CEO 與特助的關係
你到底需要什麼樣的助手？
在許多企業中，CEO 總是忙得不可開交，會議排滿了一整天，決策壓力如影隨形，還要應對內部組織管理、外部市場競爭、投資人關係等各種複雜挑戰。這時候，一位合適的特助，往往能成為 CEO 最關鍵的「左膀右臂」，讓 CEO 專注於最核心的決策工作。
但重點是：什麼才是一位合適的特助？
CEO 需要的是一個全能型特助，還是只需要一個能減少瑣事的助理？這個問題之所以困難，主要是因為「特助」這個職位的定義非常模糊。因為在不同企業、不同產業，特助的工作內容可能千差萬別。
有些 CEO 需要一個能協助管理專案、優化流程的營運型特助，有些則需要一個能處理日常事務、幫助排程的行政型特助，還有一些 CEO 甚至需要一位能夠提供戰略建議、參與高層決策的智囊型特助。
如果 CEO 沒有先搞清楚自己的需求，而是憑感覺隨意找一個人來當特助，結果很可能是
——CEO 期待特助能做更多，但特助卻不知道自己應該做什麼；特助覺得自己已經很努力，但 CEO 總覺得不夠滿意。
這種「期待與現實落差」的問題，在許多企業都曾發生過，因此，在選擇特助之前，CEO 必須先弄清楚：我到底需要什麼樣的助手？
這裡，我們用一個對話來還原 CEO 在選擇特助時的困惑。
CEO 的困惑——「特助到底該做什麼？」
場景：某家成長中的科技公司，CEO 與 HR主管 正在討論特助聘任的問題。
CEO：「最近我覺得自己快忙不過來了，事情太多，開會開到沒時間思考，連飯都沒時間好好吃……但我找來的特助，怎麼感覺不是很有幫助？」
HR主管：「你的特助目前在做哪些事？」
CEO：「就是幫我安排會議、處理郵件、做一些報告，但……好像沒辦法幫我解決核心問題。有時候交代他一些事情，他的理解和我的期待好像不太一樣。」
HR主管：「這可能是因為你選擇的特助類型不對。你需要的是單純的行政型特助，還是可以幫你處理經營管理問題的策略型特助？」
CEO：「……這兩種有什麼差別呢？」
這段對話揭示了許多 CEO 在選擇特助時的盲點——他們往往沒有明確界定特助的角色，導致期待與現實之間產生巨大落差。
有些 CEO 可能以為特助「什麼都應該會」，結果發現對方只能處理日常瑣事，卻無法協助分析業務。有些 CEO 以為特助應該幫忙管理專案，結果發現對方的核心能力是行政支援，無法主動推動業務發展。
這時候，最好的解法不是責怪特助做不好，而是先釐清「你真正需要的是什麼樣的特助？」
四種類型的特助：
行政支援 vs. 經營協力
1. 企業在選擇特助時，應該先問這兩個問題：
- 「這位特助的職責應該偏向行政支援，還是經營協力？」
- 「這位特助的職級應該是高階管理層，還是執行層？」
根據這兩個問題，我們可以將特助分為四種類型
(1) 戰略智囊型特助（Strategic Advisor）
(2) 企業執行官型特助（Business Operations Specialist）
(3) 事務總管型特助（Executive Coordinator）
(4) 行政助理型特助（Personal Assistant）
如果CEO 在尋找特助時，通常不僅僅是想要減輕日常事務的負擔，而是希望能夠有一個真正能夠幫助自己決策、管理、執行的人。但這裡就出現了一個關鍵問題：CEO 需要的是「決策智囊」還是「行動推動者」？
這兩種角色——戰略智囊型（軍師型特助）與企業執行官型（特戰隊型特助），在定位、職責、影響力上都有所不同。選錯了，可能會導致 CEO 期待與特助的實際能力不匹配，影響整體決策執行效率。
接下來，讓我們來深入剖析這兩種類型的特助，看看它們的不同之處，以及 CEO 應該如何選擇最適合自己的助手。
一、戰略智囊型特助（軍師型特助）：CEO 的「影子幕僚」
1. 角色與定位
戰略智囊型特助（Strategic Chief of Staff / Shadow CEO），通常是一位擁有極高決策參與權的幕僚型助手。
他們不只是執行者，而是 CEO 的「智囊顧問」，甚至在某些情況下，可以代理 CEO 進行決策。
這類特助的典型特徵是：
- 具備強大的商業分析能力，能夠快速理解 CEO 所面臨的戰略問題，並提出有效的解決方案。
- 不只是執行，而是參與決策，甚至在 CEO 忙碌時能夠代為處理某些高層決策。
- 具備跨部門協調與高層溝通能力，能夠影響公司戰略方向。
2. 主要職責
