我想在數位筆記軟體中使用卡片盒筆記法,該如何管理筆記檔案?使用 ACCESS 分類法,讓筆記檔案不再一團亂

更新於 發佈於 閱讀時間約 11 分鐘

這篇文章寫給想使用數位筆記軟體實作卡片盒筆記法的人。

因為多數人都會在同一個軟體中使用多種筆記方法,很容易讓檔案最後攪和在一起。

我會分享 ACCESS 分類法,可以讓你的筆記檔案不再混亂。

1. 為什麼在數位筆記軟體中,「資料夾分類」很重要?

我在《筆記如何整理才好 ? 5 種主流整理筆記的方式,讓你一次搞懂差異》中,介紹了目前5 種主流的筆記方式,多數人會同時並用其中2–3 種。

我自己則是 5 種方法都有在 Obsidian 使用。為了不讓自己搞混,我認為筆記的「分類方式」就成為關鍵。為什麼呢?因為不區分就會碰到下方 3 個問題:

  • 想在 Obsidian 使用「卡片盒筆記法」,如何知道哪些數位筆記叫做「卡片」?
  • 想在 Obsidian 中寫日記,哪些數位筆記叫做「日記」?
  • 想在 Obsidian 中寫讀書筆記,但這些讀書筆記只是過渡到「永久卡片」的資料,如何區分哪些數位筆記叫做「讀書筆記」?

發現問題了嗎?光是區分不同筆記檔案的用途,就讓人頭大。

這個問題較不會發生在真實世界中。因為我們可以…

  • 寫卡片:到書店購買 A6( 148 mm x 105mm)尺寸的白色卡片,寫在上面的內容就是「永久卡片」的內容
  • 寫日記:可以拿 Moleskine 硬殼筆記本當做寫日記的地方;
  • 寫讀書筆記:可以拿一張 A4 白紙隨手記錄,讀完書後可以把 A4 白紙上的筆記再寫成卡片

現實生活中,不同功能的資訊會記錄在不同的媒介上。

但在電腦上,這些筆記都是一個個 “數位檔案” 呀!是我們基於不同的目的(例如寫卡片、寫日記、寫文章…等),為它們多賦予的一層意義罷了。這是使用數位筆記最大的困難點。

我們若不用資料夾或是檔案名稱區分,根本無從判斷這則筆記檔案的功能。

2. 如果想同時使用多個筆記方法,可以使用ACCESS 筆記檔案分類法

這時候 ACCESS 檔案分類方式就排上用場了。

ACCESS 是 YouTuber — Nick Milo 提出的筆記檔案分類法,分成 6 個大資料夾:

  • Atlas
  • Calendar
  • Cards
  • Extra
  • Source
  • Space

詳細說明如下。

Atlas

Atlas 有 collection of maps (地圖集) 的意思。

在「卡片盒筆記法」中,為了管理數量繁多的卡片,因此 Nick Milo 提出了 MOC (Map of Content) 概念。在《數位筆記太多很凌亂怎麼辦?使用 MOC 架構有系統地管理數百則的數位筆記》中我提到:

MOC 就是「將筆記分層,透過超連結串連各則筆記,形成一張知識網。」

當我們在整理卡片的過程中,會不斷將碎片知識整理成主題知識,這些主題知識就是一則則的 MOC。

Nick Milo 將存放 MOC 的資料夾,就稱為 Atlas (地圖集)。

在 Obsidian 中,我的 MOC 筆記

Calendar

存放日誌類的筆記,包含每日、每週、每月、每季、每年的紀錄。

Cards

專門放卡片,這個資料夾就像是魯曼的卡片盒。

Extra

存放有特殊功能的數位筆記檔案,例如

  • Template(筆記模板)
  • Images(圖片檔案)
  • Checklists(檢查清單)
  • Dashboard(整理各種使用情境的入口筆記)
  • Excalidraw(用來畫圖的檔案)

Source

存放對「各種學習資訊來源」的筆記,例如

  • Article(網路文章)
  • Audio(音頻、Podcast)
  • Book(實體、電子書籍)
  • Chat(和其他人聊天)
  • Lecture (講座筆記)
  • PDF (PDF 檔案)
  • Post (社群貼文)
  • Video (YouTube 影片、線上課程筆記)

在《How to take smart notes (卡片盒筆記)》中,申克博士使用「文獻筆記 (literature notes)」這樣的名稱,但我個人不太喜歡。

「文獻筆記」的名詞脈絡,很大原因跟魯曼博士、申克博士的職業 (教授) 與學習來源 (學術論文) 有關。由於他們的資訊來源就是學術機構的學術論文,因此稱呼「在這些論文上做的筆記」為「文獻筆記」。

問題是一般大眾的資訊來源很少是「學術論文」(除非你非常認真,喜歡讀學術文獻),更多來自網路文章、實體書籍、電子書籍、社群網路。稱呼這些資訊來源所做的筆記叫做「文獻筆記」,好像有點怪吧?

