永續報告書到底要寫什麼？以GRI為例的實務架構整理（下）

你是不是要寫永續報告書卻不清楚指標要怎麼訂、要蒐集什麼數據？好不容易申請到經費請了顧問，結果卻不盡理想，只是照抄模板胡亂揭露？

在上一篇文章中，我們大致介紹了為什麼永續報告書可以用GRI作為架構來撰寫和收集資訊。現在，我們將開始針對某些常見的GRI要求做解惑，這篇文章將以GRI 2為主題，深入探討企業需要揭露的內容。

1. 組織及報導實務

揭露項目 2-1：組織詳細資訊

• 法定名稱：報導組織的法定名稱。
• 所有權性質與法律形式：組織的所有權性質（例如，私營企業、上市公司）及法律形式（例如，股份有限公司、有限責任公司）。
• 總部位置：組織總部的所在地。
• 營運所在國家：組織營運的國家。

揭露項目 2-2：組織永續報導中包含的實體

• 列出永續報導中包含的所有實體：列出所有納入永續報導的實體。
• 這一點如果報告書資訊有包含到子公司的就會很痛苦，尤其是跨國子公司的就會非常痛苦，要先好好跟子公司的老大去溝通說資料需要涵蓋到他們公司的數據，然後請他們指派相關窗口跟我們聯繫，然後再去教育相關窗口說這件事情是什麼，該怎麼去執行之類的....

揭露項目 2-3：報導期間、頻率及聯絡人

• 永續報導期間及頻率：指定永續報導期間及頻率，通常是一年一次
• 出版日期：報導的出版日期。
• 聯絡人：報導的聯絡人，通常是永續辦公室、環安衛辦公室、或是有些企業會看到有公關部門在負責永續報告書的。
• 這一點就很直觀....沒啥好說明

揭露項目 2-4：資訊重編

• 這個不是在講什麼我們有沒有寫新的報告書，而是我們針對上一版（舉例現在如果大家在寫2024的報告書，如果2023的報告書發現內容有誤，需要重新說明，就是這個指標存在的意義）
• 組織需詳細說明重編資訊的原因，以便讀者了解重編的必要性及其對報導的影響。

揭露項目 2-5：外部保證/確信

• 大部分的企業就是在『關於本報告書』之類的地方提到他們有經過外部單位的查證或確證，然後最後他們會放上查證的報告書。
• 治理機構的參與：治理機構在外部保證中的參與。
• 保證報告的連結：提供保證報告的連結。
• 保證內容的描述：描述保證的內容。
• 外部保證有助於提高報導的可信度。提供保證報告的連結便於讀者查閱詳細資訊。

2. 活動與工作者

揭露項目 2-6：活動、價值鏈和其他商業關係

• 目前的行業：描述組織目前的行業，記得要把企業所屬產業別也記錄下來～
• 價值鏈描述：包括活動、產品、服務和市場。
• 補充說明：組織需詳細描述其行業及價值鏈，以便讀者了解其業務範圍及影響。

揭露項目 2-7：員工

• 員工定義：根據國家法律的就業關係。
• 性別和地區分佈：提供性別分佈和地區差異。
• 永久、臨時、非保證工時、全職、兼職定義：根據國家定義。
• 重點揭露項目： • 員工總數，以及按性別及地區分類之總數 • 按性別及地區分類之全職員工、兼職員工，及其他類型之雇用情形 • 報導期間員工人數與前一年度之顯著波動情形 審閱缺失： • 未揭露按地區分類之全職員工、兼職員工，及其他類型之雇用情形 • 未揭露報導期間員工人數與前一年度之顯著波動情形
• 通常可以找最了解員工的人資部門，他們一定有這方面的資料～

揭露項目 2-8：非員工的工作者

• 報導要求：總數、類型、合同關係、工作類型。
• 數據編制：方法和假設、期末值、報導期間平均。
• 顯著波動：非員工工作者數量變化的解釋。
• 依賴性：與員工相比的依賴性。
• 補充說明：組織需詳細報導非員工工作者的數據及其變化，以便讀者了解組織的用工情況。可以看企業是要正面表列有哪些人是屬於非員工的類別，還是要用負面表列，就是用除了XXYY以外都不是員工，的方式來說明。講清楚就可以了~

