敏捷管理是什麼？一文搞懂敏捷式管理方法，高效管理專案！ — ProjectManager

在今日快速變化的商業和社會環境中，專案管理的模式也需要與時俱進，採用敏捷管理以面對日益複雜和不確定的挑戰。尤其在新冠疫情期間，敏捷式專案管理以其靈活和強適應性的特點，已經在許多組織中得到了廣泛應用。

從產品開發到市場推廣，無論是新創公司還是大型企業，都能從敏捷專案管理中獲得提升工作效率，將業務價值最大化。那麼，敏捷專案管理到底是什麼？又是如何幫助我們更高效地管理專案呢？

接下來，我們將帶你一起深入了解敏捷專案管理的要點精髓，並探討我們如何在實際運作中通過敏捷專案管理創造更大價值，通過利用專業敏捷管理軟體平台進一步提升能力！

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敏捷管理是什麼？

敏捷式管理的定義

敏捷管理（Agile Management）是一種靈活且具有互動性的 專案管理 方法，用於在環境不確定且變化快速的情況下，管理和實施專案。

其核心是以人為中心，並且強調小團隊的協作和營造高反應性的環境，主要特點在於適應性、靈活性和客戶價值的實現。

敏捷式管理主要由這些關鍵元素組成：

• 迭代和增量開發：專案被分成數個小的、可管理的部分（或稱為「迭代」），並在每個迭代中進行設計、開發和測試。每個迭代都會產生一個可運行的產品增量。
• 客戶參與：客戶在專案的始終都積極參與，他們不只是在專案開始時提供需求，在整個過程中都會提供反饋和建議。
• 變更的接受：敏捷專案管理接受需求可能會在專案過程中變更，並且有機制來適應這些變更。
• 自我組織團隊：團隊成員有權決定如何最好地完成他們的工作，並且會自我調整來適應專案的需求。

敏捷專案管理的一些常見方法包括Scrum、Kanban、Lean、Extreme Programming (XP)等等。

敏捷專案管理 VS 傳統專案管理

敏捷專案管理是在傳統專案管理的基礎上，根據實際操作環境變化而生成的，和傳統方法有一些不同之處：

這個表格只提供了兩者總體的比較，具體實施時，敏捷和傳統的專案管理方法可能會根據具體狀況有所不同，甚至在某些情況下，兩者可能會結合使用。

【優勢】敏捷管理解決了哪些問題？

前幾年新冠疫情對全球的工作方式與專案管理都造成了深遠影響。在此背景下，敏捷專案管理顯示出其強大的適應性和靈活性，透過其多樣且迭代的方式，解決了許多傳統專案管理方法在面對變動快速或需求不確定的專案上所遇到的問題：

需求變動與適應

在長期和複雜的專案中，需求可能會隨著時間和環境變化而變動。敏捷式管理透過接受並適應變更，讓專案能更好地應對這種情況。

新冠疫情導致許多行業的需求變動劇烈，傳統的專案管理方法可能難以應對。採用敏捷專案管理接受並適應變更的理念，能夠讓許多專案能夠在變化中找到新的方向。

例如，某軟體開發公司在疫情爆發時，原本的專案目標是為餐廳開發點餐系統，但是疫情導致許多餐廳暫時關閉，他們迅速地將專案方向改為開發外送系統，成功地適應了市場變化。

遠端工作與團隊協作

敏捷專案管理強調自我組織和團隊協作，這可以提高團隊成員的參與度和滿意度。疫情帶來的社交距離政策讓許多團隊需要遠端工作，令傳統專案管理方式突然面對著多種挑戰。

而敏捷專案管理鼓勵的自我組織和協作的團隊理念則可以遠端工作更為順利。

例如，在疫情期間，全球性的科技公司通過採用敏捷管理方法，不僅成功地將所有的工作轉為遠程進行，而且還節約資源，進一步提高了生產力。

提高客戶滿意度

在敏捷專案管理中，專案成果的交付是迭代的。敏捷管理強調與客戶的密切合作，並且透過頻繁和提前的早期產品交付來收集反饋，這可以提高客戶滿意度並確保產品符合客戶的期望。

