找回工作與生活的平衡:圖表、時間管理四象限、日曆規劃

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大多時候會因為繁瑣的工作內容,而讓自己忙得焦頭爛額,但在混亂之中,我們都想找到一種平靜。

不知道多久沒有走進書店,在誠品書店裡,總會看到排行榜上的推薦書,多少都與工作或生活的分類有關,尤其是工作上,每個人都會面對到「工作」這件事情,每一天有24小時,在24小時中,我們讓工作占據了自己多少時間呢?

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當我在書店裡翻閱書籍時,有的書名總是讓人眼睛發亮,會以為看了這本書之後,我就能夠學會工作和生活的平衡,我就能把工作和生活變得很簡單嗎?坦白講沒有真的簡單的事情,許多事情都是在處理的方式和選擇上,而有所變化。

  曾經在一本書中看到一段敘述「想像生活是個大圓圈,在圓圈中切分部分,那是工作,重要的是生活,工作是其次,但許多人都將此相反,工作大於生活,資本主義的狀態下,不少人認為一定要有錢,才能去做想做的事情,才能讓生活過得更好?這或許是一種解釋方式,關於工作和生活的關係,但並非如此,應該先是好好生活,可是好好生活真的不容易。」

  從大學畢業後踏入職場,原是個社會新鮮人,但過了三、四年後成為社會闖關者的我,看了一些書和文章,聽了Podcast的分享,整理關於工作和生活的關係和平衡,分享給大家~

圖表式規劃

不論是圓餅圖或是長條圖,也就是我們在簡報上很常見的圖表,可適用於許多事情,並非單一的報告整理時出現它,工作和生活分類規劃,先是以數字大方向的劃分,接著再以比例分類,生活與工作多少都會有每日需要做的事情,像是生活上,我們一定會需要吃飯、睡眠,這會需要在生活的70%中佔據多少比例,在工作上,會遇到信件回覆、定期開會、開會的資料整合,這些在工作的30%中,會是怎麼切分。

生活 / 工作平衡狀態

生活 / 工作平衡狀態

  1. 先分成理想的工作和生活的圓餅圖,再仔細想想現在狀態的圓餅圖是什麼樣子,可以畫出來,當你去想的時候,你就會發現,原來現在的自己,真的是把自己逼得很緊繃,甚至發現相反了。
  2. 藉由圓餅圖的劃分,分別出日常生活中,生活與工作的每日固定會這些什麼事情,分類後再思考自己有沒有什麼短期目標,有沒有時間可以放進生活中,工作上有沒有什麼方法,可以步驟化且固定的完成每月的工作項目。

時間管理四象限區分

象限圖的設計,大家應該或多或少都有看過,一條垂直線和一條橫線,變成似中文字的「十」,分別寫上 重要不緊急/重要且緊急/不重要不緊急/不重要但緊急,從這四項分類出現在的自己,到底有那些事情要做,當自己陷入焦慮時,先吸一口氣,再來執行四象限的分類。

  • 找一張空白紙或是在平板的空白筆記上,畫上大大的「十」,接著寫上述的分類。
  • 可先以時間單位:每個月,去分類自己一個月之中會做些什麼事情。
  • 開始把所有事情做區分,就會得出自己應該要先做些什麼,有哪些事沒有時間壓力。
  • 這樣就不會讓自己成為熱鍋上的螞蟻,而那鍋之所以會熱,是因為自己的煩躁和焦慮形成的,所以靜下心好好的思考和紀錄,就會理通。

條列式的日曆規劃

Google日曆的左側有顯示「我的日曆」和「其他日曆」,我因為工作是使用有其他的帳戶,所以用此方式進行分類規劃,共享帳戶的部分活動,明確的切分出生活和工作的時間運用。

  1. 建立活動之後,在「新增說明」條列式紀錄要做什麼事情。
  2. 每當一堆鳥事出現時,我能夠快速地回到我原本的工作和計畫安排中。
  3. 沒做完的事,就移到明天再做(如果不緊急的話)。

原本是今日事今日畢的想法,為此常常莫名其妙地讓自己超時工作了,直到聽了一個Podcast節目【下一本讀什麼】,這是閱讀前哨站 瓦基的頻道,這個節目我從社會新鮮人開始聽,直到現在仍持續聽,他所介紹的書籍和講述的方式,切入重點且明確的表達出書中的主題或關鍵是什麼,讓人快速的融入或是更想了解一本書,建議大家可以去聽2025/04/18上架的EP.454《重要事,明天做》線上讀書會,反應直覺的慢半拍時間管理ft.靈感日日村 小金魚。

聽完之後的我,我開始試著接受自己的能力有限,同時知道免淺自己,只會讓自己陷入覺得自己沒有把事情做好,其實不是沒有做好,而是時間有限,我們最需要做好的事情是「照顧好自己」,自己的狀態和工作模式,最了解的人就是自己。


以上,是還在工作中打滾的人,希望大家看完之後,能夠找到屬於自己的工作模式,最重要的是找到生活和工作的平衡

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日常
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關於人生,我想是一座獨一無二的專屬樂園,遊樂園的名字是什麼?決定權全都在自己身上,在這我們可以是孩子,也可以是大人,生活狀態裡的時好時壞,不管如何,那都是我們不同階段的自我,來吧~人生遊樂園裡,有一堆意想不到的體驗與經歷,好好享受此生。
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