投標的故事(121) #低級錯誤

閱讀時間約 5 分鐘

服務建議書的格式和排版瑕疵,

在評審委員觀點或許不是重大缺失,

但在非專業人士的觀感上,

卻容易變成嚴重的放大缺失

 

服務建議書雖然不是正式報告或出版品,

仍需接受評審委員審視,

除了盡量避免低級錯誤外,

在排版上,也應追求整齊及美觀

 

為何會有低級錯誤及排版缺陷?

 

實際上,在準備服務建議書中,

除了一小部分人是真的粗心大意、不知道如何做,或者不認為文字排版是值得重視的問題。

 

更多的情況是,撰寫人員或時間不足,

而服務建議書提交時間短又急,

常缺少校對和修改的時間,

才導致出現低級錯誤及排版缺陷

 

更殘酷現實的是,

第一種:連基礎文字排版問題都不重視的人,

在技術上往往也不會有什麼表現,

如果服務建議書表格式混亂、語句不通順,

那你別指望它能有好的提案和專業分析,

甚至有些內容都搞錯了。

 

第二種:如果不靠三級品管的制度來糾正錯誤,便是要靠備標會議中多加提醒大家應注意地方,在提交成果前,硬擠出點時間來校稿、調整版式,才能減少或杜絕低級錯誤。

否則,只有等著在評選會議中被委員以小事變大事的批評意見來教訓,這是有前車之鑑的:貴公司連字都打錯、格式排版雜亂等低級錯誤,怎麼會有能力來執行?

 

 

要說文章的格式問題的重要性,

真的要謝謝我論文指導教授的震撼教育,

如獅子般吼聲、金剛般重捶、蟒蛇般纏繞等用心用力糾正我的畢業論文格式問題,雖讓我痛苦萬分、生無可戀,也改正我對文章格式的態度

 

我工作多年後在校閱服務建議書中發現,

列舉一些常見的低級錯誤及排版缺陷樣態,

提供想學習撰寫服務建議書之人一些經驗

 

#第一型樣態:沿用他案服務建議書的問題

要說,短時間編撰動則100頁或十萬字的服務建議書,不可能從一個空白文件開始,沿用類似標案的服務建議書,是理所當然的事,也是加快產出效率的必要之方式。

 

在這種不足為外人道的行業潛規則下,服務建議書的產出過程一定要小心謹慎,避免在產出結果中暴露了抄襲其他服務建議書的字眼,否則會落人口實,有抄襲之嫌。

 

以往服務建議書來源無非是自己投過的類似標案,或是其他人投過類似的標案,都沒關係,只要能找到,拿過來用,服務建議書書就算完成了一半。

 

在沿襲他案服務建議書上修改時,每一段都要仔仔細細地看,認認真真地改,遇到標案名稱、人名、地名等極易重複的字句,一定不要只改一處完事,必須要全文搜尋,逐字逐句查詢並替代。

 

這樣就能避免,新北市的標案出現高雄市的字眼,水利署的標案還有交通部的機關。相似的頁首、頁尾、圖表等均需仔細校對,這些地方不一定可以搜尋。

如果是因故改了投標公司,後一家公司一定要把前一家公司的名字全部替換,包括委託書,我就曾見到委託書出現另一公司名稱,第一反應就是抄過頭了。

 

我不會反對沿用其他服務建議書來編撰,你要做的就是 #偉大抄襲就是創造

 

#第二型樣態:是圖的問題,包括繪圖和解析度

繪圖一般由圖片、圖名和圖例構成,對於地理位置和基地範圍示意圖,要有圖例、指北針和比例尺等基本要素,讓圖上資訊準確可讀。

 

例如平面圖上還要顯著標註重要課題的各類問題點,有些還需有整體平面索引圖或局部的放大圖。

 

除現場照片可多張排放外,服務建議書製作的圖,一般需單獨占一個A4版面,其寬度放至與頁寬等同。

 

如資訊過多、線條細、字體小的設計圖紙,還要放大至A3甚至更大頁面,但圖名一定要保持和圖片在同一頁面,避免出現切分頁面的情形,會造成閱讀上的不便,讓委員還得翻頁,才知道你這是什麼圖。

 

圖名一般放在圖片的下面,比內文大一號的字,加粗以便醒目示人。

 

在服務建議書中,編撰者可根據個人喜好設置字體字號,但要全文統一,也建議字體放大至老花眼者可看。

 

圖名中的圖序編號也要注意,可以全書連續編號,不分章次,比如服務建議書中圖比較少時,直接圖1到圖N;也可以按章節分別編號,如圖6-3,即表示第六章的第3張圖,如果服務建議書中圖比較多,也可以細化到節,如圖6.1-2,以免修改時因增減圖片而大範圍調整圖序。但不應再細,且盡量全書統一,不可出現雜亂無章、各自為政的編號方式

