數位筆記工具 | Notion, Logseq, Heptabase? 效率成癮與 PKM 拖延症

2023/03/27閱讀時間約 14 分鐘

2023.10.25 更新

這段日子以來我的生活改變了很多,像是當兵、休學、出國留學等,但 Heptabase 一直跟著我到現在。很開心當初寫了這篇文章,也讓我算是擺脫了這個PKM拖延症的問題哈。直到現在我都相信這個PKM拖延症的假說。
其實一開始我對於 Heptabase 和其他數位筆記工具的巨大差異抱持著強烈質疑,認為他並沒有這麼的無摩擦力,甚至也和團隊反映過這件事。但到現在自己親身使用半年後,才漸漸了解他本質上和其他軟體就是不同東西,Heptabase 是建構在深度的理解知識領域的優秀產品,即使這讓他在處理其他任務時並不是這麼直覺,但我相信他們對於自己的 TA 輪廓有很清楚的認識,所以才能在這條路上繼續做下去,同時也推薦創辦人 Alan 寫的這篇文章《Heptabase vs Notion vs Obsidian

前言

本篇並沒有針對數位筆記工具進行個別比較與推薦選擇,而是聚焦於選擇數位筆記軟體、建立PKM系統時所衍生的問題與挫折。我自己在這個過程中投入很多精力,面對許多困惑,因此希望可以在這個滿地開花的工具教學文章中提供一些新的想法給正在為此焦慮迷惘的讀者。

卡片盒筆記法與PKM (Personal Knowledge management)

自 Sönke Ahrens《How to Take Smart Notes》出版以來,卡片盒筆記法開始受到關注,其概念可以追溯至20世紀德國的社會學家 Niklas Luhmann。 Luhmann 教授在他的學術生涯中運用自創的卡片盒筆記法寫出一篇篇橫跨社會學、生物學、數學、電腦科學等領域的文獻創作,也因他非典型學院出身卻多產的傳奇經歷,使許多人在認識以後為之震驚和嚮往,相信只要運用卡片盒筆記法中的原則與技巧後,一定可以在學習與研究上有更卓越的表現。關於卡片盒筆記法的實際運用與重點,已經有許多的部落客、作家撰寫發表很棒的圖文內容,像是閱讀前哨站站長-Waki瓦基電腦玩物站長 Esor,如果想看影片介紹則推薦薑餅資Melody等優秀的Youtube創作者。
不僅是卡片盒筆記法,有越來越多生產力方法論受到重視,像是 David Allen 提出的 GTD (Getting Things Done) 、 Tiago Forte 提出的第二大腦 (second brain) 等。
建構「個人知識管理系統(Personal Knowledge management, PKM)」即可涵蓋這些概念。
如果對於上述方法論感興趣,不妨繼續看看上述推薦的創作者影片;此外,我也非常推薦 Ali Abdaal 這位知識工作者的許多影片創作
因應這股潮流,市面上的數位筆記軟體如雨後春筍般誕生,不管是強調 All-in-one 的 Notion、強調卡片盒概念的Obsidian、主打雙向連結(Bi-directional links)的 Roam ResearchLogseq,又或是在脈絡化的筆記知識結構中最優秀的 Heptabase 以及近期剛推出、備受矚目的 Tana,都有各自的擁護者與社群。但今天想跟分享的既不是卡片盒的理論與實踐,亦非數位寫作工具的選擇推薦。
而是,過度追求 PKM 所衍生的問題。

Stop procrastination with PKM

隨著不斷探索個人知識管理系統,你會發現市面上已經有太多優秀的產品,無論是數位筆記軟體、待辦清單、時間管理工具等,每隔一段時間就會看到又要推出什麼劃時代的生產力工具。但是接著,你可能會在心中產生如「到底哪個軟體最棒?最適合我?」、「我該如何優化(最佳化)我的工作流?」、「XXX(產品)有好實用的YYY(功能),但卻沒有ZZZ(功能)」的困惑。許多人繼續踏上尋找那個「最棒的 PKM 工具」的道路,投入更多的時間與精神在「提升自己的生產力」。
如果此刻的你已經能回想起自己曾經有過這樣的情境與想法,你可能已經陷入一種追求效率的拖延症,我會很希望你可以繼續看下去。在這裡,我們暫且把上述的情況稱之為「 PKM 拖延症」,接著來談談 PKM 拖延症所帶來的問題,以及如何克服它。

