在科技產業,PM所負責的案子雖然都有清楚的目標與時程表,但是事情總是計劃趕不上變化,每天面光是面對產品開發階段原本應該進行的事務,就經常焦頭爛額了,再加上層出不窮的問題,該用什麼方式管理這些棘手的問題?而且讓問題能夠被有效的追蹤,並及時調動資源來解決當務之急呢?
根據以往的經驗,團隊成員的屬性都不一樣,大致可以分為有一板一眼型、粉飾太平型、大驚小怪型、丟三落四型、吹毛求疵型等等,要設法整合這些不同類型的成員所面臨的關鍵問題,最好的方式就是能有一個簡單、明確、又一目了然的「關鍵問題追蹤表」(Critical issue Summary)並搭配「產品開發時程表」一起使用。不但方便檢視、追蹤,也有清楚的責任歸屬。
首先,最好能把「關鍵問題」歸納成幾個「類別」,朋友可以依據專案屬性來分類,例如電腦開發,可以分為主機板、機箱、韌體、應用軟體、產品試作等等類別,方便能夠快速查詢與追蹤。
針對每一項需待解決的問題必須有明確的「負責人」,最好是一個人,責任歸屬比較明確,有必要時也可以共同負責。同時也必須有明確的「發生日期」、「預計完成日期」與「實際完成日期」,目標清楚而且也方便事後檢討。為了能夠在每次檢討時讓問題的輕重緩急能夠一目了然,可以加上綠(安全)、黃(警告)、紅(危險)三類「狀態」的標示。不要輕忽了「備註」欄,可以清楚地註記問題發生的重要參考或是輔助的資訊。每一次檢討的追蹤表都有「日期」與「版本」,能夠留下清楚的記錄以及方便團隊之間的溝通,也可以做事後的查詢。
這類型的關鍵問題追蹤表,不但適合PM與團隊之間專案檢核(projiect review),也很適合對上級主管報告,因為上級主管通常比較想知道的是黃燈或是紅燈的問題。如果企業有建構產品開發系統(PDM),可以直接將此追蹤表建構在系統中,更方便管理者與團隊的檢視與查詢。
這類型的關鍵問題追蹤表不但適合PM與團隊之間專案檢核(projiect review),也很適合對上級主管報告,因為上級主管通常比較想知道的是黃燈或是紅燈的問題。如果企業有建構產品開發系統(PDM),可以直接將此追蹤表建構在系統中,更方便管理者與團隊的檢視與查詢。
針對以上的分享,V大也提供過往我在資訊產業所使用,非常精簡實用的「關鍵問題追蹤表」(Critical issue Summary)樣板,讓有興趣的朋友來索取。
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