3. 治理

揭露項目 2-9：治理結構及組成

• 治理結構：包括最高治理單位委員會的描述。
• 決策和監督：負責經濟、環境和社會影響的委員會。
• 組成細節：執行和非執行董事、獨立董事、任期、其他承諾、性別、弱勢群體、影響相關能力、利害關係人代表。
• 治理結構有助於讀者了解組織的決策和監督機制。組成細節有助於了解治理單位的多樣性和專業背景。

揭露項目 2-10：最高治理單位的提名與遴選

• 過程：提名和選拔過程的描述。
• 標準：利害關係人觀點、多樣性、獨立性、影響相關能力。
• 補充說明：詳細描述提名和選拔過程有助於讀者了解治理單位的形成及其標準。通常這是跟董事會的成員選任的流程描述有關，負責聯絡董事會的那些單位應該會知道詳細資訊。

揭露項目 2-11：最高治理單位的主席

• 報導：主席是否屬於高級管理層、職能、原因、利益衝突緩解。
• 其實就是把公司裡的老大請出來放，以台灣來說通常是董事長為主席。
• 補充說明：報導主席是否屬於高級管理層有助於了解治理的獨立性。利益衝突緩解措施有助於提高治理的透明度。

揭露項目 2-12：最高治理單位於監督衝擊管理的角色

• 角色：最高治理單位和高級管理層在影響管理中的角色。
• 利害關係人參與：治理單位如何與利害關係人互動以支持影響管理。
• 有效性審查：審查影響管理過程的頻率和程序，如果是上市櫃公司就有可能是董事會成員來監督，啊但是就要寫說多久監督一次，所謂監督就是多久開一次董事會啦～

揭露項目 2-13：衝擊管理的負責人

• 委派：影響管理責任的委派，包括高級管理層和其他員工。
• 報導程序：向最高治理單位報導的頻率和方法。
• 補充說明：詳細描述影響管理責任的委派有助於了解組織內部的責任分工。報導程序有助於提高影響管理的透明度。

揭露項目 2-14：最高治理單位於永續報導的角色

• 審查和批准程序：審查和批准報告書過程的描述。
• 大部分的公司就是說，我們的董事長會review報告書，或是我們的董事會會review之類的文字就好
• 補充說明：審查和批准報導資訊有助於提高報導的可信度。詳細描述審查和批准過程有助於了解治理單位的參與程度。

揭露項目 2-15：利益衝突

• 避免和緩解：避免和緩解利益衝突的過程。
• 披露：向利害關係人報導利益衝突，包括董事會職位、交叉持股、控股股東、關聯方交易。
• 補充說明：詳細描述利益衝突的避免和緩解措施有助於提高治理的透明度。利益衝突的披露有助於讀者了解治理單位的獨立性。

揭露項目 2-16：溝通關鍵重大事件

• 機制：如何向最高治理單位溝通關鍵事件。
• 報導：報導期間溝通的關鍵事件總數和性質。

揭露項目 2-17：最高治理單位的群體智識

• 增強措施：提高最高治理單位集體知識、技能和經驗的措施。
• 詳細描述增強集體知識的措施有助於了解治理單位的專業背景及其提升方法。
• 依據證交所的常見缺失報告，『未揭露董事ESG教育訓練』也算是一個缺失之一，所以各位要小心

揭露項目 2-18：最高治理單位的績效評估

• 評估程序：評估治理單位在影響管理中的績效程序描述。
• 獨立性和頻率：評估是否獨立及其頻率。
• 回應措施：對評估的回應措施。
• 補充說明：詳細描述績效評估程序有助於了解治理單位的績效管理。回應措施有助於提高評估的有效性。

揭露項目 2-19：薪酬政策

• 固定和可變薪酬、獎金、終止支付、追回機制、退休福利。最主要上述薪酬政策如何與組織的永續目標和績效相關．
• 薪酬政策（最高治理單位跟高階管理層的）如何與影響相關目標和績效對齊。
• 通常像這樣的資訊會在人資部門，管理薪酬的那些人手上，可以去找他們要資料，以下這三個項目都跟薪酬有關，去找他們！

揭露項目 2-20：薪酬決定流程

• 設計和決策過程：過程描述，包括獨立監督、利害關係人輸入、薪酬顧問參與。
• 投票結果：報導利害關係人對薪酬政策和提案的投票結果。
• 詳細描述薪酬決策過程有助於了解薪酬政策的形成。投票結果有助於提高薪酬政策的透明度。

