SOW 工作說明書定義？和工作範疇的差別？附工作說明書範例！ — ProjectManager
我們在進行專案管理工作的時候，SOW 工作說明書（Statement of Work）是非常關鍵的準備工作。這份文件詳細列出了專案項目的各項具體要求，例如工作範疇、任務時間表、專案交付物質量標準以及付款條款等等。
不過，SOW 工作說明與另一個常見專案管理詞彙：「工作範疇」在許多情況下很容易混淆。這兩者都涵蓋了專案項目的目標和要求，但實際上，他們的用途和內容有著重要區別。接下來，讓我們一起詳細分析SOW 的意思和它與工作範疇的不同之處，共同學習SOW 實際範例，更好地撰寫工作說明書！
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工作說明書SOW 意思？SOW（Statement of Work，工作說明書）定義
SOW 是 “Statement of Work” 的縮寫，中文通常被翻譯為「工作說明書」，是一份在商業和政府環境中常見的官方文件，用來詳細說明特定的工作任務或專案所有項目需求和細節。
SOW 是承包商與客戶間合同的關鍵部分，因為它確定了雙方的期望和責任，並可以用來衡量工作的完成情況。因此，撰寫一份清晰、具體和全面的 SOW 對於推動項目的成功至關重要。
工作說明書有哪些元素？應包含哪些部分？
一份完整的工作說明書（Statement of Work，簡稱SOW）包含這幾個關鍵元素：
- 導言：這部分提供了項目的背景信息，例如項目的目的、目標，以及項目的基本情況。導言部分也可能包括對相關方的介紹。
- 範疇說明：範疇說明部分詳細描述了項目的工作範疇，可能有特定的任務或活動，以及項目的主要階段或里程碑。
- 交付項目：這部分列出了項目的具體交付物，例如：服務、產品或其他項目產出。每項交付物應詳細描述，包括其規格、數量，以及交付日期。
- 時間表：時間表部分詳細列出了項目的主要階段和里程碑的預定日期，也包括對於項目延遲的處理方式。
- 專案管理：這部分描述了專案管理的具體細節，例如：任務分配、溝通計劃、風險管理計劃等。
- 付款條款和條件：這部分應詳細說明項目的價格，以及付款的時間和方式。
- 品質要求：這裡定義了對項目結果的品質和性能的具體要求，例如：特定的標準或測試過程。
- 其他條款和條件：這部分包含了保密協議、知識產權條款、法律和監管要求等其他相關條款。
每一份SOW都應該是根據特定的項目需求來定制的，這意味著不同的SOW之間可能會有所差異。但是，這八個元素被認為是大部分SOW的基本組成部分。
為什麼要製定工作說明書？SOW主要功能/作用
工作說明書（SOW，Statement of Work）是一份正式文件，它訂定並說明了特定的工作任務或項目的所有需求和細節。SOW的主要作用和功能相當重要，具體包括這幾個方面：
明確定義範疇
SOW明確且全面地定義了專案項目或服務的範疇。它列出了將要完成的具體任務、活動和預期結果，以及所需要的資源和時間。這讓所有參與者都能了解和同意項目的範疇，從而避免了因為不清楚範疇或誤解範疇而引起的問題。
設定期望和基準
SOW 揭示了專案項目的主要目標和交付物，並為達成這些目標設定了明確的基準和標準。這有助於管理所有相關方的期望，並提供了一個用來衡量項目成功與否的客觀基準。
規劃專案專案管理
SOW 為專案項目提供了一個具體框架，對項目的管理和監控起到了指導作用。它訂定了明確的任務、活動、時間表和責任分配，並可能包括風險管理、問題解決等方案，從而幫助項目順利、有效地進行。
確定價格和付款條款
SOW 通常會包含明確的價格和付款條款，例如付款方式、時間和條件等。這有助於確保雙方在金錢問題上的理解和同意，防止因為不清楚或誤解付款條款而引發的糾紛。
提供法律保障
作為合同的一部分，SOW 在法律上對雙方都有約束力。如果一方未能遵守 SOW 中的條款，另一方可以依據合同尋求法律賠償。這也是一種保護雙方權益，確保項目按照計劃進行的機制。
總的來說，製定SOW是為了推動專案項目成功完成，讓團隊人員進行清晰溝通，並保護各方的權益，用於規劃、執行和管理項目或服務，並可防止任務過程中的混淆、糾紛和遺漏等情況。
工作說明 VS 工作範疇
工作說明書（Statement of Work, SOW）和工作範疇（Scope of Work）都是用於描述項目或合同內的工作細節的重要工具，但它們之間存在一些重要差異：
定義
SOW 是一份正式的文件，它明確地定義了將要完成的工作，包括具體的任務、時間表、交付物、質量標準、付款條款等。SOW 通常是合同的一部分，具有法律約束力。
工作範疇是對項目或任務的明確定義，描述了將要完成的具體工作，通常包括項目的主要任務、交付物、時間表等，但不一定有價格和付款條款。
主要功能
SOW 用於確定和管理項目的所有細節，例如工作範疇、時間表、質量標準、付款條款等，提供了一個全面的框架，用於規劃、執行和管理項目或服務。
工作範疇主要用於定義項目的工作範疇，包括將要完成的任務、交付物、時間表等，提供了一個基本的框架，用於規劃和管理項目的工作範疇。
法律約束力
由於 SOW 通常是合同的一部分，因此它具有法律約束力。如果一方未能遵守 SOW 中的條款，另一方可以依據合同尋求法律賠償。