因此,我更喜歡直接稱呼為「來源筆記 (Source notes)」,清楚好懂。

我想這也是 Nick Milo 直接命名為 Source 資料夾的原因。

Space

存放生活與工作中的「專案筆記」,可以跟 Tiago Forte 提出的 PARA 結合,但如果怕太複雜也可以不使用 PARA 架構。

這個資料夾是我認為很棒的分類。

雖然在數位筆記軟體中的檔案都叫做「筆記」,但功能有顯著的不同:

  • 日記:紀錄每天生活的大小事
  • 卡片:記錄思考的精華與脈絡
  • 讀書筆記:紀錄看書時的心得
  • 生活/工作專案筆記:紀錄流程、任務、行動

Space 資料夾是專門存放「生活/工作專案筆記」,用來記錄一個專案、一項任務的待辦事項與行動。

這些資訊在執行專案/任務的時候很重要,但在其他場景 (例如讀書) 時就沒那麼重要了,因此我們得有意識地將他們分開。

關於「生活/工作專案筆記」的寫法,我強烈推薦閱讀電腦玩物站長 Esor 的新書 — 《防彈筆記法》,可以對此類筆記有透徹的理解。

3. ACCESS 跟 PARA 的比較,為什麼我不繼續用 PARA 的分類方式?

我在 2021 年曾介紹 Tiago Forte 的 PARA 分類架構,當時 Obsidian 中的資料夾分類就是分成 Project, Area, Resource, Archive 區分。

但隨著我在 Obsidian 中寫下愈多筆記,愈覺得這套分類架構不適合使用在「卡片盒筆記法」的筆記方法中。

為什麼呢?因為我們非常容易把「MOC」、「日記」、「卡片」、「來源筆記」、「雜七雜八的檔案 (例如模板)」、「生活/工作的專案筆記」攪和在一起,最後變成一團亂。

以下我隨意列舉 2 點。

  • 第一點是「卡片」很難區分

在 PARA 資料夾中,到底哪個資料夾中的筆記叫做「卡片」呢?由於 PARA 沒有對「卡片」的存放方式做定義,非常容易搞混。

  • 第二點是「來源筆記」跟「卡片」時常搞混

魯曼在寫卡片的時候,會先思考 (1)我能夠拿這個段落做什麼 ? (2) 我能以什麼樣的方式使用這個段落 ? 如果想不到就不會寫卡片了。

但在寫「來源筆記 (或是文獻筆記)」中,我們很容易成為知識的搬運工,把所有認為重要的內容通通寫在筆記中、甚至以為這就是卡片。

使用 PARA 很容易讓自己產生誤解,無法區分哪些筆記檔案是「來源筆記」、哪些是「卡片」

PARA 的功能與背景

我查詢後發現, PARA 架構是非常強調「行動」的筆記檔案管理方式 (Action-based)。

每一則筆記檔案都應該以完成「某項任務」或「專案」為目標,否則就會被歸類到可複用的資源 (Resource)和封存 (Archive) 資料夾中。

但使用「卡片盒筆記法」寫下的卡片,往往沒辦法立刻想出它的目標與價值!魯曼認為:

每張卡片存在的意義應該視其上下文 (context) 而定,同一張卡片放在不同場景中就會有不同意義。

舉個例子,在《如何建立卡片盒筆記法中的卡片連結 (下) 》有網友問我說:

例如說在學習這個主題下,我設立一個卡片為蔡加尼克效應,編號為 1.1。然後我過一陣子後發現,這個效應也可以應用到愛情這個主題上,說明為什麼想忘很難忘。愛情的主題編號是 2,那這時候蔡加尼克效應這張卡片的編號怎麼辦呢?

這裡我們先不討論卡片編號。

但從這個問題可以發現:「蔡加尼克效應 (Zeigarnik effect)」放在「學習」與「愛情」兩個不同的脈絡下,會產生截然不同的意義。

備註:蔡加尼克效應的意思是「相較於已經完成的工作,人們更容易記得未完成的、或是被打斷的工作。」

看看下面的比較…

  • 放在「學習」:例如寫習題的時候,那些做完的問題很快就忘了 ; 但不會做的,則會停下來想很久、有時候吃飯或者睡覺的時候也在想。
  • 放在「愛情」:說明為什麼初戀的滋味想忘很難忘

這種類型的筆記,要用 PARA 分類很困難吧?

總結:來一起使用 ACCESS 分類法吧!

數位筆記軟體很方便,能夠把所有的筆記都 all in one 存放在電腦中。

但也因為這樣,我們必須要有意識地區分筆記檔案的意義,因此使用正確的資料夾分類就變得很重要。例如:

  • 想找日記 -> 去 Calendar 資料夾找
  • 想找卡片 -> 去 Cards 資料夾找
  • 想找各種學習筆記 -> 去 Source 資料夾找

若你想在同一套筆記軟體中同時達成多個目標,例如同時使用「卡片盒筆記法」、「寫日記」、「寫讀書筆記」、「管理專案/任務」,我推薦可以使用 ACCESS 的檔案分類方式。


我正在寫一本《用 Obsidian 實作卡片盒筆記法》的電子書,希望幫助想增進思考與寫作能力的朋友。

為了讓書籍對大家更有用,目前我正在訪談有使用 Obsidian 與卡片盒筆記法的朋友,收集大家的問題並將答案寫進書中。

如果你在實作卡片盒筆記法上有遇到問題,歡迎填寫問卷和我聊聊。

👉 填寫問卷 https://forms.gle/18gp8M7fe5xS6hxF9


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