用Redmine的專案負責人”推銷”的時候,都得應付這個必考題:「為什麼要用Redmine管理專案?我本來用Excel不是也好好的?我每天開會叫工程師報告不是也好好的?我叫編導產規格書,叫軟體寫報告,叫美術產稿圖,不是也好好的?」
當然啦,以前你爸媽家境困苦,沒有錢看醫生的時候,發燒全身酸痛,吐個半死,不是也活過來,活得好好的?只要不想變得更好,都會覺得現在”好好的”,為什麼要改?
(這種OS當然只能在心中自己講…😏)
若從幾個理由去排名的話,那我想你該用Redmine來管理專案,最重要的天字第一號理由就是「歷程」。

歷程

只要是研發性質的工作,必然會有大量的實驗過程。這些過程都是需要花時間建構環境,執行測試,驗證結果,再迴歸分析假設的。很多人都知道這些經驗很重要,所以會花時間去製作文件,把這些重要的資訊給留存下來。你或許會想,這樣不就解決問題了嗎?只要記得把最終的結果記錄下來就行了,中間的過程記它們做什麼呢?
我想有些在業界打滾夠久的讀者就會知道,這是非常理想化的假設。在萬物連網的未來,基本上不會再有”離線”的產品了。許多專案一執行就沒有「結案」的時間,一年365天全年無休的都會有新的feature要做,有新的bug要修,有新的環境要測試,有新的相容性問題要處理。
一整天下來,別說是判斷什麼是「最終的結果」了。很多時候你會連「這是不是個問題?」都很難判斷。而且更糟的是,這種事情通常不怕一萬,就怕萬一,那”一次”你認為沒什麼,不用多想的問題,有時會搞到你在睡夢中都在想解法。
你以為只有軟體需要煩這件事嗎?編導不記下討論的結果,不留下開會的決議,就會在改來改去的規格中喪失熱情及思考能力,這樣的遊戲怎麼會好玩呢?美術不把畫過的設定,線稿,特效試做的中間產物留下來的話,之後要怎麼面對每個人的「我覺得」這種主觀問題呢?5個人會有10種審美主觀,若沒留下記錄,大家都會忘記自己是怎麼同意美術風格的。
當大家習慣每天就像寫Blog一樣,覺得應該寫,值得寫,最好寫下來的事情,都在Redmine上的時候,這些歷程就是最好,也最重要的文件。
或許你會說,在mail上的討論不就是歷程的記錄嗎?是沒錯,但這就是用Redmine的第二重要理由,也就是「同步」。

同步

根據每個工作者的領域及職務內容不同,大家接觸的媒體及主題差異自然很大。軟體要找編導討論規格,編導要找美術確定風格,專案負責人要找技術總監瞭解可行性,美術總監要找軟體確認效能…大家的mail會有所有的訊息,但卻沒辦法同步給「有需要」的人。
A和B討論的內容,C過一個月後才會想知道,他不會收到mail;B和C決議的做法,其實需要D的配合,但他們不知道,所以D不會收到mail; 專案運行到一半人手不足,調了一位E來支援,當然他也不會收到之前大家討論的mail。這些沒收到mail的人,要怎麼找到他需要的資訊呢?他們可以叫大家把自己討論過的mail都轉一份給他嗎?我想他自己都不願意😅…更別說這位苦主,其實並沒有辦法去”搜尋”其他人的mail,看看有沒有他需要的資料。
當大家習慣在Redmine上討論事情的時候,這些記錄集中到這個系統中,對每個人而言,就沒有同步的問題了。因為透過搜尋或瀏覽,每個人都可以很輕易的找到重要的關鍵資訊(還是那句老話:如果有寫的話…),或是很清楚的瞭解每個結論的來龍去脈,大家不用從公私不分的mail整理出重要的業務訊息,只要去Redmine搜尋就好。
如果你的團隊人數夠多,多到你已經沒辦法理解他們在做什麼,你只想瞭解是否還有人有空能做些什麼😛,那你就值得花點時間來理解Redmine能怎麼解決你的問題,滿足你想搾乾每個工作者的需求。也就是第三個很重要的理由:篩選器。