新冠疫情期間，健康科技公司開始開發一款新的遠程健康監測應用程序。他們使用敏捷專案管理，每兩周交付一個新的功能，並且定期徵求客戶的評價反饋。

這種透明且迭代的交付過程令客戶能夠直接參與到產品的開發中，並且看到他們的反饋如何被實現，從而大大提高了客戶的滿意度。

快速反應與風險管理

新冠疫情的快速傳播和不確定性對許多專案帶來了巨大的風險。

敏捷專案管理透過頻繁的迭代交付與反饋機制，令許多專案可以早期發現問題，能夠快速應對變化並降低由於專案失敗或偏離目標所造成的風險。

例如，醫療設備製造公司在疫情爆發初期，採用敏捷專案管理的方式，迅速將生產線轉為生產呼吸機，並且在每個迭代中都獲得醫院的使用反饋，不斷更新產品功能，使其能夠更好地滿足社會需求，降低疫情帶來的成本風險。

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專案預測

由於每個迭代都有明確的目標和時間框架，敏捷專案管理可以通過短週期的迭代和反饋循環，提供更好的進度和成本預測，讓專案團隊能夠更快地學習並適應變化。

這種持續學習和改進的過程使專案團隊能夠更準確地預測專案的進度和結果。

新冠疫情期間，教育科技公司需要快速轉換為在線學習平台。他們使用敏捷專案管理，在每個迭代結束時審查進度並調整計劃，從而有效地管理專案範疇，並確保在疫情的變化和挑戰中按時交付在線學習平台建設的任務成果。

確保產品質量

敏捷專案管理強調測試驅動開發和持續集成，這種方法使專案團隊能夠在開發過程中早期發現和修復錯誤，從而提高產品的質量。

在新冠疫情期間，醫療設備公司為醫院開發新的呼吸機，通過敏捷專案管理，專注於測試驅動開發，並在每個迭代的結束時進行集成和測試，確保產品的質量並及早找出問題。這種方法使他們能夠在開發過程中持續改進產品質量，並在疫情的壓力之下交付可靠的呼吸機產品。

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敏捷專案管理在疫情這種快速變化和高度不確定性的情境下，能夠提供有效的解決方案。

不過，雖然敏捷專案管理有許多優勢，但並不是所有的專案或組織都適合適用敏捷方法。在實施敏捷專案管理時還需要考慮其他因素，例如組織文化、團隊結構、專案性質等。

敏捷專案管理的四大要點

敏捷專案管理的四大要點源自 《敏捷軟體開發宣言》 。這些要點是敏捷專案管理的核心價值觀：

個體和互動重於＞流程和工具

這意味著成功的軟體開發更依賴於具有技能和經驗的個人以及他們之間的有效互動，而不是依賴特定的流程或工具。不是說流程和工具不重要，而是說他們不應該妨礙團隊成員之間的有效溝通和協作。

在開發新網站的專案中，團隊可能會選擇使用某種特定的專案管理工具和開發流程。但如果這些工具和流程過於複雜，或者不適應團隊的需求，那麼它們可能會變得反而阻礙專案的進行。

例如，如果專案管理工具要求團隊花費大量時間進行更新和記錄，則可能會減少他們實際寫代碼和開發產品的時間。在這種情況下，敏捷的做法可能是修改或簡化該流程，或者尋找更適合團隊需求的工具。

可用的軟體重於＞詳盡的文件

這意味著敏捷專案管理應該更注重創建高品質、可運行的軟體，而不是花費大量時間編寫和維護詳細的文件。這並不是說文件不重要，而是說我們應該專注於創建實際有價值的產品。

在開發一款新軟體應用的專案中，團隊可能會被要求創建大量的設計和需求文件。但是，如果團隊花了太多時間在文件上，而沒有足夠的時間來實際開發軟體，那麼這可能會導致專案延遲，或者最終產品並不能滿足用戶的需求。