為什麼會有這樣的問題?——淺談效率成癮

那為什麼我們會遇到這樣的情況呢?其實這只是很常見的事,因為它本身就是一種「成癮」的症狀。在《生活駭客》中有提到生產力色情(Productivity Porn)一詞,其中 Porn 本身並非色情之意,而是對某件事情上癮的描述,舉凡能讓我們產生代入感,滿足某項需求的活動都可以稱之為 Porn,像是槍戰遊戲、各種商業片、美食吃播等都有可能變成一種 Porn。
然而,Sam Matia 在他的影片中提到,追求 PKM 所帶來的拖延甚至成癮症本身比起一般的電玩、看劇更不容易自我察覺。因為它不像我們玩 PS5、看 Netflix 一樣,可以很清楚地知道自己正在做些單純的放鬆娛樂,當我們做久了也會意識到不應該一直沉迷於娛樂中;但是這些與 PKM 相關的數位筆記工具會讓我們誤以為自己是在幫助持續地幫助自己提升生產力,誤以為我們正變得更聰明。
這種感受令人感覺良好,當發現「更創新」的產品,你會認為自己擁有最先進科技的生產力工具理當可以提升工作、生活效率。然而這種感受便會逐步使我們走向對於工具本身的追求與執念,進而投入大把的時間與心力於此,而忽略原本要做的事——Getting things done
工具本身不具備任何意義,唯有當我們完成工作時一切才變得有價值。
不管是卡片盒筆記法的盧曼本人,又或是過去的所有偉大的知識生產者,其實都沒有像現在這個時代的數位工具,他們不曾如此便利,卻依然能夠創造出許多偉大的創新與成就。
我很喜歡呂立青在《我是如何艰难地克服「效率成瘾」的?》中說的一句話:
「當你不斷地去追求新的工具,追求新的方法論,就是一直在忙於磨刀,卻一直沒有去砍柴。」

如何判斷自己是否落入——常見的兩種 PKM 拖延陷阱

Sam Metia 舉出了兩種拖延陷阱,第一種是 Optimization procrastination,亦即總是覺得自己的PKM 系統應該要持續優化。舉例來說,ObsidianLogseq 的自由度非常高,可以透過各種方法,包含下載外觀主題, Plugins 甚至修改css或其他程式碼都可以客製化出自己獨一無二的 PKM,來達成「看似」更好的系統。由於在過程中,會逐步建構出一個「更複雜、更精密(但不一定是更好)」的系統,因此你會相信自己可以透過他們變得更聰明,然而實際情況往往是你看著許多教學文章和影片打造出了一個遠超出自己使用情境與需求的複雜工具。
第二種拖延陷阱則是 Perfect tool procrastination,你認為很多最新的科技產品推出後一定可以解決你在現有產品上遇到的缺點,或是不斷地祈求現有產品可以更新、釋出最新功能,並且相信自己終將找到一個完美的數位筆記工具。然而現實情況卻不是這樣,每款筆記軟體都有自己的優勢,同時也存在的缺點是你在其他筆記軟體可以被滿足的。
這個世界上沒有最厲害的數位筆記軟體,因為每款筆記軟體都有自己不同的用途。
Heptabase創辦人,Alan Chan 在訪談提出的這個想法。同時他也強調:「使用新的筆記工具時,最好先暸解這個工具提供了什麼樣的新能力,以及你使用這個工具的目的是什麼。」
註:Hepta 是我現在主要使用的筆記軟體,其實 Alan 的想法也算是我會寫這篇文章的契機😂

停止 PKM 拖延的四個方法

如果你發覺自己已落入了拖延的陷阱,無止境地追求更高的生產力、更好的筆記軟體,該怎麼辦?這裡我根據自己的經驗與許多知識工作者的論點提出四個具體的行動:

使用於同一套「工作流」至少六個月

這個方法源自於 Sam Metia 提出的 “stick with one tool for the next six months minimum.” 我認為這是停止 PKM 拖延最有效、最根本的辦法。原因在於當我們在探索各種軟體的階段,並非真正將這套工具運用在產出目的本身,更多是在「體驗」這套軟體所帶來的強大感受,因此必然會用最嚴格的標準去看待每套軟體,並且期待下個產品可以帶給我們更好的使用體驗。
然而,前面說過,你不可能找到完全沒有缺點的產品。所以,我的建議是:
找出一套你目前認為「足夠好」的工作流,放下對 PKM 的執念,好好使用它至少半年。
可以發現,我將原先「一種工具」的定義改成「一套工作流」,這是因為 PKM 所代表的是一種系統而非工具。之所以會有 Perfect tool procrastination,很大的原因在於我們吸收新知的過程中會無意識地把數位筆記工具與 PKM 劃上等號,但實際上 PKM 代表的是將知識從輸入至輸出的流程,因此建構出自己的工作流其實才是 PKM 的本質,而數位筆記工具只是其中的手段。
這樣的概念與張玉新老師提出、王樹義老師大力推廣的「重器輕用」有異曲同工之妙,指的是「不在乎某個工具的哪方面不足,而是只關注吸引人的那一面,就只用那一點」,放棄All-in-one 工具的理想,而是將多種工具的優勢結合,創造合適的流程。
王樹義老師是中國深入研究數位筆記工具的創作者,曾分享他的工作流:【flomo 布道师】王树义 - 如何重器轻用,快乐地打造你自己的笔记系统_哔哩哔哩_bilibili,這裡推薦他的玉树芝兰 - 知乎 (zhihu.com)專欄。
關於工作流,網路上已經有許多優秀的案例分享,我推薦 ****Ernest 的個人知識系統。**如果大家對我的工作流有興趣,可以跟我說~日後再分享!

