解決錯綜複雜的問題: 5 種基本圖表,快速分析過程、拆解難題

2020/12/31閱讀時間約 3 分鐘
不論是在工作或生活中,經常會使用各式各樣的圖表範本,讓工作者有既定格式可以依循、避免錯誤,也可以節省「重製」的時間。例如,一份制式的企畫書、一分正式的採購單、新手注意事項等。
這些常見的圖表範本,都具有使用容易、任何人都能快速上手、涵蓋完成工作所必須的重點事項,通常由流程、步驟、項目所構成,比起單純的文字或數字,圖表深入淺出的說明,更具有傳達快速、掌握概觀、理解關聯性等作用,非常適合忙碌的工作者使用。
例如,在企畫會議中,若能將報告內容圖表化,就能彙整出問題的本質,發現不足的地方,不再只是死板板的文字與數字的堆砌而已。這,就是圖表的威力。

活用圖形思考,消化吸收資訊

要透過圖表理出工作的方法與脈絡,《解決不了的問題用「畫」的就對了!》作者村井瑞枝建議,首先,不要將畫圖表這件事想得太難,只要一有概念,就去思考它有幾個要素,彼此的關聯性為何。接著,隨手拿起紙筆,畫出圓形或線條等圖形來表示即可。
《圖形思考技巧》作者奧村隆一也有相同看法,認為圖形思考就是將腦中想法,以淺顯易懂的形式處理的過程,藉由製作圖表將混沌不明的事項釐清,發現其中的謬誤與矛盾。
這是一種從剛出社會的新鮮人到主管,都可以輕易學會的問題解決方法。村井強調,如果能夠靈活運用圖形,把獲取的資訊以自己的方式整理、表達出來的話,就能夠將資訊徹底消化吸收,成為自己血肉的一部分。

利用5種圖表,迅速拆解問題

為協助工作者以圖表方式整理腦中思緒,有效率地完成工作,奧村將圖表思考歸納整理成以下5種基本類型:
1.樹狀圖:可用於掌握事情的全貌與結構,以拆解「企業的費用」為例,依照層級整理分類,一目瞭然地呈現出整體事物的面貌。注意,條列同一階層各項目時,必須符合「MECE原則」(Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive),彼此獨立、互不遺漏。
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