想入門時間管理？看這篇就夠！

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時間管理到底該怎麼做呢？

說到時間管理，你腦中會浮現什麼呢？

是不是每天五點起床晨跑、西裝筆挺、整天都在看手錶、看緊湊的行程表，並且有規律作息的高效人士呢？

今天要跟大家分享，如何透過一些行為，比如說養成習慣、安排優先順序，進行「順應人性的時間管理」

意志力是有限的

意志力就像電池一樣，在一天的活動之後，是會耗盡的。當我們重新起床之後，我們的意志力就回歸最高點，然後生活中的每一個小決策都會不斷地消耗我們的意志力。比如你早上可能要做那種大的創意工作，像是腦力激盪，這都會大幅消耗意志力。

我們可以透過以下幾個方法，來合理安排意志力的使用：

第一，養成習慣。

剛說了決策都會消耗我們的意志力，當你把一個決策所耗費的精力降到最低，那它就變成了習慣。所以我們要把任何可以變成習慣的事情變成習慣，像我之前本來要做的事有吃魚油、吃奇異果、喝水等，這些都需要我主動思考要做，就是等於說我要把它記在我的習慣清單上，然後每天都要思考現在要做有哪些習慣。

到了後來慢慢上手之後，我就變成自動化了，做那些事情幾乎不用耗費我的決策能量，也就能夠保留給其他的事情

第二，清楚發想類與執行類任務的差別，並穿插規劃。

什麼是發想類與執行類任務呢？我不確定有沒有人用過這個詞，不過意思應該大同小異。

簡單來說，發想類任務通常指需要動腦筋的任務，例如：

• 策劃新專案
• 進行腦力激盪
• 研究和分析資料
• 做重要的決策

這些任務需要投入大量精力和腦力，是比較耗費心智能量的。

而執行類任務通常指比較機械和重複性的任務，例如：

• 實際執行專案計畫
• 處理日常瑣事
• 回覆郵件
• 查詢資料
• 打電話聯絡
• 填寫表格

這類任務比較簡單重複，不需要太多腦力，屬於心智能量消耗較低的任務。

發想類任務這種比較高強度的事情，最好早一點做，你可以在工作的上半部分，就把這些發想類任務給處理掉，那下半部分就可以做那些重複性高、或是不用耗費什麼腦力的執行類任務。

舉例來說，我通常中午開始工作，那開始工作後，雖然說我不會直接開始做那些大型的規劃或是發想任務，我會先做一些比較瑣碎的小事情，因為我覺得大腦啟動是需要時間的，你可以先做一些比較小、比較快點完成的事情，讓你獲得一些正回饋，之後開始做發想行任務時，就會有更多餘力可以去承受它們帶給你的壓力。

那些耗發想類任務不要一直做，因為很耗費腦力意志力。如果第一件事情做完，接著做第二件發想類任務的話，可能就沒有足夠的腦力去支撐。

通常我會安排一個發想類任務，接著一個執行類任務，這樣穿插著做，在你做完發想那任務，腦袋快要當機的時候，做一些不耗費腦力的任務，就可以讓你回到比較好的狀態。

雖然說這樣交替休息可以讓你比較有效地運用你的心智能量，不過我們的心智能量還是有上限的。從我們開始工作的一小時、兩小時，到後來工作了四小時、五小時後，你會發現你做事越來越沒集中力，越來越想休息，這是因為我們心智能量快耗盡的緣故。

先吃掉那隻青蛙

有一個時間管理的法則，叫做「先吃掉那隻青蛙」，也就是說我們要將耗能最大、需要意志力的任務放在前面，而那些輕鬆的任務就可以放在後面當作一個獎勵、休息。

以我為例，我開始工作後安排兩三個小任務，先把一些瑣事給集中處理完，接下來開始做創意發想或是做一些比較困難的規劃，比如課程規劃、簡報製作等等。

完成一個大的發想任務後，我就會接著做一個執行類任務，比如說設計貼文，或者是查資料、整理資料，等稍微恢復一下能量之後，再接著第二個發想類任務。

通常做三個比較大的任務之後，你你的大部分心智能量都被消耗掉了，所以接下來你就可以做一些輕鬆的，比如說整理資料、閱讀或是一些其他輕鬆的事情，簡單來說就是用比較小的事情，炸乾你的所有精力，這樣就不會浪費。

三重點法則

這邊要提到另一個時間管理的法則：三重點法則。

也就是說你一天中只要挑三件最重要的事情做就好了。假如你列的太多，到最後做不完，你除了會焦慮之外，也會懷疑自己的能力，給自己太多的壓力。

但是那三件事情，必須是最重要、對你的未來最有幫助的。下次你不能把整理資料、查資料、看 YouTube 影片當成那三件事，這些都是執行類任務，而且長久看來對你的未來可能沒有太多的幫助。