清楚意識到「PKM 不是產出」

前面提及了許多 PKM 所造成的拖延與效率成癮,然而必須再三強調:PKM 並非不好,反而更鼓勵大家去嘗試建立 PKM,只是我們必須有意識地認清,他只是一個輔助工具,用來幫助你寫作、研究、學習、產出,如果我們不帶有目的性地建立知識管理系統,而是把「建立PKM」本身視為一項工作,就會很容易投入太多的時間與心力在這「建立」上而非實際要達成的目標。
舉個例子:當我們要健身、鍛鍊肌肉時,你可以報名健身房、使用完善的健身器材、觀看健身課程影片……但只有拿起啞鈴、開始推起重量、開始跑步,才有可能真的推進目標。

目標導向使用工具

意識到 PKM 並非產出後,以計畫為導向地運用筆記工具更能幫助我們不只專注在知識地圖的建構,也能學習捨去不相關的資訊。當我們沒有一個明確的計畫與目標時,便無法清楚劃出自己的需求並實際使用筆記工具去幫助自己達成任務,因此一個很簡單明確的建議是:
在還沒有確定你的目標前,不要觸碰提高生產效率的工具。
而在訂下目標後,不要把精神與時間投入在那些你還沒有很確定未來會如何使用、有什麼目的的知識片段;如果有個主題是你感興趣,未來可能會使用的,那就先保留吧!但別急著去結構化這它們。
這裡所說的目標導向並非一定是那種很明確的計畫,例如說:「我想要以台北歷史為主題研究,撰寫一篇文章」這樣的 scope 其實就是一種目標導向。 可能有些人認為卡片盒筆記法就是不需有任何目的,隨意蒐集寫作靈感自然能湧現,但 Ahrens 在卡片盒筆記法書中提及「帶著輸出的前提去輸入」便是一種找到特定目的的前提。
這裡想給一個小建議!如果你認為自己已經陷入了這樣的效率成癮,研究了數十款筆記軟體卻仍然不滿足,那就把這件事情化為一個目標定義下來吧!像是將最近蒐集到的數位筆記資訊寫成一篇文章,然後就結束這個主題。
我撰寫這篇文章時使用的 Heptabase whiteboard

為自己設定好優化 PKM 的限制

最後,當我們真正在使用系統時,或多或少還是會發現值得我們去改善的地方,這時候應該要做的是:設定好優化過程的限制,例如:「每週六花早上兩個小時去審視修改自己的知識管理系統」。如此一來,我們便能在有效率、不拖延的狀態下,迭代出更符合使用情境的 PKM。
以我來說,我現在給自己設定最多每天看一次 Heptabase 的 Discord 的更新內容,平時應該把時間投入在使用工具創造價值。

最後,為什麼我想寫這篇?

其實我自己也曾陷入在這樣的數位筆記拖延症、效率成癮中,我花費大量時間在建立更好的 PKM 系統,換過許多筆記工具,翻遍超過100篇的網路相關文章。
我發現有太多的網站、部落格、Youtuber以「如何選擇筆記工具」、「如何建構更好的數位筆記軟體」發表一系列作品;但如同前面說道,沒有一種筆記工具是適合所有人,而對大眾來說,要找到合適的工具,並非跟著教學文章做就可以辦到,反而更常見的就是陷入這樣的拖延與成癮。
近半年來,已經有越來越多的創作者發表相關論點,但翻遍台灣的部落格,發現相關議題的討論寥寥無幾,為什麼?我不知道,或許是他們本身因為身為「知識工作者」所以較不會有這方面的問題,這點很歡迎其他人分享。

結語

PKM 的建構與執行本來就不是一件一次可以到位的事情。一路上我們一定會經歷多次的修修改改。因此我們應該持續審視現有的 PKM 到底能不能幫助你(但不是與其他工具做比較),如果不能,也不要急著換新的軟體,而是重新釐清自己的需求,然後試圖一點一點地迭代工作流。否則很容易又落回 PKM拖延與效率成癮的惡性循環中。
謝謝觀賞!這是如果看完後能夠讓你產生一些共鳴,很希望可以與我分享,或是給我一些回饋。如果喜歡我繼續寫更多相關內容,也歡迎跟我說!
註:在撰寫過程中剛好看到一篇文章:一昧追求「生活黑客」,被黑的可能會是你自己推薦給大家可以重新審視自己。
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