我想在數位筆記軟體中使用卡片盒筆記法，該如何管理筆記檔案？使用 ACCESS 分類法，讓筆記檔案不再一團亂

朱騏
朱騏
發佈於PM 的學習力工具箱
2022/08/05閱讀時間約 11 分鐘
這篇文章寫給想使用數位筆記軟體實作卡片盒筆記法的人。
因為多數人都會在同一個軟體中使用多種筆記方法，很容易讓檔案最後攪和在一起。
我會分享 ACCESS 分類法，可以讓你的筆記檔案不再混亂。

1. 為什麼在數位筆記軟體中，「資料夾分類」很重要？

我在《筆記如何整理才好 ? 5 種主流整理筆記的方式，讓你一次搞懂差異》中，介紹了目前5 種主流的筆記方式，多數人會同時並用其中2–3 種。
我自己則是 5 種方法都有在 Obsidian 使用。為了不讓自己搞混，我認為筆記的「分類方式」就成為關鍵。為什麼呢？因為不區分就會碰到下方 3 個問題：
  • 想在 Obsidian 使用「卡片盒筆記法」，如何知道哪些數位筆記叫做「卡片」？
  • 想在 Obsidian 中寫日記，哪些數位筆記叫做「日記」？
  • 想在 Obsidian 中寫讀書筆記，但這些讀書筆記只是過渡到「永久卡片」的資料，如何區分哪些數位筆記叫做「讀書筆記」？
發現問題了嗎？光是區分不同筆記檔案的用途，就讓人頭大。
這個問題較不會發生在真實世界中。因為我們可以…
  • 寫卡片：到書店購買 A6( 148 mm x 105mm）尺寸的白色卡片，寫在上面的內容就是「永久卡片」的內容
  • 寫日記：可以拿 Moleskine 硬殼筆記本當做寫日記的地方；
  • 寫讀書筆記：可以拿一張 A4 白紙隨手記錄，讀完書後可以把 A4 白紙上的筆記再寫成卡片
現實生活中，不同功能的資訊會記錄在不同的媒介上。
但在電腦上，這些筆記都是一個個 “數位檔案” 呀！是我們基於不同的目的（例如寫卡片、寫日記、寫文章…等），為它們多賦予的一層意義罷了。這是使用數位筆記最大的困難點。
我們若不用資料夾或是檔案名稱區分，根本無從判斷這則筆記檔案的功能。

2. 如果想同時使用多個筆記方法，可以使用ACCESS 筆記檔案分類法

這時候 ACCESS 檔案分類方式就排上用場了。
ACCESS 是 YouTuber — Nick Milo 提出的筆記檔案分類法，分成 6 個大資料夾：
  • Atlas
  • Calendar
  • Cards
  • Extra
  • Source
  • Space
詳細說明如下。

Atlas

Atlas 有 collection of maps (地圖集) 的意思。
在「卡片盒筆記法」中，為了管理數量繁多的卡片，因此 Nick Milo 提出了 MOC (Map of Content) 概念。在《數位筆記太多很凌亂怎麼辦？使用 MOC 架構有系統地管理數百則的數位筆記》中我提到：
MOC 就是「將筆記分層，透過超連結串連各則筆記，形成一張知識網。」
當我們在整理卡片的過程中，會不斷將碎片知識整理成主題知識，這些主題知識就是一則則的 MOC。
Nick Milo 將存放 MOC 的資料夾，就稱為 Atlas (地圖集)。
在 Obsidian 中，我的 MOC 筆記

Calendar

存放日誌類的筆記，包含每日、每週、每月、每季、每年的紀錄。

Cards

專門放卡片，這個資料夾就像是魯曼的卡片盒。

Extra

存放有特殊功能的數位筆記檔案，例如
  • Template（筆記模板）
  • Images（圖片檔案）
  • Checklists（檢查清單）
  • Dashboard（整理各種使用情境的入口筆記）
  • Excalidraw（用來畫圖的檔案）

Source

存放對「各種學習資訊來源」的筆記，例如
  • Article（網路文章）
  • Audio（音頻、Podcast)
  • Book（實體、電子書籍）
  • Chat（和其他人聊天）
  • Lecture (講座筆記)
  • PDF (PDF 檔案)
  • Post (社群貼文)
  • Video (YouTube 影片、線上課程筆記)
在《How to take smart notes (卡片盒筆記)》中，申克博士使用「文獻筆記 (literature notes)」這樣的名稱，但我個人不太喜歡。
「文獻筆記」的名詞脈絡，很大原因跟魯曼博士、申克博士的職業 (教授) 與學習來源 (學術論文) 有關。由於他們的資訊來源就是學術機構的學術論文，因此稱呼「在這些論文上做的筆記」為「文獻筆記」。
問題是一般大眾的資訊來源很少是「學術論文」(除非你非常認真，喜歡讀學術文獻)，更多來自網路文章、實體書籍、電子書籍、社群網路。稱呼這些資訊來源所做的筆記叫做「文獻筆記」，好像有點怪吧？
因此，我更喜歡直接稱呼為「來源筆記 (Source notes)」，清楚好懂。
我想這也是 Nick Milo 直接命名為 Source 資料夾的原因。

