「Notion」 是一款雲端筆記工具，結合任務管理、數據庫和協作工具，讓任何人可以在同一平台上完成多種任務。不論個人規劃，還是團隊合作，「Notion」 都提供靈活和自定義的空間，滿足不同需求。這篇文章將全面介紹 「Notion」 的基礎知識與實際應用，讓新手從零開始掌握這款工具。
Notion 是什麼？
Notion 是一款集成筆記、任務管理和數據庫功能的生產力工具。2016年創立於美國舊金山，目前在全球擁有超過2000萬使用者。目標是幫助用戶「管理個人」和「團隊的知識」、「任務和流程」。可以將 Notion 理解為「數字工作區」，用來記錄靈感、計劃項目、協作工作等。
Notion 中文官方連結：你連接 Wikis 百科、文件和專案的工作空間 | Notion
Notion 核心功能
- 工作區與頁面結構 ：Notion 的核心概念是「工作區」，相當於虛擬的辦公室。使用者可以在這裡創建多個「頁面」，頁面可以包含文本、圖表、圖片、任務列表等。頁面還可以相互嵌套，形成多層次的結構，方便管理。
- 區塊（Blocks）介紹 ：Notion 每個頁面都是由「區塊」組成的。區塊是 Notion 中的基本單位，可以是文本、圖片、清單、表格、代碼等。不論是創建文字還是加入圖片，都可透過區塊實現。這種區塊式的結構讓 Notion 變得非常靈活，使用者可自由拖動區塊來重新排列內容。
- 數據庫（Database）基礎 ：數據庫是 Notion 的強大功能之一，它允許用戶以結構化的方式存儲和管理資料。可以將數據庫理解為一個電子表格，但它更加靈活，可以設置不同視圖（如表格、看板、日曆等），幫助使用者以不同的方式查看和整理。
Notion 的優勢
- 集成化 ：Notion 將多種功能合而為一，無需再使用多個應用。
- 自定義 ：頁面和數據庫的靈活設計，可根據需求進行個性化設置。
- 協作方便 ：特別適合團隊合作，可以共享頁面、分配任務，讓每個人都能夠隨時查看最新進展。
Notion 基本操作
- 如何創建頁面 ：創建頁面是使用 Notion 的第一步。在工作區中，可以點擊左側「+」號創建新頁面，給頁面命名，並選擇適合的模板開始使用。
- 如何使用區塊 ：在頁面中，可以點擊「+」號或直接輸入「/」來選擇區塊類型，例如添加標題、文字段落、圖片、待辦事項清單等。這樣可以靈活地組織內容。
- 如何創建和管理數據庫 ：要創建數據庫，只需在頁面中選擇「/database」，然後選擇一種類型（如表格、看板、列表等）。數據庫可以用來管理待辦事項、項目列表、資料等。還可以使用過濾器、分組等功能來更好地組織數據。
Notion 應用場景
- 個人管理 ：筆記、任務、時間管理 : Notion 非常適合用於個人筆記和任務管理。可以創建每日、每週計劃表，記錄待辦事項，還可以使用數據庫來管理長期的目標和項目。
- 團隊協作 ：項目管理、知識共享 : 在團隊中，Notion 可以用來管理項目，分配任務，並且共享工作區中的頁面，所有成員可以隨時查看進度，提供意見，讓工作流程更加順暢。
Notion 推薦模板（新手必知）
- 每日待辦清單模板：組織每日任務，清晰列出待辦事項，並標記完成情況，提升時間管理能力。
- 每週計畫模板：適合規劃一週的工作和生活安排，包含月曆、每日行程表、例行程序、筆記等，方便掌握整週安排。
- 年度目標與季度目標模板：可幫助設定年度和季度目標，並追蹤進度，確保目標達成。
- 個人財務管理模板：用於記錄收支，管理個人財務。
- 閱讀紀錄模板：適合愛好閱讀的用戶，記錄已讀書籍、閱讀心得，並追蹤閱讀進度。
- 旅行計畫模板：規劃旅行行程，包含行程安排、預算、待辦事項等。
Notion 最新功能
- 表單功能（Forms） ：Notion 現在內建表單功能，允許用戶直接在 Notion 中創建表單以收集請求、反饋、RSVP 等資訊，收集到的回應會自動存儲在 Notion 的資料庫中，方便組織和視覺化管理。
- 郵件功能（Mail） ：Notion 引入了郵件功能，讓用戶可以直接在 Notion 中發送和接收電子郵件，整合工作流程，減少在不同應用程式間切換的需求。
- 佈局更新（Layouts）：新的佈局選項使頁面設計更加靈活，用戶可以更輕鬆地自訂頁面結構，提升內容呈現的美觀性和實用性。
- 自動化功能增強（Automations）：Notion 強化了自動化功能，提供更多觸發條件和動作選項，讓用戶能夠自動執行重複性任務，提升工作效率。
- 懸浮目錄（Floating Table of Contents）：新增的懸浮目錄功能，讓用戶在長篇文檔中可以快速導航至不同章節，提升閱讀和編輯的便利性。
- 建議編輯模式（Suggest Edits）：此功能允許團隊成員在協作時提出編輯建議，所有修改都會被標記，方便審閱和接受，提升協作效率。
- 資料庫圖表功能（Database Charts）：Notion 現在支援在資料庫中直接生成圖表，包含柱狀圖、折線圖和餅圖等，方便用戶視覺化數據，進行分析和報告。
- Notion AI 整合：Notion AI 的功能持續增強，現在可以更深入地整合到工作流程中，協助用戶撰寫內容、生成摘要，甚至自動完成任務。
- Notion 中文版上線：Notion 推出中文版，介面和說明文件全面中文化，讓中文用戶有更佳的使用體驗。
如何提升 Notion 使用技巧
- 掌握快捷鍵：熟練使用 Notion 快捷鍵，極大提高效率。
- 利用模板：Notion 提供大量免費模板，涵蓋了個人、工作、學習等多方面需求，這些模板可幫助新手快速開始。
- 合理設計數據庫：在數據庫中，通過設置屬性和篩選器，可以更好管理和查找訊息。
- 學習使用嵌入內容：利用 Notion 的嵌入功能，將第三方工具（如 Google 日曆、YouTube）嵌入頁面，提高內容的整合度。
- 善用標籤和篩選器：在數據庫中使用標籤和篩選器，快速找到相關訊息。
總結
Notion是集大成的生產力工具，不論是用於個人還是團隊，它都可幫助使用者組織、管理和協作。不過要注意一下，Notion適合使用電腦編輯，手機及平板較適合查看或簡單記錄。接下來，可開始動手實踐，將 Notion 變成日常生活和工作中的助手。