談公司組織架構與效率的關係

首先，我必須感謝年輕的自己，那個自己保有勇氣，毅然決然地選擇離開大公司，去另一個小公司拓展視野。雖然到了小公司，但我也在小公司裡面看到了一些問題，值得作為文章和大家一起分享。

原本我在大公司時，公司的簽呈文件全數為紙本作業，並且簽核的部門單位更是層層關卡，通常辦理預算追加類的文件，時間至少都是一個月起跳。因此長期下來我觀察這樣的組織作業方式有幾個缺點：
1.紙本文件沒有歷程的紀錄，不易追蹤，並且容易無故消失。
2.紙本文件簽核完畢後，若沒有徹底掃描歸檔，事後要找尋文件就很難找回。
3.大公司的組織部門過多，導致文件簽核處理時間過長。

然而當我到了一家有實施線上電子簽核的小公司時，起初我很開心，以為以上的問題都會迎刃而解，但事實並非如此。這家小公司的文件簽核依然很久，為什麼呢？都已經使用電子表單簽核了，為什麼還是那麼久呢？

後來我發現這家小公司，雖然人數不多，但是組織部門數與先前的大公司相比，甚至還更多關卡。因此雖然電子表單簽核能讓大家看到文件現在簽到誰那邊，但真的很急的時候，也只能透過電話去催促對方，有時如果是卡在老闆那邊，任誰也不敢去催。由此我才發現，不應該用人數多寡、公司規模來判定其效率的高低。效率的高低，其實來自於組織的架構。

為什麼組織的架構會嚴重影響效率呢？我將自己觀察到的觀點作成圖表和大家說明。我發現過大的組織架構會造成兩種時間成本的浪費。

第一種是「候件時間」的浪費(上圖中的紅色區塊)。候件時間其中包含了文件傳遞的時間以及文件排隊的時間。通常我們文件送出去到下一關時，因為每個人的工作節奏有所不同，因此當他收到文件時，並不會馬上處理你的文件，通常會先將文件放置一旁，待手邊事務處理完畢才會接著處理。因此當關卡數愈多時，累積的候件時間也就越多，造成的時間浪費也越多。而上面提到使用電子簽核，在某種程度上的確會減少候件時間，因為電子簽核可以大大減少了紙本傳遞的時間，但並無法減少文件排隊的時間以及實際處理的時間。所以其實電子簽核只是一種工具，關鍵還是在於組織架構。關於電子簽核的使用，我之後會再寫一篇文章來說明我的感想。

第二種是「重工損耗」的浪費(上圖中的紅色虛線框區塊)。當組織過於龐大時，每一個單一事件的處理時間都被拉長後，緊接著就會發生，多件事件容易在此時產生重疊，也就是當你一件事情尚未處理完畢時，又收到其他事件要你處理，而且又跟你說很急，要馬上處理，因此原本手邊的工作就被丟在一邊，等到有時間處理時，才回過頭來處理原本的事件，而此時又需要花一點時間去回想目前的進度和狀況，這就是當多件事件重疊，在重工轉換時，會發生一些無效的時間浪費。由於這個時間的浪費不容易被發現，也可以說是無形的，所以很容易被忽視。

相信大家的LINE裡面一定都有很多的工作群組吧。通常會有以下這些群組：
1.同事小群(沒有主管的)：專門用來抱怨主管使用。
2.部門小群(有小主管的，沒有大主管)：專門用來回報給小主管使用。
3.部門大群(有大小主管的)：專門是接收指令使用的。
4.多部門大群：專門是用來公告事情用，不是讓你發言使用。

當然如果公司的組織架構越複雜，通常LINE群就越多。這是為什麼呢？
因為通常我們是不能越級發言的，若在小主管不知情的狀況下，告知大主管，那事後小主管就會被究責。這樣是會害到別人的。
所以不僅組織有層層關卡，就連LINE群也是一樣的。每一道關卡其實都設下了一道「資訊濾網」，專門用來過濾「雜質」，「雜質」通常指的是一些枝微末節不重要的小事，當然多半都是一些「暫時」不想讓上面管理階層知道的「壞消息」。因此過多的中間管理階層，不僅會導致效率降低，連最後的訊息也可能都會歪樓。就好像超級比一比的遊戲一樣，一個事件經過太多人的解讀，最後的樣貌會跟真實的樣貌相差十萬八千里。

以上提到的問題來源，簡單來說就是關卡太多，所以解決的辦法就是減少關卡，將組織扁平化。但在組織扁平化後又會有新的問題產生，只能說這種事情並沒有對與錯，只有適合不適合而已。針對扁平化的議題，我後續還會再寫一篇文章跟大家分享。