四象限分析法，檢視表單工具使用狀態

每家企業填寫申請表的模式不盡相同，有的遵循傳統，手寫紙本表單上簽呈，利用人工傳遞，讓每位主管簽核；有的則是使用 Emil 或傳遞訊息的方式，提出者描述申請需求，主管再給予意見回傳。但是這些不正式且沒有規範的流程，難道不害怕紙張遺失找不到，或是那些訊息是可以被刪除，根本沒有依據保障的空頭支票嗎？快點脫離這些低價值、低效率的工作模式！

工作的四象限圖起初是由美國管理大師史蒂芬‧柯維（Stephen Covey）所提出的「時間四象限法」，幫助我們管理工作事務，但其實這個法則可以運用在不同層面上。從企業的層面來看，可以瞭解企業內部的工作管理模式，幫助管理者進行審視、檢討並且循序漸進的規劃與改善，讓企業有效管理運營，並且提升企業內部的工作效率。

我們將四象限圖規劃成「價值與效率」法則，並且套用表單的使用方式，依照提出申請表單的工具來瞭解簽核流程對企業所帶來的影響：

當企業遵循傳統，使用紙本表單填寫重要項目的申請，利用人工傳遞的方式，將申請單遞交給簽核者審閱，但這樣耗費人力及時間的方法，不僅延長了申請的時間，又徒增表單遺失風險，在累積大量紙本表單後，又難以尋找以及統整資料。

企業使用了很多不同類型的管理系統，如：供應鏈管理系統、客戶關係管理系統、人資管理系統等等，但這些系統沒有統一的流程管理去完成每一項任務，必須個別設定系統流程，雖然看似很完善，但執行效率卻不高。

企業內部沒有一致的申請方式，大多利用 Email 、訊息或口頭提出需求，主管也是隨意答覆，但郵件訊息是可以被刪除、口頭訴求也難以保障彼此，再加上所有資訊零散無法統一，企業內部管理只能隨波逐流。

當每個人都使用 Excel、Word 填寫表單，雖然打打字很快就可以完成，但起初的表單設計沒有統一規格，任何人都可以輕易修改及編排，導致提交的表單版本不盡相同。據統計，有 88% 試算表中的資料都有錯誤，而且無法進行任何內控查核，再加上資料分散在太多工作表，非常不容易產出有意義的報表。

利用智慧表單系統設計排版與欄位，並制定自動化簽核流程，填寫申請、傳遞、追蹤並簽核等操作都在線上完成，不需人工歸檔，找資料也只需利用系統進行索引，既有效率又能順利完成每項任務！

現今資訊技術的進步，讓我們在工作與生活中都能有效率的完成任何事情，而管理者想要讓企業內部營運更有效率，不單只是人員與組織的分工規劃，還需要利用聰明的資訊系統來完善所有流程。

EZoForm 智慧表單提供直覺式的操作介面，輕鬆駕馭拖拉設計以及彈性定義簽核流程，讓表單的製作更簡單。填寫表單、傳遞簽核、資料歸檔等操作需求都能輕易達成。在簽核條件上更是利用介接的方式整合企業內外部系統，一次掌握所有資訊，不需再個別執行流程，就算不進辦公室，手機操作也能快速完成重要任務。此外，只要從系統中的表單資料中心就可以輕鬆匯出大家最在乎的統計報表。 EZoForm 不僅能提升企業內部的作業效率，更能大幅降低企業營運成本，並達到最高價值的運作。 >>立即諮詢