【如何寫出專業、有效的 Email】
── 快速提升效率的 8 種 Email 寫作術
《Writing That Works》是歐美很多社群創作者推薦的寫作書。
特別的是，這本書有專門講「如何寫好 Email」的章節。雖然它早在 2000 年就出版，但有效的 Email 寫作建議、溝通禮節，到現在依然精準適用。
Email 只是把紙本的實體 Mail 郵件「E 化」，但背後人類溝通的需求本質依然沒變。
以下，是讓效率暴增的 8 個 Email 寫作術：
▋1. 從第「零」個字開始寫
99% 的人都忽略一件事：信件的篩選，在拆信之前就發生了。
你要格外重視 Email「外露」的地方：
• 主旨（標題）
• 你是誰（署名）
• 第 1 句話（摘要）
其中最重要的是「主旨」。它就像每篇文章的「標題」，是讀者最先看到的地方。
顯示在主旨旁邊的，是一段顏色更淡、字體更小的短摘要。
還有，你的名字。你的身份不能改，但意識到「名字會顯示」，能有效提升溝通效率。
假如你是老闆，那不管你寫什麼，員工當然都必須閱讀；
但如果你只是個小窗口？就必須格外重視 Email 的溝通效率。
讓人「打開信」是寫 Email 的基本目標，如果對方不開，這封信幾乎就作廢了。
提高開信率，最有效的辦法就是從信件的「第零個字」開始溝通：重視主旨、署名、第一句話。
▋2. 長話短說
寫 Email 要把多餘的字詞砍掉、用力刪減。
這不只節省讀者時間，也符合 Email 的本質：高效溝通。
例如「稿子遲交」，業主可能只想知道：何時補上？有無合理原因？將來避免的辦法？
但很多人會在信件填充這些字詞：
「這些日子以來，很謝謝你照顧，我也真心學到了不少。在過去 123 天以來，我都很謹慎對待案件，但這次不小心睡過頭、我的鬧鐘不知道為什麼沒叫，一定是廠商品管的問題⋯⋯」
講了一大串，但事發原因、溝通關鍵和重點都找不到，就算有重要訊息，也都埋在字堆裡面了。
除了道歉、合理原因、補救方式，其他字句都別寫。
《Writing That Works》建議：把 50% 的字刪掉，你會看到「講重點」的力量。
▋3. 有話直說
Email 必須清楚寫出，你到底想要收件人「做什麼」？
• 給地址，讓你寄東西
• 提供產品型錄
• 報價給你
• 回信
⋯⋯
「直接講目的」常常被忽略，尤其在委婉、內斂的華人文化，又格外有挑戰性。
但問題是：如果你不把目的講清楚，你就很難得到回應。
如果你寄 Email，別人還要回信問說「所以，我要做什麼？」就多一次低效的溝通往返。
好的 Email 寫作，是「有話直說」的寫作。
▋4. 公司信箱，沒有隱私
永遠記得：千萬別用 Email 講別人壞話。
你的公務 Email 就是公司的資產。
擁有你 Email 資訊的人，是繳納 Email 帳單的那個人。
公司有 100% 的權力去查閱你的訊息，而且，很多人真的會去翻。
Email 寫作法則 ——「記住：所有事情，都是公開的」。
▋5. 避免漏寄的方法：先附檔
在提到「附檔」之前，永遠先把檔案夾進 Email 裡面；
如果還沒有附加檔案，那就別寫出「附檔」這 2 個字。
▋6. 延時的藝術：先停，再寄
很多讓人後悔的信，都是在負面情緒、匆促忙碌下寄出的 Email。
「先處理心情，再處理事情。」是成功人士遵行的法則。
延後寄件、避免釀成大錯，有以下幾個技巧：
➤ 靜置，放隔夜
重大的 Email 決定，例如終止合作、提離職、投訴，寫好之後至少放置一個晚上才寄。
➤ 在 Gmail 按「排定傳送時間」
Google 信件「傳送」的按鈕旁邊，有個小三角形標示「▼」，它能用來排程寄件時機。
預約「隔天早上寄達」的信，比現在深夜寄出的信，更容易被先看到。
➤ 設定「後悔」機制：把話收回來
如果以上 2 個延時機制你都懶得做，還更方便的一招：收回信件。
在 Gmail 的「設定」→「一般設定」→「取消傳送」的功能，把預設秒數拉長。
這樣，你每封信件寄出之後，都有好幾秒的時間可以「反悔」。
▋7. 換話題？開新主旨
在同一個話題裡，使用相同主旨。
比如有則信件是「寫作文案交稿（11）」的討論串，那麼在同一個話題裡，你延伸的第 12 封信就要保持「寫作文案交稿」的主旨，避免隨意「亂創」新話題。
不然別人會覺得你怎麼莫名其妙「岔出去」，除了損害專業感，也增加失焦風險。
講不同的話題，那就要開新的主旨。
如果你和夥伴同時在討論「社群文案」、「廣告文案」」，那用獨立的 2 封信分別寄出。
這不是耽誤時間，是為了確保後續清晰溝通、有效省時的做法。
▋8. 設定好溝通「Tone 調」
文字不容易精準表達情感，但在 Email 適當的地方「定調」，能減少誤會的產生。
適當的 Email 定調時機：主旨、信件開頭、結尾。
• 主旨
生活化、輕鬆的主旨 → 含有顏文字／表情符號；
專業的主旨 → 直截了當、寫重點關鍵字；
主旨含有「啟、鈞啟、台啟⋯⋯」→ 寄給年紀大的長輩。
• 開頭
最安全的信件開頭是：「Hi Jemmy,」、「Jemmy 你好：」。
如果寫「親愛的 Jemmy、Dear Jemmy」能強調親近感，但這可能變成裝熟、越界的用法。
要是 Email 完全「沒有開頭」，直接開始寫正文，可能表示這人不太懂怎麼寫 Email。
• 結尾
Email 寫完之後，標準的做法是在結尾署名、寫上禮貌的話。
最常見的是寫上祝順利、感謝、「Best wishes」，然後再寫上自己的名字。
結尾不署名就結束，理論上是中性的，但這容易顯得突兀，或者讓人覺得你在生氣。
在主旨、信件開頭、結尾這些地方，設定好信件的調性，能最大程度減低誤會。
▋範例：賈伯斯的 Email 大師班
賈伯斯除了是蘋果靈魂人物，也是個強大的寫手。
他的寫作以清晰、極簡、有效而聞名。
這封 Email，是蘋果陷入訴訟案，因為法庭攻防而釋出的一封內部信件。
賈伯斯寄給 Adobe 首席執行長的這封信，清楚、簡潔、有力。
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布魯斯：
Adobe 在挖角蘋果的人。他們已經徵走一個了，還在打一堆電話。
不挖 Adobe 人才，是我和招募團隊長久以來的政策。
看樣子，你的規矩和我不同。
我們兩個之間，有一個人必須改規則。請告訴我是誰。
史蒂夫
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這封 Email 有將近 20 年歷史，至今還在社群廣傳。
這封信也被《Inc.》譽為「大師級」Email 範本。
