簡報現場｜對內和對外簡報的準備要點

一段在會議室的簡報，會有兩種接駁的方式，較喜歡用手提電腦的公司，會有接駁線或是docking供同事即插即播，至於較傳統的企業，多數會在會議室佩備專屬的電腦。
即插即播的場合，最好就是先清理一下自己電腦的桌面。有些公司容許員工自訂桌面背景，如果在重要的簡報場合，在螢幕上播出了心愛的寵物、夢想的街車、甚至火辣的明星，或許會提升人性化的感受，但有些觀眾未必會覺得受尊重。桌面上的檔案或是資料夾也值得留意，工作繁忙的上班族，桌面混亂固然也很常見，完全的整齊當然費時也虛假，簡報前稍稍整理一下，或是把一堆桌面上的檔案放進新的資料夾，簡報完成再放回便可。
若是公司內部有即時通訊軟件，記住先把狀態設定成「請勿打擾」，相信你也不希望同事有關是日午餐、或是流言蜚語的新訊息，在簡報途中都呈現在觀眾的眼前。要是簡報內容中有互聯網的連結，或是需要有網上銀行或是系統功能的示範，也請先打理一下瀏覽器的快速列或是書籤頁，畢竟大概沒有人需要知道你時常在看哪幾個股票網站。
會議室配有專用電腦的情況下，有兩個可能性，一是可以遙距登入自己座位的電腦，需要留意的事情就如以上所述；另一種可能性就是要在這部電腦中登入自己的帳號，這時候的危機就是登入可能會需時很長，觀眾要在座和你一起在欣賞登入的過程。如果你的公司是這種設定，簡報前最好早一點到會議室先行登入。

預早到達會議室，也有其他東西需要做好事前測試。如果簡報是透過視像會議進行，可以先要求電腦部同事協助接駁好，除了聲畫以外，之前也有碰過奇怪的問題，就是三地視像會議，必須要由地點A先接駁往地點B，再把地點C接進來，否則聲畫或是投影片要失去同步。要是你已經知道這種路線走向，記住要跟技術人員溝通清楚，更不妨將這個資訊分享給自己的同事。有時會議室會有兩個大螢幕，最好的設定就是投映片及視像各用一個，但是總有機會是臨時出現兩個螢幕都是視像，或是兩個也是顯示投映片的情況，預先測試好就不會浪費了觀眾的時間。要是簡報是透過電話會議舉行，記住先抄寫下電話會議的號碼和密碼，會議室跟你的座位未必是在同一樓層，忘記了這樣做而要在大家面前飛奔，或是致電同事求救，簡報準備得多好也會是大扣分。

在重要的簡報場合，在觀眾慢慢入座的時候，可以考慮準備參與名單供他們簽到。這樣做除了把「這是個正式簡報」的氣氛傳遞給觀眾以外，也可以讓你知道有誰已經到達。有時候老闆等得不耐煩，問你還有誰未到，你只要一看名單中還未簽到的名字便可，而不用打開電郵程式，再找尋這個會議，看究竟邀請了誰，然後對照面前的面孔，這樣的手忙腳亂。簽到名單也可以幫助找出不請自來或是被邀者授權出席的人士，完成簡報後的跟進電郵或是會議紀錄等，也可以利用這個名單，確保他們不會被遺漏。

但與內部簡報一樣的是，提早到達也是不二法門。一方面避免通勤出現延誤，另一方面可提前測試設備，最重要的是讓自己透過適應環境來放鬆心情。你可以選擇旁聽一下在自己之前的上一名講者，現場觀察一下台上台下的擺位，沈浸於觀眾的反應，如果他們已經興致缺缺，或是上一名講者的簡報超時，你也可以抽點時間修訂一下自己簡報時的語句及節奏。不要由進會場開始走直線到位置座下，可以跟負責人或是接頭人寒暄一下，有意無意間也展示你，和你的公司、團體對這個活動的興趣，而不是只作好來了就回的打算，要是簡報途中出現甚麼問題，也更容易得到主辦方的協助。

說起主辦方，如果外部簡報是商演或是講座，主辦方多數會預早要求投映片檔案。除非出現重大問題，否則盡量提交後不要臨時再把修訂版本傳給對方，以免有版本的錯亂的危機。要是主辦方面不容許你用自己電腦作即插即播，投映片的製作自然就要留意有沒有需要嵌入特定字體及短片，至於特殊效果如動畫和轉場，也不一定要用到最新最酷炫的功能，因為場地電腦中的簡報軟體版本並非你所能控制，未必能夠支援，設計時就要有所節制。或是換一句話說，簡單或是靜止的風格會是最安全的考量。這種情況下，如果你想使用簡報筆/ 遙控，跟技術人員先溝通好，在主辦方介紹你的時候，爭取空檔做好設定，你一踏進台上便可以開始進行簡報。

如果是到潛在客戶中作產品的推銷示範，那麼，投映片的準備就會有另一個面向要留意。自己電腦中固然要儲好投映片，第一重準備是幾種常見接口的專接線，以免客戶會議室的接駁線不是你電腦支援的接口；第二重準備是萬一你的電腦臨時出現問題，而客戶的網絡多數也不容許存取外部電郵或是雲端硬碟，加上在眾多資安事件過後，記憶體手指也給封鎖了，我的準備會是把投映片先匯出成PDF檔案，存在手機裡面，不但在通勤的時候可以用來複習預備，而且利用手機接口再配上HDMI轉接線，也可以接駁到大多數的螢幕上播放出來。你或許會說，簡報軟體不是都有手機版嗎？為什麼不直接用軟體而是用PDF檔案呢？使用手機版本的簡報軟體當然沒有問題，只是要啟動這一種後備做法的時候，心裡面可能會慌亂，愈簡單的解決辦法，就愈少機會出錯或是令自己更添壓力；第三重準備是萬一場地出現問題，例如螢幕或是投映機出現故障，原訂的會議室給其他人霸佔了等，帶上一部平版電腦，或是幾份印刷版本的投映片，仍然可以勉強面對面進行簡報，那怕是客戶婉拒了而打算另覓時間，你所展示的準備功夫，也能留下好的印象。

場地的問題，除了投映片以外，要是你的產品或示範牽涉互聯網，有一些客戶在辦公室有外聯網，但頻寬不一定足用。所以要做好自己的本份，第一重準備是隨身的4G/ 5G modem，第二重準備則是用自己的電話分享上網，兩者均要準備好充電線及事先檢查好上網用量。談到電源，電腦的電源線、簡報筆/ 遙控的電池自然也是在設備清單中不可或缺。在高科技的另一端，低科技也可以準備一下。有一些客戶或是簡報內容，在投映片以外，需要在白板上闡述算式的運算，或是複雜的邏輯，但最經常發生的是，會議室中的黑色白板筆用得太多寫不出來了，或是白板擦不翼而飛了。在這些情況下，也可以考慮帶上一些白板用的文具，讓客戶讚嘆於你的萬全準備吧。
外部簡報的最後一項設備，是最好帶上一瓶水。在公司內的簡報，很多時候大家都習慣了隨意拿起手機查看公司電郵；然而在其他人的公司裡面，就應該盡量避免。那麼遇上悠長的簡報或是會議那怎麼辦？這個時候呷一小口開水，除了有解渴，也有動一下身體兼解悶的作用呢。

要做好對內和對外的簡報，除了自身的經驗累積以外，觀察力也是很重要。無論是同立的立場、觀眾的氣氛、對手的技巧、尖端的質問、幽默的應對、應變的方法、出錯的地方，旁聽別人的簡報，有時候的得著會比你想像中要多。

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