- CEO 的決策顧問：幫助 CEO 進行市場、競爭、內部營運分析，提供決策依據。
- 戰略發展與變革推動：參與企業的戰略規劃，協助 CEO 制定長期發展策略。
- 高層會議管理與決策支持：組織並參與高層會議，確保 CEO 的決策有效落地。
- 監督關鍵專案：負責戰略性專案的推動與執行監督，確保 CEO 的指令能夠高效執行。
- 代表 CEO 與投資人、董事會溝通：在某些情況下，代替 CEO 參與外部溝通，維護公司關鍵關係。
3. 適用情境
～企業處於高速成長或轉型階段，CEO 需要有力的決策輔助。
～CEO 的決策涉及複雜的市場分析與內部管理，單靠自己難以應付。
～企業規模較大，CEO 需要一位能夠掌握全局的「影子幕僚」。
～CEO 需要有人能夠在他不在場時，依據既定策略代理部分決策工作。
4. 情境對話
CEO：「我們下一步應該擴展哪個市場？是進軍東南亞，還是先鞏固本地市場？」
戰略智囊型特助：「我整理了一份市場競爭分析報告，根據數據顯示，東南亞市場目前的滲透率較低，但成長潛力大。我建議先進行試點，再逐步推進。」
CEO：「投資人最近在關心我們的獲利模式，你怎麼看？」
戰略智囊型特助：「我們的營收結構還有優化空間。我會跟財務部門討論，整理出能夠提高毛利的方案，讓投資人更有信心。」
這類特助最重要的特質是：「能夠幫助 CEO 進行戰略決策，甚至在 CEO 不在時能夠獨立應對高層事務。」
二、企業執行官型特助（特戰隊型特助）：CEO 的「行動指揮官」
1. 角色與定位
企業執行官型特助（Business Operations Assistant / PMO Special Assistant），是專注於執行與推動落地的行動型助手。
他們不像戰略智囊型特助那樣參與高層決策，而是專注於確保 CEO 的計畫能夠確實執行，確保所有任務都能按照 CEO 的期望推動。
這類特助的典型特徵是：
- 具備超強的執行力，能夠確保專案能夠按時推進。
- 專精於專案管理與內部協作，負責追蹤 CEO 交辦的重要任務，並確保執行到位。
- 需要擁有極佳的跨部門協調能力，能夠處理內部阻力，確保策略能夠有效落地。
2. 主要職責
- 執行 CEO 交辦的專案，確保所有計畫能夠順利推動，並符合 CEO 的期望。
- 監督 KPI 與業務進度，確保組織內部的運作符合 CEO 訂定的目標。
- 跨部門協調，確保 CEO 的指令能夠有效地在不同部門間執行，不會因內部溝通不良而影響結果。
- 處理營運細節，幫助 CEO 監督公司日常營運的細節問題，讓 CEO 無需過度關注細節，而能專注於更高層次的管理工作。
3. 適用情境
～企業有大量專案需要推動，CEO 需要有人確保計畫能夠準時落地。
～組織內部協作繁瑣，CEO 需要一位擅長跨部門協調的人來確保執行順暢。
～企業成長快速，內部流程仍不夠成熟，需要特助幫助 CEO 整理業務運作。
～CEO 經常面對內部營運細節問題，無法專注於更高層級的管理工作。
4. 情境對話
CEO：「我們的新產品開發進度怎麼樣？」
企業執行官型特助：「目前開發已經進行到 70%，但市場部還沒開始預熱。我已經安排了一次跨部門會議，確保行銷與產品部門對接，確保產品上市時間不會延誤。」
CEO：「這次的年度目標需要確保各部門能落實，你能幫我跟進嗎？」
企業執行官型特助：「當然，我會制定一份詳細的 OKR 追蹤表，並每週跟各部門檢討進度，確保沒有部門落後。」
這類特助最重要的特質是：「確保 CEO 的指令能夠確實執行，並且協助監督整體業務進展。」
另外，CEO 在選擇特助時最常遇到的另一個困惑是：「我需要的是幫我處理行政事務的助理，還是能管理內部組織的管家？」
這兩種類型的特助雖然都屬於「行政支援」類別，但在職責、影響力、價值貢獻上有著巨大的不同。如果 CEO 選錯了，可能會導致期待與現實之間產生嚴重落差，進而影響企業運作效率。
讓我們深入剖析這兩種類型的特助，看看它們的不同之處，以及如何判斷哪種特助更適合 CEO 的需求。
三、事務總管型特助（管家型特助）：CEO 的高階幕僚
1. 角色與定位
事務總管型特助（Executive Coordinator / Chief Executive Assistant），主要負責的是高層級的行政管理與內部組織運作。