篩選器

Redmine原生就支援,把工項以清單或是以甘特圖的型式顯示的功能。透過各種不同欄位來篩選,很容易就可以看出,現在每個工作者負擔的工作有哪些,優先權高不高,時程排到什麼時間等等。所以若是懂得怎麼使用篩選器(filter),可以輕易的排出像是「本週xxx的工作中,有多少人投入,都在作新功能還是都在除錯?」這類的人力資源的使用表,而且是看你需求可加減欄位,複合起來一起搜尋整理出來的。
這裡有一個很重要的觀念是:「用戶自己排出來」的篩選器。
我自己的經驗是,隨著專案持續運行,再加上時常天外飛來,不只一筆的插件急單,所有的人員倒底都在忙什麼,若沒有Redmine這樣的系統,讓我依據當下的狀況,設置篩選器去篩出我需要的資料,我真的是得一個個詢問才能有個全盤影像。那種預先寫好的「功能」,通常不見得能應付得了剛剛提的那種實務狀況。
雖然Redmine也有它的設計限制,不一定總是能滿足你的需求,但是它開源,你願意的話可以自己動手解決問題。不然它的插件也很多,不管是免費的,或是花點小錢就能解決問題,都遠比你的時薪便宜許多。
最後一個,也是一開始最不容易見到成效,但卻是最無庸置疑的理由,就是「累積」。

累積

電玩產業也是一個科技產業,共同的一個特色就是變化非常的快,伴隨而來的就是組織內的分工及配置也會變動的非常快。這個月A小組的人還在做產品的feature,下個月可能就要跑去支援B團隊的人趕產品上架。當人員在各團隊間移轉,我們要怎麼樣確保他們的移轉成本降到最低,到新的團隊,做新的產品,馬上可以上工,學習成本越低越好?
這個問題通常沒有什麼銀彈,答案只有一個,就是紮實的文件化。
如同一開始就講到的事情,要期待每個在前線營運的團隊,騰出時間去寫文件,是不切實際,不食煙火,不懂行規的期待。唯一能期待的,也是唯一能做得到的,就是要求團隊成員,將每天重要的研發歷程或是結論,好好的在Redmine中寫下來。不用花心思排什麼版,有需要的前提下簡單畫個圖就行,不是要做簡報。
人員在不同團隊的移轉,基本上都是要求要能馬上上戰場的。可整個專案的每個規格,每個細節,背後的來龍去脈到底是為什麼這樣設計,如果有人願意回答,那當然很好。若沒人有辦法回答(不管是因為沒空,不懂,還是不想…),那最後一道防線就是Redmine的工項的那些歷程記錄了。或許不是多正式的文件,但要摸出設計脈絡,光看歷程紀錄就可以八九不離十了。
我常跟團隊成員講,Redmine Notes要寫到什麼程度?只要寫到你3個月後再回來看,你還知道你在寫什麼就可以。但其實我覺得還不夠,最好的是你寫的可以讓身邊的工程師也可以看得懂。這樣哪天你突然發生車禍需要住院休養時,你的工作別人才可接手繼續執行,整個專案才不會因為一個人的失能,而造成整個專案也一併失能。
就像複利效應一樣,每個人每天寫,一個專案寫過一個。不僅在職務交接的磨擦力降到最低,在知識傳承的深度也越修越精煉,你的團隊在經過幾個大案子的累積後,呈現出來深厚的技術底蘊就會讓其他團隊嘆為觀止。
整理到這裡算是告一段落了,為什麼要Redmine來管理專案,我想還有很多理由是不容易馬上整理出來的。但大方向很明確倒是真的:這不是「一個人的武林」,不管是封于修還是夏候武,都要有隨時把身上工作交出去的思維及心態。大家都會說要Team Work,都會說「我們是一個團隊」。比起這個,我比較喜歡說,我們是為每一天負責的知識工作者。
為什麼會看到廣告
Google實驗室Area120釋出了一個「製作遊戲」的遊戲叫「Game Builder」。 主要的用戶是遊戲編導,方便他們以拖拉卡片的型式來驗證遊戲性好不好。 因此這個專題就是「Game Builder」的"真心話(好用難用都會說)"和"大冒險(真的來挑戰看看能做什麼遊戲)"囉!
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這不是「大家來找碴」遊戲。 看到這種內容,我當下腦中的警報就嗡嗡作響。 為了怕我的金魚腦在3分鐘後,就會把這麼重要的事情給忘掉,我只好當場就請作者來詢問幾個問題…
這一天,終於定案A的處理,要請他離開公司。本以為這種事會由部長出面統一來談,沒想到會是我來談。 「這是在說我工作的不夠努力嗎?」 「我之前貢獻了那麼多心力,現在就這樣一刀切,這樣對嗎?」 「我能理解公司需要轉型,但都沒有給員工選擇,鈊象是這樣對待員工的嗎?」 把要請他準備離開公司的事說完後…
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這篇是意外翻到的,本來只貼在Medium,就再貼過來給大家分享。基本上這算是《精準學習》的讀後心得,不過今天再重看一次,還是覺得蠻有感的。
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