像還沒學習間管理的原則時，我會挑很多事情做，每天完成十件事感覺超充實的對不對？

不過如果你能完成那麼多事，那也代表那些事或許都是無關緊要的瑣事。

那要怎麼判斷事情的重要性呢？這就要看我們事前的規劃，也可以使用叫做艾森豪矩陣來判斷一個事情的重要性。

艾森豪矩陣

艾森豪矩陣是一個四象限圖表，它的分別有個縱軸與橫軸，分別是重要、不重要，以及緊急、不緊急。我們要把我們的任務分配到這四個象限，並且根據必要性來做調整或刪減。

有些人可能會有疑問，想說我要先做緊急的事情，還是重要的事情？這邊有一個判斷標準可以供大家參考：

首先緊急且重要的事情，這個是一定要優先做的，舉例來說，你明天要交了一個報告，或是明天的演講稿，這些，假如你現在不做，之後就錯過了，並且沒有彌補的機會，所以就算事情再煩人，你都要先把它完成。

再來是不緊急，但重要的事情，比如說截止期限還有很久的任務、又或者是學習、閱讀、運動、社交等，這個象限是我們應該要投注最大心力在裡面的。

為什麼呢？

首先，大部分緊急且重要的事情，都是不緊急-重要這個象限轉變過去的。當你一拖再拖，本來不緊急的事情也就變緊急了。假如說你平常沒有花一些時間投入在這個象限中，那麼到時候你緊急且重要的事情會累積一大堆，最後壓垮你，讓你喘不過氣來。

再來，這個象限的自我成長方面，往往很大程度影響那你的未來。像是增強自己的專業能力、照顧好自己的健康，或者是與朋友建立社交關係。

假如你沒有去增強自己的專業能力，那麼你的薪資水平永遠提升不起來；假如你不去閱讀，那麼你可能永遠被困在自己的思維當中；假如你沒有花時間運動、照顧你自己的健康，老了就會累積一堆的病症，得不償失；假如你沒有積極拓展自己的社交圈，那麼到時候你需要幫助的時候，就沒有可以幫助你的人。

諸如此類的狀況，還有太多太多例子可以舉了。自我成長類的事情都需要長期執行才會產生效果，沒有什麼即時回饋，所以很多人也就都忽略了這個最重要的象限，一旦你不只看得到當下，放眼更長遠的未來，相信你一定會有個不一樣的人生。

再來說到第三個象限：緊急但不重要的事情。很多人常常會判斷錯誤，常常以為做完第一個象限後，再來要做的是第三個象限，因為兩者都是「緊急」。

但這個象限的「緊急」兩字，往往會蒙蔽了你的雙眼。

有哪些事情屬於這個象限呢？比如說同事請你幫忙的任務，一場臨時約會，但你沒有很想去聚會，又或者是不一定要自己來執行的事情。

這些任務都包著一層緊急的皮，但無論你做不做，對你的未來不會有太大的影響，最可怕的是，這些事情往往會排擠到我們做那些「不緊急但重要」的事情的時間。

那我們可以如何避免這些事的發生呢？

很重要的一點，是學會拒絕。

不要當個濫好人，別人請你幫忙都是接，除非幫那件事也可以給你帶來成長或利益，不然最好不用答應。雖然說這樣聽起來很勢利眼，不過每個人一天都只有 24 小時，你接受了，就等於說要花費你的時間做對你沒太大幫助的事情。而且答應了沒做好害到別人，說不定他還會怪你，不如在一開始就用禮貌且堅定的語氣婉拒對方。

又或者是一些你沒有很想去的約會，卻礙於人情壓力，想說不去好像很沒面子。以前我總是會這樣想，但後來想想，還有更多重要的事情等著我去做，所以我慢慢地學會拒絕那些對我來講不重要的聚會或活動，還可以節省我的社交電池。

除了學會「拒絕」外，我們還要學著交付給他人，不是叫你不負責任的把要做的事情通通塞給別人，而是要能夠「信任他人」。

很多時候我們認為事情必須要親力親為才能夠完美，但委派他人做一些你不擅長的事情，或是對你來說沒有那麼有價值的事情，可以讓你擁有更多時間去完成你的核心目標。

像我印象最深刻的一次，是之前做線上課程的時候。我的課程規劃、錄製、剪輯都親力親為，想說自己有能力做到，可以省下一點錢。

直到快要到截止日期了，我才逼不得已把剩下的工作外包給專業的團隊來做。我想說一個小時字幕要上千塊，實在蠻貴的，但也沒有另外的選擇了，所以我就花了幾千幾萬塊在字幕上。