 

#第三型樣態:是表格問題

服務建議書中的表格一般包括表頭、表格和內容等幾部分,與圖名設置在圖片下方不同,表頭一般設置在表格的上方,且要與表格在同一頁,不可身首異處。

 

服務建議書中常見表格的尺寸的大小,要受頁面規格的限制,一般不能超出頁面的範圍,且盡量全文一致,即所有表格的外框線,在標示同一位置。

 

全文的表格行寬和列寬,要保持統一,行數較少的表格,盡量不要跨頁,可通過調整前後內文的順序來排版。如果表格行數超過一頁,或怎麼調整都要跨頁,那要設置表頭在各頁加以重複出現,以免到後面不知道某一列是什麼內容,表格不應出現空格,無內容則用一字符號填寫。

 

當然,對於特別大而複雜的表格,要設置分頁符號,使其單獨存在,以免因調整而影響其它文字內容的排版,建議全文統一用外框線,線條的樣式、粗細統一即可。

  

最後,服務建議書各章節由不同成員編撰,圖號表號設置會有不一致,甚至章節序號的編排方式也有所差異,未能統一調整,閱讀起來不順暢。

 

我都會安排專人檢查排版,以杜絕低級錯誤,通常也要求編撰人員嚴格要求自我QA/QC,加強檢查避免犯低級錯誤。

 

服務建議書文章的版式就像是一個人的門面,要整齊、清爽,就像參加一場盛會著裝打扮一番,以表示對別人的尊重,再次提醒服務建議書送出去前,一定要認真檢查格式和排版問題。

