電腦行政文書作業是記者轉行罩門

那天聽到前電視台記者黃大米在Podcast談到，現在到學校當公關，喜歡採訪、寫作，但痛苦在於還得花很多時間去做雜七雜八的行政工作，感覺浪費時間。

電腦行政文書作業對於記者轉行是一大門檻，因為不管電視台或報紙記者長期只需要會最簡單的打稿文字輸入，Word、Excel、PowerPoint這些常用的文書軟體多數功能很陌生。

可是公司文件、報表、簡報，都不外乎使用這三種文書軟體，除非轉行是去當一級主管，有秘書幫忙做文書工作，否則中階主管、小主管或一般員工，這些事還是得自己做。

中部兩位電視台前女記者先後分別轉行到醫院、基金會工作，均抱怨光是要搞定Excel表格就讓兩人精疲力盡。

到醫院當公關的P，感嘆每個月填報表花的時間比實際發新聞稿、安排採訪的時間還多，撐2年之後，決定回到電視台工作；到基金會工作的C，婚後育兒一度離開新聞職場，二度就業重回職場，過去沒使用過Excel，年輕同事使用及講起來很輕鬆，她卻怎麼弄都搞不定，撐不到半年就離職繼續回家帶小孩。

發生在她們身上的問題，在我轉行前兩年，一樣發生過。我總是邊做邊Google查詢，看相關教學文章或網路教學影片學習，用比別人慢的速度打報告、寫計畫、做簡報，看到同事們的報告又是畫圖又是製表，分析統計圖表色彩豐富精美，我卻常困在摸索定位點、字級、字型、插圖這些基本動作，其實很挫折。

到職一年多，公司正在爭取一個國家級品質大獎，原本負責最重要總結簡報的主管另有高就離職，我必須接手。

除了簡報，還得負責兩間展間的海報編輯製作，念研究所做報告、論文審查需做簡報，但那時只用到最簡單小兒科的功能，飛進飛出動畫特效功能用都沒用過。由於公司非常重視此事，一星期至少開兩次會，討論內容及修改簡報，印象中簡報修改10次以上。

笨鳥慢飛，做的不夠快，就花時間慢慢修、慢慢改，愈改就學會愈多技法。再運用記者捉重點說故事本領，去增加令人有感的文字內容描述，加上負責上台簡報的公司大主管口才及台風好，評審及公司內部主管，都說那簡報太加分了，不少主管事後告訴我示，當場聽完簡報才知道原來自己公司這麼厲害。