在這種情況下，敏捷的做法可能是先開發出一個最小可行產品（MVP），然後根據用戶反饋和實際需求來進行迭代和改進。

客戶合作重於＞合約談判

這強調與客戶建立持續的合作關係，而不是單單依賴合約或其他形式的協議。敏捷專案管理觀念認為，只有通過與客戶的密切合作，才能真正理解他們的需求並創建出滿足這些需求的產品。

在定制軟體開發的專案中，客戶可能會提供一個非常具體和詳細的需求列表。但是，如果團隊僅僅按照這些需求來開發，而不與客戶進行持續的溝通和合作，那麼他們可能會開發出一個技術上符合需求，但實際上並不滿足客戶期望的產品。

在這種情況下，敏捷的做法可能是設定定期的檢查點，與客戶共享進展，並且根據其反饋來調整方向。

回應變化重於＞遵循計劃

這意味著我們應該歡迎並適應變化，而不是僵化地堅持我們的計劃。這並不是說計劃不重要，而是說在面對變化時，我們應該有能力和靈活性去調整我們的計劃。

比如，在長期的軟體開發專案中，初始的計劃可能會包含一個詳細的開發路線圖和時間表。但隨著時間的推移，市場條件、技術或客戶需求可能會發生變化。

如果團隊僵化地遵循原來的計劃，並不願意做出調整，那麼他們可能會開發出一個並不適應當前環境的產品。

在這種情況下，敏捷專案管理的做法可能是定期回顧和調整計劃，以確保產品始終保持與市場和用戶需求的一致。

這四個價值觀強調的是專案管理的人性化、實效性、合作和適應性，這也是敏捷專案管理能夠更好地解決專案問題、提高客戶滿意度和產品質量以及改善專案預測的原因，這些價值觀帶領團隊在專案進行中保持靈活性，並專注於創造真正的價值，而不僅僅是完成任務。

敏捷專案管理的實踐方法

敏捷專案管理有多種實踐方法，每種方法都有其特定的原則和實踐，讓我們進一步來探討：

Scrum：透過迭代和增量達成目標

Scrum 是常用的敏捷框架，它將專案分解成多個短期的 “Sprint”（通常為 2–4 週）。每一個 Sprint 在開始時會有一個規劃會議，確定本 Sprint 的目標和任務清單，並在結束時有一個回顧會議，檢討本 Sprint 的成果和過程。

每天還會有一個短時間的 Scrum 會議，讓團隊成員分享他們的工作進度和遇到的問題。

Kanban 看板：可視化流程，限制工作量，提升效率

Kanban 是一種可視化的專案管理方法，常常使用一個 Kanban 看板來展示工作流程和任務狀態。每一個任務都是一個卡片，會隨著其在工作流程中的進展而移動。

Kanban 強調限制工作和成果（即同時進行的任務數量），以減少資源浪費，並提高效率。

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Extreme Programming (XP)：強調工程實踐和團隊協作

XP 是一種專注於軟體工程實踐和團隊協作的敏捷方法，包括一套具體的工程實踐，如測試驅動開發（TDD）、持續整合（CI）、重構和集體代碼所有權等。XP 還強調客戶的持續參與和團隊的持續改進。

Lean Software Development：去除浪費，透視價值流，創新快速反應

Lean 軟體開發源自豐田的精實生產系統，主要強調去除浪費、增加價值、創新快速反應等原則。它的七大原則包括：消除浪費、增強學習、決策延遲到最後一刻、快速交付、賦權團隊、構建完整體系、看到全局並優化全局。

這些敏捷實踐方法都有其獨特的觀點和實踐，但它們都共享敏捷的核心價值和原則，並且都強調持續改進、客戶參與、可適應變化和創造價值。在實際的專案中，常常會根據具體的環境和需求，選擇或組合這些方法來進行敏捷實踐。