avatar-img
13會員
226內容數
ESG是個熱搜關鍵字,更是與永續發展為同義詞,是一個持續幾十年,你會一直需要的一個能力。 永續發展還是一次輸贏,這是每個工作者,每個組織永遠的問題。你可能是公司CEO,或者在公司裡上班族,或者至少你要和客戶做生意,ESG價值決策對你一定會有影響。
留言0
查看全部
avatar-img
發表第一個留言支持創作者!
歐文松的沙龍 的其他內容
當投標截稿時限緊迫時,該怎麼辦? 敏捷就很重要,不只拿A,更要衝刺拿A   我於2018研讀Jeff所寫SCRUM(敏捷)一書, 感到相見恨晚,恰逢其時。 把我過去準備投標或執行專案經驗, 在本書已整理出一套更有系統論述, 值得推薦你去學習並應用在工作上, 敏捷強調執行專案要有兩種能
在競標過程總是會遇到客戶砍價, 要求打個9折或8折, 我並不想為了應付可能的砍價, 故意先將報價抬高。   如果我提出合理報價又同意讓客戶砍價, 利潤會薄到幾乎是賠本做生意, 但如果我不願意讓價,後果可能是生意泡湯, 惹毛公司其他合夥人   報價過程就像是幫客戶挑選服務旅程,
這陣子常聽到雇主找不到人來工作, 甚至應客戶的請求幫忙找供應商。   目前看到報導是這樣說的: “由於少子化,畢業生越來越少,企業需求不斷增加,特別是科技產業,又以半導體需求最大。每年台成清交工程相關科系的畢業生全部加起來,尚無法滿足台積電一家人力需求。許多半導體大老擔憂數理人才不足,而傳統
每次在投標過程, 我往往沒立場自行調整公司競爭優勢或條件, 畢竟公司的資產或能力是一個長期發展事實, 不可能一本服務建議書, 就翻天覆地改變一家公司競爭力, 能作文章的空間通常有限   我的責任是以最有說服力的方式呈現這些服務, 為達成目標,我必須學習更頂尖投標技巧   有人問我
世界第一大離岸風電廠沃旭, 不參加第三階段區塊開發首次競標   我們來聽聽沃旭CEO怎麼說: Sometime, No is the only right and responsible answer… 有時,“不”是唯一正確和負責任的答案……   When we say no to
當投標截稿時限緊迫時,該怎麼辦? 敏捷就很重要,不只拿A,更要衝刺拿A   我於2018研讀Jeff所寫SCRUM(敏捷)一書, 感到相見恨晚,恰逢其時。 把我過去準備投標或執行專案經驗, 在本書已整理出一套更有系統論述, 值得推薦你去學習並應用在工作上, 敏捷強調執行專案要有兩種能
在競標過程總是會遇到客戶砍價, 要求打個9折或8折, 我並不想為了應付可能的砍價, 故意先將報價抬高。   如果我提出合理報價又同意讓客戶砍價, 利潤會薄到幾乎是賠本做生意, 但如果我不願意讓價,後果可能是生意泡湯, 惹毛公司其他合夥人   報價過程就像是幫客戶挑選服務旅程,
這陣子常聽到雇主找不到人來工作, 甚至應客戶的請求幫忙找供應商。   目前看到報導是這樣說的: “由於少子化,畢業生越來越少,企業需求不斷增加,特別是科技產業,又以半導體需求最大。每年台成清交工程相關科系的畢業生全部加起來,尚無法滿足台積電一家人力需求。許多半導體大老擔憂數理人才不足,而傳統
每次在投標過程, 我往往沒立場自行調整公司競爭優勢或條件, 畢竟公司的資產或能力是一個長期發展事實, 不可能一本服務建議書, 就翻天覆地改變一家公司競爭力, 能作文章的空間通常有限   我的責任是以最有說服力的方式呈現這些服務, 為達成目標,我必須學習更頂尖投標技巧   有人問我
世界第一大離岸風電廠沃旭, 不參加第三階段區塊開發首次競標   我們來聽聽沃旭CEO怎麼說: Sometime, No is the only right and responsible answer… 有時,“不”是唯一正確和負責任的答案……   When we say no to
你可能也想看
Google News 追蹤
Thumbnail
這個秋,Chill 嗨嗨!穿搭美美去賞楓,裝備款款去露營⋯⋯你的秋天怎麼過?秋日 To Do List 等你分享! 秋季全站徵文,我們準備了五個創作主題,參賽還有機會獲得「火烤兩用鍋」,一起來看看如何參加吧~
Thumbnail
11/20日NVDA即將公布最新一期的財報, 今天Sell Side的分析師, 開始調高目標價, 市場的股價也開始反應, 未來一週NVDA將重新回到美股市場的焦點, 今天我們要分析NVDA Sell Side怎麼看待這次NVDA的財報預測, 以及實際上Buy Side的倉位及操作, 從
Thumbnail
Hi 大家好,我是Ethan😊 相近大家都知道保濕是皮膚保養中最基本,也是最重要的一步。無論是在畫室裡長時間對著畫布,還是在旅途中面對各種氣候變化,保持皮膚的水分平衡對我來說至關重要。保濕化妝水不僅能迅速為皮膚補水,還能提升後續保養品的吸收效率。 曾經,我的保養程序簡單到只包括清潔和隨意上乳液
Thumbnail
在波動的股市中,投資人需要面對何時買入和賣出的問題。KD指標是一種股市分析工具,能夠幫助投資者判斷市場可能的轉折點,提高買賣決策的精確度。本文將介紹KD指標的應用情況以及注意事項,並提出結合其他技術指標的建議。
Thumbnail
《阿甘投資法》這本書封面寫「不看盤、不選股、不挑買點,也能穩穩賺」,真的有穩賺不賠的事嗎? 作者闕又上曾榮獲全美大型基金績效第一名(Youtube有許多影片),「阿甘投資法」顧名思義取自於電影《阿甘正傳》的男主角阿甘,希望同樣能有一種簡單、聚焦且能獲利的投資方式,讓人生能釋放出更多的時間。
Thumbnail
每年最好的投資標的。你走在學習的路上了嗎?