工作範疇通常不具備法律約束力，除非它被明確地寫入到合同中。工作範疇的主要用於還是專案管理的工具之一，而不是法律文件。
與其他專案管理工具的關係
SOW 是全面的工具，包含了工作範疇，也可能包括其他專案管理工具，如時間表、風險管理計劃等。
工作範疇是專案管理的一部分，它描述了項目的工作範疇，但並沒有其他專案管理的細節。
總的來說，SOW 和工作範疇都是描述項目或任務的重要工具，但它們有不同的焦點和用途。SOW 更全面，涵蓋了項目的所有細節，而工作範疇主要專注於項目的工作範疇。不過，這兩者並不互斥，實際上，工作範疇通常被包含在 SOW 中，作為其一部分。
如何撰寫工作說明書？（高效工具）
在撰寫工作說明書（SOP）時，你可以通過像 Monday.com、 ClickUp或 Notion這些 專業專案管理工具 來更加高效地推進流程：
1. 確定目標和範疇
你的工作說明書的目標可能是為了指導新員工、提高流程效率，或保證工作質量的一致性。確定範疇，例如該工作說明書將涵蓋哪些任務或流程，將有助於確保SOW涵蓋所有需要的專案項目信息。
2. 收集需要的信息
確保你已經蒐集了所有的程序、政策、規定和其他可能影響流程的信息，可能包括工作任務的執行方式，需要的工具或資源，以及任何相關的標準或規定。
3. 定義步驟
為每個流程創建一份明確的步驟列表。這應該是詳細的指示，可以讓沒有經驗的人能夠執行該任務。
接下來，我們來看看如何通過專案管理工具來創建工作說明書：
Monday.com
你可以通過 Monday.com 的「Boards」儀表板功能來創建每個步驟的列表。每個步驟分配對應的任務，並且可以添加詳細的說明，以及任何必要的子任務。你也可以通過其 「Automations」功能來自動化某些步驟 ，例如當某項任務完成時，自動將下一任務分配給某人。此外，你可以將必要的文件和其他資源直接附加到每個任務，讓所有的信息都可以輕鬆存取。
ClickUp
在 ClickUp中，你可以通過任務「Tasks」和子任務「Subtasks」來組織每個步驟。每個任務都可以包含詳細的說明，並使用檢查清單「Checklists」來創建子步驟。你也可以通過 「Docs」文件功能 來創建一份工作說明書，並將其共享給你的團隊。此外，你還可以通過自訂功能「Custom Fields」來添加更多的詳細信息，例如所需時間，必要的工具，或其他任何相關信息等。
Notion
在 Notion中，你可以使用「Pages」來創建每個步驟，並通過「Blocks」區塊功能來添加詳細的說明內容、圖像、視頻，或其他任何需要的資源。你也可以直接通過 「Templates」模板功能 來快速創建和格式化你的工作說明書，並使用「Databases」數據庫來組織和存取所有的信息。此外，你也可以通過「Collaborative Editing」協作編輯功能來與你的團隊一起創建和編輯工作說明書。
4. 審查和更新
制定詳細的定期審查和更新工作說明書計劃，以確保其內容始終是最新、最有效的，例如定期的審查會議，或者當流程變更時的即時更新。
這些步驟和工具可以協助你創建一份高效、詳細的工作說明書，讓你和團隊能夠清楚理解他們的工作任務和流程。
專案管理SOW撰寫應考慮的要素
SOW（工作範疇說明書，Statement of Work）是一份描述項目特定工作要求和將執行的活動的官方文檔。我們在撰寫專案管理SOW時需要考慮的主要要素有：
- 項目範疇：清晰地描述項目的範疇，例如：將要完成的具體工作、項目的目標、交付物和結果。這部分應詳細到足以讓所有相關方都可以明白項目的工作內容。
- 任務和活動：列出將要完成的所有任務和活動，並提供足夠的細節，如步驟、時間線和負責人。
- 交付物：清楚地定義和描述項目的所有交付物，例如每個交付物的特性、功能、尺寸等。
- 時間線和節點：提供詳細的項目時間線，包括每項任務、活動和交付物的開始和結束日期。
- 項目標標：明確定義項目的目標和目標，並確保這些目標可衡量、實現、相關、現實和時間限制。
- 資源：列出項目需要的所有資源，例如：人員、設備、軟件、硬件等。
- 專案管理：描述項目的管理和監控機制，例如風險管理、質量控制和問題解決策略。
- 付款條款和條件：明確說明與項目相關的所有費用、付款條款和條件。
- 變更控制過程：描述項目變更請求將如何提出、審核和實施。
- 接受標準與程序：列出如何確認交付物或服務達到了合約的要求。
每個SOW都會根據項目的特定需求有所不同，但一般的SOW都應該包含這些基本要素。在撰寫SOW時，你應該與所有的項目持分人（包括客戶、項目團隊成員和任何外部承包商）進行溝通，以讓所有人都了解並同意SOW的內容。
延伸閱讀 ➡️ 【專案是什麼？】接專案後怎麼做？簡單5步學會專案管理！
SOW 工作說明書模板範例下載
表格形式可以讓信息更加結構化，易於理解和追蹤。
這只是一個基本的模板，你可以根據自己和團隊的特定需求進行調整。例如，你可能需要增加更多行來描述更多的工作要求或交付物。
關於sow 工作說明書的常見問題（FAQs）
什麼是 SOW (Statement of Work)？
SOW 通常包含什麼？
SOW 有哪些類型？
如何撰寫有效的 SOW？
SOW 與工作範疇（Scope of Work）有何區別？
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