揭露項目 2-21：年度總薪酬比率

• 最高薪酬個人：最高薪酬個人的年度總薪酬與其他員工的中位數年度總薪酬比率。
• 薪酬增長比率：最高薪酬個人的薪酬增長百分比與其他員工的中位數增長百分比比率。
• 背景資訊：必要的背景資訊以理解數據和編制方法。
• 詳細描述年度總薪酬比率有助於了解薪酬結構的公平性。背景資訊有助於解釋薪酬數據。

4. 策略、政策與實務

揭露項目 2-22：永續發展策略的聲明

• 關係和承諾：最高治理單位或高級管理層的永續發展策略聲明。
• 描述：願景、策略、商業模式、宏觀趨勢、重大事件、成就、失敗、績效審查、未來挑戰、目標。
• 這一項有助於了解組織的永續發展目標及其實現方法，但就是把你們公司對於永續發展的宏觀願景寫出來，然後後續你們要用什麼策略去執行，簡單來講這個項目就是想看到你們有相應的策略～

揭露項目 2-23：政策承諾

• 細節：負責任商業行為政策承諾的描述，包括參考政府間文件、盡職調查、預防原則。
• 詳細描述政策承諾有助於了解組織的商業行為標準及其實施方法。

揭露項目 2-24：納入政策承諾

• 整合：就是連結到上一個，企業要怎麼把剛剛提到的那些政策承諾，去整合到組織的策略和運營中。

揭露項目 2-25：補救負面衝擊的程序

• 申訴機制：利害關係人提出申訴和尋求補救的機制。
• 補救程序：申訴機制之外的補救程序。
• 溝通：與申訴機制的預期使用者溝通。
• 有效性：申訴機制的有效性標準。
• 補充說明：詳細描述申訴機制有助於了解組織如何處理負面影響。補救程序有助於提高申訴機制的有效性。

揭露項目 2-26：尋求建議和提出疑慮的機制

• 機制：個體尋求建議和提出疑慮的機制。
• 報導：機制的預期使用者、運作方式、管理層級、調查程序。
• 補充說明：詳細描述尋求建議和提出疑慮的機制有助於了解組織如何處理疑慮。報導機制的運作方式有助於提高機制的透明度。

揭露項目 2-27：法規遵循

• 詳細描述合規性有助於了解組織的法律遵循情況。合規性管理流程有助於提高合規性的透明度。
• 通常這個會由法務單位去負責，他們才知道公司的法規遵循情況。

揭露項目 2-28：公協會的會員資格

• 這邊要列一個表，寫說「公協會名稱、成員資格」（就組織在協會中的成員資格，說是「會員」也是可以的～
• 補充說明：詳細描述協會成員資格有助於了解組織的行業參與情況。

5. 利害關係人議合

揭露項目 2-29：利害關係人議合方針

• 利害關係人參與的方法，這部分就融合了後面GRI 3 重大主題出來之後，怎麼針對我們的改善還有議題的管理方針去跟利害關係人做溝通，舉例今年辦了幾場跟客戶的會談、今年辦理幾場媒體見面會（？）跟媒體溝通、然後今年做了什麼事情來檢視員工是否有過好生活之類的
• 詳細描述利害關係人參與方法有助於了解組織如何與利害關係人互動。
• 通常每個單位會負責不同的利害關係人，舉例像是接觸最多「客戶」的部門應該是行銷或是客戶部門、接觸最多「供應商」的就是採購部門這樣，這些資訊都得分別去跟他們取得，他們平常應該都會有溝通的紀錄。

揭露項目 2-30：團體協約

• 團體協約的描述。
• 證交所在他們的簡報裡面有提到，建議已下列方式揭露：
• 1. 未成立工會，或已成立公會但未簽訂團體協約者：提供省略理由和說明(含揭露未能簽訂團體協約之原因)。
  2. 已簽訂團體協約者：建議揭露團體協約涵蓋員工人數比例， 及未涵蓋於團體協約之員工工作條件處理方式。
• 他們都已經說了我這邊就沒什麼好補充的。

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結語：

這些指標的註解都是這次我們編寫報告書，在準備內容的時候確認過的GRI內容之後，一一去準備的項目。因為GRI 2 的這三十個是每個行業類別大大小小的公司都需要揭露的，所以我才會挑這個作為範例，如果大家有想要了解其他的指標內容，或是內文有任何不清楚看不懂，都歡迎留言告訴我！我再來為大家解惑～（目前還沒有很紅，所以有任何留言我都會親自回覆的哈哈）