但後來我很慶幸，我做了這個決定，因為我原本認為我能夠在一個短時間內就把字幕上完，不過很多人都會有「我可以做到」的錯覺。當時我上了一個章節的字幕就花了我一小時，全部上完，可能不知道要花個幾天的時間。而外包給專業的團隊，除了錯誤機率比較低之外，我也有更多的時間去優化我的課程內容。

我必須很慚愧地說，這件事情我還做得不好，因為我會的事情很多，所以很多時候我還是想把許多事情都攬在自己身上。不過現在有慢慢地學習，把一些事情委託給他人來執行，而自己把時間花費在更高產值的事情上，比如說規劃、訂定目標或是發想內容。

最後說到第四象限——不緊急也不重要的事情，比如說追劇、耍廢、打遊戲。這種事能少做就少做，因為做了除了會佔用你的時間之外，也對你未來的人生沒什麼幫助。

當然不是說完全不能做，像我每天一定會挪一些時間來看 YouTube 影片，讓自己休息。因為假如你完全禁止自己做這些事情，一直把自己逼迫在一個很高壓的環境，沒有休息的話，那遲早有一天你的能量會耗盡，甚至生病不能工作，到時的產出直接變成零。

不過這些事情，我們要在我們的心智能量很低的時候做。像我每天工作完回家之後，我就完全不碰工作的內容，開始看 YouTube 影片，直到睡覺。不過也是因為我平常都工作到比較晚才回家，已經很累了，所以通常只會休息一兩個小時就去睡覺。

總結來說，我們要花最多時間的是在重要的事情上，並且優先把緊急且重要的事情處理完。而緊急但不重要的事情，看能不能拒絕或者委託他人去做。至於不緊急且不重要的事情可以做，但不要耗費太多的時間，想當作休息的用途。

如何真正養成時間管理的習慣

到現在我們講述了意志力、心智能量管理、養成習慣的重要性，以及判斷如何做取捨的三重點法則與艾森豪矩陣，我覺得學到這些技巧，對我的生活起到很大的改變，讓我更加專注在我的目標上。

不過養成這些時間管理的技巧，需要靠不斷地練習與內化。還記得剛開始，就算已經聽過這些技巧了，我還是做不到。

因為懂了跟實際能不能做到是兩回事，你必須讓你的身體慢慢去適應，鍛鍊你的意志力。

雖然聽起來很抽象，意志力又不是肌肉，也可以鍛鍊嗎？

我認為是可以的，說得直白一點，意志力就是你能夠承受痛苦的能力。

剛開始自由工作的時候，我只要開始做自己不喜歡的工作，時就會產生痛苦，就算那個痛苦程度很低，只有一點點，但我那時候我的大腦就承受不住，因為之前太習慣耍廢了。

這邊的痛苦，不是真的被刀割那種痛苦，而是你的大腦對於工作的抗拒感，舉個例子，就像是你在冬天要從溫暖的被窩爬起來所產生的那種痛苦。

隨著慢慢地練習，我承受痛苦能力也越來越高，開始能承受痛苦指數二、痛苦指數三、痛苦指數四的事情了。那麼對我來說，我的意志力就提高了。

很多 YouTube 影片都會說你要養成成功人士的習慣，要早起，每天 5:30 起床、運動、工作十二小時。很多人會信以為真，包括以前的我。我也嘗試過早起，嘗試了一天而已吧，那些成功人士能做到，是因為他們已經經過了長時間的練習，無論是他們的心智能量上限，又或者是承受痛苦的能力，都在他們長年累月的工作中慢慢鍛鍊起來。

而直接要你仿效他們的時間表來做事，就好像叫一個健身菜鳥，去舉一個 20 公斤的啞鈴一樣，馬上就會承受不住造成反效果。

所以我會推薦你，先規劃個適合自己的時間表，一開始先不要安排太多困難的事情，隨著你慢慢建立起你的工作流程、養成習慣，鍛鍊了你的意志力，那麼你就可以慢慢加重你的負擔，就像健身中的漸進負荷法則一樣。

最後，還有最重要的一點重要的要跟大家說，那就是保持良好的睡眠、規律的飲食與運動，是讓我們可以保持高強度工作的核心要素。假如你真的累了，就去睡覺吧，睡醒了，相信你一定會有更多的能量去完成那些困難的事情。

以上是我在自由工作一年中，透過閱讀與親身經歷，總結出的經驗，希望對你有幫助。

在下一篇文章，我將會跟大家說明我是如何從完全沒有規劃，到慢慢建立自己的生活系統的。

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