與行政助理不同，他們不只是「安排 CEO 的日程」，而是負責全面提升 CEO 的工作效率，確保企業內部的行政運作與 CEO 需求對接順暢。
這類特助擁有更高的權限與影響力，通常會直接參與 CEO 的高層會議，並負責內部溝通協調，甚至能夠代表 CEO 出席某些內部場合。他們不只是「接收指令」的人，而是能夠主動判斷 CEO 需要什麼、企業內部運作哪裡有問題的人。
2. 主要職責
- CEO 的行程與時間管理：確保 CEO 的時間分配符合企業運營優先順序，避免 CEO 被瑣事纏身。
- 內部溝通與協調：與各部門高層溝通 CEO 的決策方向，確保組織上下對齊。
- 行政與組織運營監督：確保內部行政、人力資源、法務、財務等運作順暢，減少 CEO 需要親自處理的事務。
- 高層會議管理與會議決策支持：負責高階會議的安排、議題規劃、紀錄決策事項，確保決策有效執行。
- 保密事項與關鍵專案管理：處理 CEO 的機密文件、人事任命等敏感事項，確保資訊安全。
3. 適用情境
CEO 適合聘請事務總管型特助的情境包括：
～企業規模已經達到中大型，CEO 需要有人管理內部行政與組織運作。
～CEO 經常被大量行政與內部管理事務纏身，無法專注於戰略決策。
～需要一個能夠主動解決問題、幫助 CEO 省去內部溝通成本的「幕僚型助手」。
～CEO 的行程繁忙，需要有人協調內外部關係，確保 CEO 只需關注最重要的事情。
4. 情境對話
CEO：「我們最近新招了一批中高階主管，但我沒時間跟他們對齊組織目標。」
事務總管型特助：「這部分我可以處理。我會安排一場主管對齊會議，幫你整理好核心策略，並確保大家能理解你的方向。」
CEO：「最近的內部行政效率有點低落，我的助理處理不來這麼多問題……」
事務總管型特助：「這部分交給我，我會優化流程，找出低效率的環節，並與行政部門一起提升執行效率。」
這類特助最重要的特質是「能夠減少 CEO 的內部管理負擔，確保組織高效運行」，讓 CEO 能專注於更重要的戰略決策。
四、行政助理型特助（秘書型特助）：CEO 的日常支援者
1. 角色與定位
行政助理型特助（Personal Assistant / Executive Assistant），主要負責的是 CEO 的日常事務與時間管理，確保 CEO 能夠專注於核心業務，而不被日常行政瑣事影響。
與事務總管型不同，行政助理的核心價值不在於管理企業內部運作，而是幫助 CEO 減少工作中的雜務，確保時間運用最大化。這類特助通常不參與決策，也不需要處理企業內部管理問題，而是專注於支援 CEO 的個人工作需求。
2. 主要職責
- 行程安排與管理：確保 CEO 的會議、商務行程安排合理，避免時間浪費。
- 文件與郵件處理：過濾不必要的郵件、準備 CEO 需要的文件與報告。
- 日常行政支援：負責會議準備、機票與飯店預訂、費用報銷等雜務。
- 內外部聯絡協調：負責 CEO 的電話、郵件、會議邀約等日常溝通。
- 個人事項管理（部分 CEO 需求）：如生活行程安排、私人活動預訂等。
3. 適用情境
CEO 適合聘請行政助理型特助的情境包括：
～企業仍處於發展階段，CEO 不需要太多內部行政管理，只需要有人處理日常工作。
～CEO 需要專心處理業務，而不想被會議安排、郵件管理、報銷等事務干擾。
～需要一個細心、有組織能力、能處理大量日常細節的助理。
4. 情境對話
CEO：「明天的行程怎麼樣？」
行政助理型特助：「你上午 10 點有一場內部會議，下午 2 點有投資人訪談。我已經幫你準備好相關資料。」
CEO：「下週的出差行程怎麼安排？」
行政助理型特助：「機票和飯店已經訂好，司機會在機場接你。我也幫你安排了幾場可能有價值的會面。」
這類特助最重要的特質是「確保 CEO 的時間被高效利用，讓 CEO 不需要操心瑣碎的工作安排」。
如何選擇最適合的特助？
- 如果 CEO 需要決策輔助，選擇戰略智囊型特助。
- 如果 CEO 需要內部行政管理支援，選擇事務總管型特助。
- 如果 CEO 需要專案落地，選擇企業執行官型特助。
- 如果 CEO 需要減少瑣事，選擇行政助理型特助。
「最好的特助，不是全能型，而是能幫 CEO 減少負擔、提升效率的那一位。」
CEO 必須根據自身需求，找到最適合的特助，才能真正提升企業運營效率。
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