拜託你了,這個忙只有你能幫!
你對這個案子最了解,就先cover一下吧~
一個平面設計師突然被要求剪個短片、或是一個執行編輯被迫要身兼整個專案的大總管,甚至是因為要先去接小孩,把剩餘的工作臨時推託給你。在工作上遇到份外任務的情況時有所聞,有些可能來自於組織調整、專案發展,甚至更多時候是來自於私人請求。
遇到這樣的份外任務時,讓我們靜下心來,用一些問題來問問自己,到底該怎麼辦?
先從結果說起,大致可以分成三種狀況:
接下任務:
首先,不論基於什麼原因,若你自己決定接下,就代表你要對這個任務負責,後面我們可以透過幾個問題,來協助自己判斷要不要接下任務。
被迫接下任務:
在某些不可抗力的因素或一些莫名其妙的原因,被迫接下任務時,建議你必須先做出免責聲明,表明你可以幫忙,但因為某些原因,你不應該被後續究責。(例如這不是你的份內工作,時間上的不足。或是你目前還沒具備足夠的技能等等)
拒絕任務:
若份外任務可能影響你既有的工作安排,或是就單純不想接,請一定要明確表達拒絕,否則常會遇到後續在究責時,被說我已經拜託誰誰處理了,我不知道他怎麼沒有處理好的這種窘境。
以下我們就用三個簡單的方法,來判斷這任務到底該不該接!
想不想要?
聽起來像是廢話,但其實工作上常常會遇到很多份外任務是影響我們成長的契機,例如在我還沒成為軟體PM之前,便向公司爭取過希望去申請某個政府資料專案的補助計畫,後來不但順利通過審查,也把計畫完成,順利拿到所有補助款,也間接讓我走上軟體PM之路。這個任務就明顯是一個份外任務,但因為我覺得它能對我後續職涯產生影響,所以我願意去爭取。
所以當你分析做這個份外任務能為自己帶來一些好處,且Z>B時,就可以試著去接下來試試看。例如:對自己的職涯、技能、經歷是否有幫助?對自己的辦公室人際關係是否有幫助?對自己負責的專案是否有幫助?
有沒有時間?
當你考慮接下份外任務時,就必須妥善安排自己份內工作的時間,否則你可能兩邊都不討好,最好的方式是重新跟你的主管安排工作內容,討論份外任務的重要性,以及份內工作的必要性,並權衡兩者的時間佔比。
能投入到什麼程度?
受限於知識、技能、經驗、時間,甚至是職位,要清楚找出自己在這個份外任務中扮演的角色為何,並對能力範圍以外的事務做出免責聲明。
如果你最後想清楚了,願意接下這個份外任務,還有幾件事是你必須要做的!
詳實的任務紀錄
你在過程中處理了哪些事務、達成哪些目標、獲得哪些成果,這些你付出過的努力都應該詳細的被記錄下來,在與主管對談、或是在會議中討論時被呈現出來。
昭告天下
當你接下一個新的份外任務時,絕對不要只是默默地埋頭苦幹,你必須告訴大家你除了既有工作外,現在還多了一個新身份,除了避免其他人說不定還以為你很閒之外,也能快速連結新任務的團隊成員!
想想你的期待
最後,還是要回到自己,你接下這個任務後,對自己有什麼期待,例如更好的職涯發展?可能的加薪機會?或是學習到某些新的技能,當你對任務有所期待時,你才會更加投入,並獲得意想不到的好結果。
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