高效敏捷專案管理軟體平台推薦

敏捷專案管理軟體平台的選擇應基於你的特定需求、專案類型、團隊規模，以及你希望得到的功能：

ClickUp

ClickUp 是全面的專案管理工具，提供了多種功能，包括任務管理、時間追蹤、文件共享、 Gantt 甘特圖 等。它支援 Scrum、Kanban 和混合敏捷管理方法，並且你可以自定義工作流程和任務狀態。

ClickUp 還有 強大的報告和分析功能 ，可以幫助你追蹤專案的進度和效率，從而使你得以在需要的時候做出調整，其獨特的客戶化選項也讓你可以根據專案的需求來調整工作流程和狀態。

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Monday.com

Monday.com 是一個靈活的專案管理平台，讓你以視覺化的方式展示專案工作流程，其強大之處在於其 靈活且視覺化的敏捷專案管理功能 。

你可以選擇不同的視圖，如 列表視圖、 看板視圖 、時間線視圖等，通過最佳方式展示你的工作流程。

此外，monday.com 提供了許多 自動化和整合選項 ，以及優秀的報告功能，讓你可以輕鬆地同步團隊的工作和追蹤專案的進度。

Notion

Notion 作為全能的專案管理工具/工作空間，結合了筆記、知識庫、任務管理和專案管理等多樣化功能。你可以用它來創建任務清單、看板、 wiki 頁面 等，並且可以自定義你的工作空間和流程。

Notion 的靈活性和簡單性使它成為理想的敏捷專案管理選擇，特別適用於小型團隊和個人用戶，你可以通過 Notion的敏捷專案管理模板 直接開始自己的工作任務。

Jira

Jira 是一個為軟體開發團隊設計的專案管理工具，提供了一套完整的敏捷工具集，包括敏捷報告、自定義看板和靈活的工作流程，支援 Scrum 和 Kanban，並提供了專為軟體開發設計的功能，如問題追蹤、版本管理、持續整合等。

Jira 的報告和分析功能也非常強大，可以幫助你瞭解專案的狀態和性能，還能夠與 Atlassian 的其他工具（如 Confluence 和 Bitbucket）進行整合，以實現更流暢的工作流程。

注：Jira 的中文界面目前僅提供簡體中文。

選擇哪種平台取決於你的特定需求。例如，如果你的團隊正在進行軟體開發工作，那麼 Jira 可能是你的首選。如果你需要一個全能的工作空間，Notion 可能是一個好選擇。而如果你需要強大的客製化和自動化功能，那麼你可能會選擇 ClickUp 或 monday.com。

無論哪種情況，你都應該選擇一個能夠滿足你的專案需求，並且能夠提高你的團隊效率的平台。

【流程】如何實施敏捷專案管理

敏捷專案管理作為一種靈活的、以價值為導向的方法，強調持續改進、客戶滿意度和團隊合作，有一定的基本實施流程：

起始：專案規劃與需求分析

1. 了解專案範疇：首先需要確定專案的目的、目標和範疇。這包括了解專案的商業價值、所需的資源，以及相關的風險和限制。
2. 收集需求：透過與利益相關者的討論來收集需求。這些需求應該以用戶故事的形式記錄下來，每個用戶故事都應該包含一個用戶角色、一個動作和一個結果。
3. 創建產品待辦事項清單 (Product Backlog)：根據收集到的需求，創建一個產品待辦事項清單。這個清單應該包含所有需要在專案中完成的工作項目，並且按照優先級排序。

執行：迭代開發與短週期釋出

1. 規劃迭代 (Sprint Planning)：選擇待辦事項清單中的項目進行開發。這個選擇應該基於項目的優先級，以及團隊在一個迭代（通常是一到四週）內能夠完成的工作量。
2. 執行迭代 (Sprint Execution)：團隊開始執行選擇的工作項目。在這個過程中，團隊應該每天進行一次短暫的會議（稱為 “每日站會” 或 “每日 Scrum”），以便討論進度和潛在的問題。
3. 迭代審查與釋出 (Sprint Review & Release)：在迭代結束時，團隊應該審查他們的工作並展示他們的成果。如果成果達到了預定的標準，則可以釋出給客戶。