Space

存放生活與工作中的「專案筆記」，可以跟 Tiago Forte 提出的 PARA 結合，但如果怕太複雜也可以不使用 PARA 架構。
這個資料夾是我認為很棒的分類。
雖然在數位筆記軟體中的檔案都叫做「筆記」，但功能有顯著的不同：
  • 日記：紀錄每天生活的大小事
  • 卡片：記錄思考的精華與脈絡
  • 讀書筆記：紀錄看書時的心得
  • 生活/工作專案筆記：紀錄流程、任務、行動
Space 資料夾是專門存放「生活/工作專案筆記」，用來記錄一個專案、一項任務的待辦事項與行動。
這些資訊在執行專案/任務的時候很重要，但在其他場景 (例如讀書) 時就沒那麼重要了，因此我們得有意識地將他們分開。
關於「生活/工作專案筆記」的寫法，我強烈推薦閱讀電腦玩物站長 Esor 的新書 — 《防彈筆記法》，可以對此類筆記有透徹的理解。

3. ACCESS 跟 PARA 的比較，為什麼我不繼續用 PARA 的分類方式？

我在 2021 年曾介紹 Tiago Forte 的 PARA 分類架構，當時 Obsidian 中的資料夾分類就是分成 Project, Area, Resource, Archive 區分。
但隨著我在 Obsidian 中寫下愈多筆記，愈覺得這套分類架構不適合使用在「卡片盒筆記法」的筆記方法中。
為什麼呢？因為我們非常容易把「MOC」、「日記」、「卡片」、「來源筆記」、「雜七雜八的檔案 (例如模板)」、「生活/工作的專案筆記」攪和在一起，最後變成一團亂。
以下我隨意列舉 2 點。
  • 第一點是「卡片」很難區分
在 PARA 資料夾中，到底哪個資料夾中的筆記叫做「卡片」呢？由於 PARA 沒有對「卡片」的存放方式做定義，非常容易搞混。
  • 第二點是「來源筆記」跟「卡片」時常搞混
魯曼在寫卡片的時候，會先思考 (1)我能夠拿這個段落做什麼 ? (2) 我能以什麼樣的方式使用這個段落 ? 如果想不到就不會寫卡片了。
但在寫「來源筆記 (或是文獻筆記)」中，我們很容易成為知識的搬運工，把所有認為重要的內容通通寫在筆記中、甚至以為這就是卡片。
使用 PARA 很容易讓自己產生誤解，無法區分哪些筆記檔案是「來源筆記」、哪些是「卡片」

PARA 的功能與背景

我查詢後發現， PARA 架構是非常強調「行動」的筆記檔案管理方式 (Action-based)。
每一則筆記檔案都應該以完成「某項任務」或「專案」為目標，否則就會被歸類到可複用的資源 (Resource)和封存 (Archive) 資料夾中。
但使用「卡片盒筆記法」寫下的卡片，往往沒辦法立刻想出它的目標與價值！魯曼認為：
每張卡片存在的意義應該視其上下文 (context) 而定，同一張卡片放在不同場景中就會有不同意義。
舉個例子，在《如何建立卡片盒筆記法中的卡片連結 (下) 》有網友問我說：
例如說在學習這個主題下，我設立一個卡片為蔡加尼克效應，編號為 1.1。然後我過一陣子後發現，這個效應也可以應用到愛情這個主題上，說明為什麼想忘很難忘。愛情的主題編號是 2，那這時候蔡加尼克效應這張卡片的編號怎麼辦呢？
這裡我們先不討論卡片編號。
但從這個問題可以發現：「蔡加尼克效應 (Zeigarnik effect)」放在「學習」與「愛情」兩個不同的脈絡下，會產生截然不同的意義。
備註：蔡加尼克效應的意思是「相較於已經完成的工作，人們更容易記得未完成的、或是被打斷的工作。」
看看下面的比較…
  • 放在「學習」：例如寫習題的時候，那些做完的問題很快就忘了 ; 但不會做的，則會停下來想很久、有時候吃飯或者睡覺的時候也在想。
  • 放在「愛情」：說明為什麼初戀的滋味想忘很難忘
這種類型的筆記，要用 PARA 分類很困難吧？

總結：來一起使用 ACCESS 分類法吧！

數位筆記軟體很方便，能夠把所有的筆記都 all in one 存放在電腦中。
但也因為這樣，我們必須要有意識地區分筆記檔案的意義，因此使用正確的資料夾分類就變得很重要。例如：
  • 想找日記 -> 去 Calendar 資料夾找
  • 想找卡片 -> 去 Cards 資料夾找
  • 想找各種學習筆記 -> 去 Source 資料夾找
若你想在同一套筆記軟體中同時達成多個目標，例如同時使用「卡片盒筆記法」、「寫日記」、「寫讀書筆記」、「管理專案/任務」，我推薦可以使用 ACCESS 的檔案分類方式。
我正在寫一本《用 Obsidian 實作卡片盒筆記法》的電子書，希望幫助想增進思考與寫作能力的朋友。
為了讓書籍對大家更有用，目前我正在訪談有使用 Obsidian 與卡片盒筆記法的朋友，收集大家的問題並將答案寫進書中。
如果你在實作卡片盒筆記法上有遇到問題，歡迎填寫問卷和我聊聊。
👉 填寫問卷 https://forms.gle/18gp8M7fe5xS6hxF9
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線上寫作教練，擁有 6 年的 SaaS 產品經理 & 2 年軟體技術寫手工作經驗。我專注寫 (1)技術寫作 (2)數位寫作 (3) 個人知識管理的文章 🤝 歡迎講座邀約、諮詢，可參考 www.chichu.co/training
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