人事阿崴-EP.07 看似簡單卻富藏細節的行政工作

2024/02/26閱讀時間約 4 分鐘

EP.07 看似簡單卻富藏細節的行政工作

就算是人資也免不了的行政工作

話當年職涯轉換的時候，雖然掛名人資主管，可是公司規模小，員工數也不多，說穿了只是掛著人資但部門也就一個同事，兩個人要包山包海，怎麼樣還是免不了行政庶務工作，先撇除比較偏向總務工務類的工作，屬於人資的行政工作其實還是不少，這也難怪許多新鮮人選擇人資助理這樣的角色做為職場工作的起點。而人資助理自然也就會有許多的行政文書工作落在身上，從最基本的人事資料建立，加退保相關作業，出缺勤計算衍伸薪酬的計算，內部文件管理等等。

細心正確是基本

對於助理人員的相關特質，細心正確是最基本的要求，怎麼樣確保自己經手整理的資料符合內部規定，有需要仰賴人工輸入資料要正確，減少與避免錯字，格式排版甚至到字體大小去適應主管的需求等等，這除了天生個性的差異，其他就只能依靠多檢查養成習慣，好好專注在工作內容中不要閃神。

試著紀錄日常的工作

這是一個很反直覺的動作，也就是每天都在這些瑣碎無聊的文書作業之中，還要試著紀錄什麼呢?

這項工作的頻率如何，會耗費我多少時間，中間有哪些關卡，然後!怎麼樣可以做得更快或更正確。

舉例來說，過去某間任職公司並沒有相關的人資系統，這些資料基本上就是靠著excel做維護，後來公司倒入雲端作業，全部都透過google sheet來做相關的存取。想當然，每一次某些主管想要詢問資料，就勢必要人去做查詢，然後不時老闆可能會想知道一下現在員工的組城等等基本數據。當時因緣際會就透過google的looker studio(以前叫做data studio)去做資料的整理與呈現，中間自然有一段辛苦的資料建置與輸入過程，但穩定之後的資料維護跟透過互動式報表可以讓主管自己隨時都能夠查詢，也的確省掉了非常大量的人力作業。

EXCEL很重要!

通常文書作業最容易的就是透過EXCEL去做紀錄，當然有很多內部的系統未必有匯入的相關功能，但通常基本都會可以匯出，畢竟主管想看的報表千千萬萬種，盡可能的避免人工KEY入資料，利用函數去帶入資料，然後提供相關的樞紐分析或是圖表甚至連結BI的方式去呈現，往往就很能夠先拯救自己於這些水深火熱的文書作業之中。

所以很基本的vlookup，樞紐分析這些不用特別寫程式的都會建議要學起來，如果不常用也至少知道要去google甚麼關鍵字才好使用。更進階的就是寫巨集，讓一些資料整理可以半自動化的進行，更又效率的工作就能幫自己爭取更多的時間，時間有餘裕了，就有機會找到更多可以發揮的地方，至少不會把工作塞的那麼滿。

練習觀察提出見解

固定周期經手的數據，有沒有甚麼異常的部份，異常可能產生的原因，即使不需要回報主管，但也自己練習紀錄下來。然後隨著紀錄的累積，有沒有甚麼樣的觀察甚至提出可能可以改善的見解。這個時候就會是個很好找主管討論的機會點，可以提出自己這段時間的相關紀錄與觀察，並且依此提出一些也許可以改善的方式，行政作業也就有對經營有所幫助的使力點。

透過這樣強迫的練習，通常應該就慢慢地會有一些往管理階層發展的機會，只是機會也許不會在內部而有可能是要向外發展。

有一種隨時可以交接的狀態

如果我們抱怨著現在工作，忽然有個機會出現了，有多大的勇氣跟多快的速度可以離開現職，爾且不是擺爛狀態的，關鍵就在於日常的工作紀錄。前面有練習著把事情紀錄下來，最好可以也把步驟都文件化的紀錄，不只交接可以使用，有個萬一需要請長假也不用擔心代理人員是否能夠勝任。而真正核心的是，透過這樣日常的紀錄，讓自己的履歷表能夠持續更新，再隨著時間的推進，去觀察自己的工作內容會不會一直都做著相同的工作，如果是，能不能在效率上有所提升，也提醒自己是不是應該去找一些其他的專案或是工作項目來讓自己的履歷內容豐富化，也就更有尋找更好機會的積累。

以前有個類似的簡短故事是關於老闆同時交付兩個秘書相同的工作，但能夠注意細節多想兩三步的人獲得了老闆的賞識與加薪，行政細節的處理做得好，對於自己的職涯發展都會有所幫助，或者說認真的把手上的工作做好，多做一點多想一點，持續紀錄，都會有所價值的。