Thumbnail
2022年大多數大盤指數都大跌,特別是熱門的成長股投資之一的納斯達克指數ETF(QQQ)也暴跌了35.4%,投資市場的資金淡出,令人不樂意。此次將從3000檔ETF中特別挑出台灣人較少知道的3檔ETF,供醫生 工程師 以及各類專業人士參考。
Thumbnail
小樂說 「定期定額投資法」我認為是適合大多數一般投資人的方式,市面上也有很多文章在討論定期定額投資的好處,推薦大家可以閱讀:「新手用「定期定額法」存零股,愈早存股複利效果愈大,累積千萬資產!」這篇文章。本文小樂分享一下自己或家族進行定期定額的投資標的。
Thumbnail
■【ETF反一】同樣是ETF,所以本身K線沒有太大意義,要參考連結指數操作,例如台灣加權指數、台股五十指數。 □【ETF反一】是指數衍生性商品,操作時完全沒有「基本面」,只有「技術面」,只能用「技術分析」判斷。 ●【ETF反一】一定要停損/停利,且務必遵守《莫急定律》~急漲賣、急跌買、莫追高、莫殺低
Thumbnail
知識流動,一日分享 石油這個標的,最近漲幅驚人,來到了80元以上,也引起市場上的注意。 當時曾經來到-40元,所以當油上漲時,大家都不太相信,直到一直漲上去了,大家又開始看漲;加上石油影響因素眾多,供需、原油國組織、伊朗、恐怖攻擊、庫存、頁岩油、疫情、電動車等因素,導致每一個因素到底會產生多少影響
Thumbnail
投資分很多種,可以投資房地產、投資土地、投資企業、投資新創公司、投資小吃攤、投資連鎖餐廳,投資不同的東西,風險不同,等待期間不同,可期待的投資報酬率與金額也不同,我們把範圍縮小,專門討論商業活動吧。 從最小的開始,如果有朋友想開店開餐廳,你可以投資一家店面,不參與經營,等店面或餐廳營業獲利...
Thumbnail
長榮(2603),$200以下都可以進,現在是20分鐘分盤交易,所以可用市價下單。目標價是站上$300。
Thumbnail
這個秋,Chill 嗨嗨!穿搭美美去賞楓,裝備款款去露營⋯⋯你的秋天怎麼過?秋日 To Do List 等你分享! 秋季全站徵文,我們準備了五個創作主題,參賽還有機會獲得「火烤兩用鍋」,一起來看看如何參加吧~
Thumbnail
11/20日NVDA即將公布最新一期的財報, 今天Sell Side的分析師, 開始調高目標價, 市場的股價也開始反應, 未來一週NVDA將重新回到美股市場的焦點, 今天我們要分析NVDA Sell Side怎麼看待這次NVDA的財報預測, 以及實際上Buy Side的倉位及操作, 從
Thumbnail
Hi 大家好,我是Ethan😊 相近大家都知道保濕是皮膚保養中最基本,也是最重要的一步。無論是在畫室裡長時間對著畫布,還是在旅途中面對各種氣候變化,保持皮膚的水分平衡對我來說至關重要。保濕化妝水不僅能迅速為皮膚補水,還能提升後續保養品的吸收效率。 曾經,我的保養程序簡單到只包括清潔和隨意上乳液
Thumbnail
在波動的股市中,投資人需要面對何時買入和賣出的問題。KD指標是一種股市分析工具,能夠幫助投資者判斷市場可能的轉折點,提高買賣決策的精確度。本文將介紹KD指標的應用情況以及注意事項,並提出結合其他技術指標的建議。
Thumbnail
《阿甘投資法》這本書封面寫「不看盤、不選股、不挑買點,也能穩穩賺」,真的有穩賺不賠的事嗎? 作者闕又上曾榮獲全美大型基金績效第一名(Youtube有許多影片),「阿甘投資法」顧名思義取自於電影《阿甘正傳》的男主角阿甘,希望同樣能有一種簡單、聚焦且能獲利的投資方式,讓人生能釋放出更多的時間。
Thumbnail
每年最好的投資標的。你走在學習的路上了嗎?
Thumbnail
2022年大多數大盤指數都大跌,特別是熱門的成長股投資之一的納斯達克指數ETF(QQQ)也暴跌了35.4%,投資市場的資金淡出,令人不樂意。此次將從3000檔ETF中特別挑出台灣人較少知道的3檔ETF,供醫生 工程師 以及各類專業人士參考。
Thumbnail
小樂說 「定期定額投資法」我認為是適合大多數一般投資人的方式,市面上也有很多文章在討論定期定額投資的好處,推薦大家可以閱讀:「新手用「定期定額法」存零股,愈早存股複利效果愈大,累積千萬資產!」這篇文章。本文小樂分享一下自己或家族進行定期定額的投資標的。
Thumbnail
■【ETF反一】同樣是ETF,所以本身K線沒有太大意義,要參考連結指數操作,例如台灣加權指數、台股五十指數。 □【ETF反一】是指數衍生性商品,操作時完全沒有「基本面」,只有「技術面」,只能用「技術分析」判斷。 ●【ETF反一】一定要停損/停利,且務必遵守《莫急定律》~急漲賣、急跌買、莫追高、莫殺低
Thumbnail
知識流動,一日分享 石油這個標的,最近漲幅驚人,來到了80元以上,也引起市場上的注意。 當時曾經來到-40元,所以當油上漲時,大家都不太相信,直到一直漲上去了,大家又開始看漲;加上石油影響因素眾多,供需、原油國組織、伊朗、恐怖攻擊、庫存、頁岩油、疫情、電動車等因素,導致每一個因素到底會產生多少影響
Thumbnail
投資分很多種,可以投資房地產、投資土地、投資企業、投資新創公司、投資小吃攤、投資連鎖餐廳,投資不同的東西,風險不同,等待期間不同,可期待的投資報酬率與金額也不同,我們把範圍縮小,專門討論商業活動吧。 從最小的開始,如果有朋友想開店開餐廳,你可以投資一家店面,不參與經營,等店面或餐廳營業獲利...
Thumbnail
長榮(2603),$200以下都可以進,現在是20分鐘分盤交易,所以可用市價下單。目標價是站上$300。