監控與調整：透過日常會議確保專案進度與問題追蹤

透過每日站會、迭代審查以及其他會議來監控專案的進度和品質。如果出現問題或者專案偏離了預定的路徑，則需要立即調整計劃。

結束：專案回顧與總結

1. 迭代回顧 (Sprint Retrospective)：在每個迭代結束後，團隊應該進行一次回顧會議，以討論哪些事情做得好，哪些事情需要改進。這是一個重要的機會，讓團隊能從錯誤中學習，並找到改進工作流程的方法。
2. 專案回顧與結束：在專案結束時，應該進行一次專案回顧，以總結和評估專案的整體表現和結果。這包括了總結在專案期間學習到的經驗，評估專案目標是否已經達成，以及檢視如何應用這些學習到的經驗於未來的專案。這也是一個與所有利益相關者共享專案成果和經驗的好時機。

藉由這種方式，敏捷專案管理不僅提供了一種快速適應變化的方法，也讓團隊能夠在整個過程中學習和改進，最終提高工作效率和產品品質。

敏捷專案管理的應用場景/適用對象

敏捷專案管理的應用場景和適用對象主要包括以下幾種：

軟體開發

敏捷專案管理最初是在軟體開發中提出的。在這種環境中，需求經常會變動，並且需要快速交付。敏捷方法，如 Scrum 或 Extreme Programming (XP)，可以幫助團隊快速適應變化並持續改進。由於軟體開發經常需要面對需求變動、技術變革等多種不確定因素，敏捷專案管理提供了一種靈活應對的方式。

例如，使用敏捷管理的開發團隊可以透過短週期的迭代開發、頻繁的客戶反饋和持續的自我改進，來確保軟體產品能夠最大程度地滿足客戶的需求。

新產品開發

在新產品開發的過程中，往往需要快速應對市場變化、競爭壓力和技術創新。敏捷專案管理可以幫助產品團隊透過迭代開發和早期驗證的方式，來減少產品失敗的風險並加速產品上市。

例如，一家硬體創新公司可能透過敏捷專案管理，來進行快速的產品原型設計和測試，並根據市場反饋來不斷調整產品設計。

行銷專案

在快速變化的行銷環境中，敏捷專案管理可以幫助行銷團隊快速實驗和調整策略，以達到最佳的行銷效果。

例如，一家電商公司的數位行銷團隊可能透過敏捷專案管理，來進行多種行銷活動的規劃和執行，並在每次活動後進行數據分析和學習，以不斷優化行銷策略。

研發專案

在科研或產品研發的專案中，研究方向和方法可能需要根據新的研究發現和技術進展來調整。敏捷專案管理可以幫助研發團隊在研究過程中快速學習和改進，並確保研究成果能夠有效地轉化為產品或應用。

例如，一個生物科技公司的研發團隊可能透過敏捷專案管理，來進行新藥的開發和臨床試驗，並在每個階段根據實驗結果和反饋來調整研究計劃。

遠端工作

在遠端工作的環境中，敏捷專案管理可以提供有效的工作流程和團隊協作機制，以提高工作效率和團隊協同。

例如，一家分散在全球的遠端團隊可能透過敏捷專案管理，來進行跨時區的協作和專案管理，並透過定期的視訊會議和即時通訊工具來保持頻率。

總結來說，敏捷專案管理可以幫助專案團隊更有效地應對不確定性和變化，並以一種更靈活和客戶導向的方式

敏捷專案管理的常見問題（FAQs）

什麼是敏捷專案管理？

敏捷方法與傳統的瀑布模型有何不同？

哪些情況下應該使用敏捷方法？

Scrum和Kanban是什麼，它們與敏捷有何關係？

如何衡量敏捷專案的成功？

在敏捷專案中如何管理變更？

敏捷專案管理對團隊有何要求？

敏捷專案管理有何挑戰？

所有的專案都適合使用敏捷方法嗎？

敏捷方法與DevOps有何關係？