投標的故事(121) #低級錯誤

閱讀時間約 5 分鐘

服務建議書的格式和排版瑕疵,

在評審委員觀點或許不是重大缺失,

但在非專業人士的觀感上,

卻容易變成嚴重的放大缺失

 

服務建議書雖然不是正式報告或出版品,

仍需接受評審委員審視,

除了盡量避免低級錯誤外,

在排版上,也應追求整齊及美觀

 

為何會有低級錯誤及排版缺陷?

 

實際上,在準備服務建議書中,

除了一小部分人是真的粗心大意、不知道如何做,或者不認為文字排版是值得重視的問題。

 

更多的情況是,撰寫人員或時間不足,

而服務建議書提交時間短又急,

常缺少校對和修改的時間,

才導致出現低級錯誤及排版缺陷

 

更殘酷現實的是,

第一種:連基礎文字排版問題都不重視的人,

在技術上往往也不會有什麼表現,

如果服務建議書表格式混亂、語句不通順,

那你別指望它能有好的提案和專業分析,

甚至有些內容都搞錯了。

 

第二種:如果不靠三級品管的制度來糾正錯誤,便是要靠備標會議中多加提醒大家應注意地方,在提交成果前,硬擠出點時間來校稿、調整版式,才能減少或杜絕低級錯誤。

否則,只有等著在評選會議中被委員以小事變大事的批評意見來教訓,這是有前車之鑑的:貴公司連字都打錯、格式排版雜亂等低級錯誤,怎麼會有能力來執行?

 

 

要說文章的格式問題的重要性,

真的要謝謝我論文指導教授的震撼教育,

如獅子般吼聲、金剛般重捶、蟒蛇般纏繞等用心用力糾正我的畢業論文格式問題,雖讓我痛苦萬分、生無可戀,也改正我對文章格式的態度

 

我工作多年後在校閱服務建議書中發現,

列舉一些常見的低級錯誤及排版缺陷樣態,

提供想學習撰寫服務建議書之人一些經驗

 

#第一型樣態:沿用他案服務建議書的問題

要說,短時間編撰動則100頁或十萬字的服務建議書,不可能從一個空白文件開始,沿用類似標案的服務建議書,是理所當然的事,也是加快產出效率的必要之方式。

 

在這種不足為外人道的行業潛規則下,服務建議書的產出過程一定要小心謹慎,避免在產出結果中暴露了抄襲其他服務建議書的字眼,否則會落人口實,有抄襲之嫌。

 

以往服務建議書來源無非是自己投過的類似標案,或是其他人投過類似的標案,都沒關係,只要能找到,拿過來用,服務建議書書就算完成了一半。

 

在沿襲他案服務建議書上修改時,每一段都要仔仔細細地看,認認真真地改,遇到標案名稱、人名、地名等極易重複的字句,一定不要只改一處完事,必須要全文搜尋,逐字逐句查詢並替代。

 

這樣就能避免,新北市的標案出現高雄市的字眼,水利署的標案還有交通部的機關。相似的頁首、頁尾、圖表等均需仔細校對,這些地方不一定可以搜尋。

如果是因故改了投標公司,後一家公司一定要把前一家公司的名字全部替換,包括委託書,我就曾見到委託書出現另一公司名稱,第一反應就是抄過頭了。

 

我不會反對沿用其他服務建議書來編撰,你要做的就是 #偉大抄襲就是創造

 

#第二型樣態:是圖的問題,包括繪圖和解析度

繪圖一般由圖片、圖名和圖例構成,對於地理位置和基地範圍示意圖,要有圖例、指北針和比例尺等基本要素,讓圖上資訊準確可讀。

 

例如平面圖上還要顯著標註重要課題的各類問題點,有些還需有整體平面索引圖或局部的放大圖。

 

除現場照片可多張排放外,服務建議書製作的圖,一般需單獨占一個A4版面,其寬度放至與頁寬等同。

 

如資訊過多、線條細、字體小的設計圖紙,還要放大至A3甚至更大頁面,但圖名一定要保持和圖片在同一頁面,避免出現切分頁面的情形,會造成閱讀上的不便,讓委員還得翻頁,才知道你這是什麼圖。

 

圖名一般放在圖片的下面,比內文大一號的字,加粗以便醒目示人。

 

在服務建議書中,編撰者可根據個人喜好設置字體字號,但要全文統一,也建議字體放大至老花眼者可看。

 

圖名中的圖序編號也要注意,可以全書連續編號,不分章次,比如服務建議書中圖比較少時,直接圖1到圖N;也可以按章節分別編號,如圖6-3,即表示第六章的第3張圖,如果服務建議書中圖比較多,也可以細化到節,如圖6.1-2,以免修改時因增減圖片而大範圍調整圖序。但不應再細,且盡量全書統一,不可出現雜亂無章、各自為政的編號方式

 

#第三型樣態:是表格問題

服務建議書中的表格一般包括表頭、表格和內容等幾部分,與圖名設置在圖片下方不同,表頭一般設置在表格的上方,且要與表格在同一頁,不可身首異處。

 

服務建議書中常見表格的尺寸的大小,要受頁面規格的限制,一般不能超出頁面的範圍,且盡量全文一致,即所有表格的外框線,在標示同一位置。

 

全文的表格行寬和列寬,要保持統一,行數較少的表格,盡量不要跨頁,可通過調整前後內文的順序來排版。如果表格行數超過一頁,或怎麼調整都要跨頁,那要設置表頭在各頁加以重複出現,以免到後面不知道某一列是什麼內容,表格不應出現空格,無內容則用一字符號填寫。

 

當然,對於特別大而複雜的表格,要設置分頁符號,使其單獨存在,以免因調整而影響其它文字內容的排版,建議全文統一用外框線,線條的樣式、粗細統一即可。

  

最後,服務建議書各章節由不同成員編撰,圖號表號設置會有不一致,甚至章節序號的編排方式也有所差異,未能統一調整,閱讀起來不順暢。

 

我都會安排專人檢查排版,以杜絕低級錯誤,通常也要求編撰人員嚴格要求自我QA/QC,加強檢查避免犯低級錯誤。

 

服務建議書文章的版式就像是一個人的門面,要整齊、清爽,就像參加一場盛會著裝打扮一番,以表示對別人的尊重,再次提醒服務建議書送出去前,一定要認真檢查格式和排版問題。

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ESG是個熱搜關鍵字,更是與永續發展為同義詞,是一個持續幾十年,你會一直需要的一個能力。 永續發展還是一次輸贏,這是每個工作者,每個組織永遠的問題。你可能是公司CEO,或者在公司裡上班族,或者至少你要和客戶做生意,ESG價值決策對你一定會有影響。
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