你是否也曾臨危受命，被指派辦活動，卻發現自己要從零開始規劃流程、設計邀請函、還得親自站上舞台主持？沒有前例可循、沒有公關公司支援，話說沒吃過豬肉，也看過豬走路，有參與的經驗最起碼可以依樣畫葫蘆，但偏偏不巧人生中第一次參加的開幕式/黑客松就要自己辦.....
我從大學時期擔任活動總召（黑客松與營隊）一路辦到職場大型開幕式，成功邀請到15位上市櫃公司董事長與總經理，讓新創公司在陌生領域迅速打開品牌聲量。
不論你是：- 行銷／活動新手
- 負責開幕式與展覽的專案 PM、公關人員
- 希望提升專案執行力與細節掌控的年輕主管
- 在中小企業自辦活動的多工負責/內部自辦活動／展會的人員
我將拆解「事前規劃、會前準備、現場執行、會後回顧」四大階段，並分享我在開幕式、黑客松、展覽中實戰累積的 Tips—即使不靠外包，也能辦出高水準、被高層稱讚的活動。
I. 事前規劃
「如果我有一小時拯救世界，我會花55分鐘去確認問題為何，只以5分鐘尋找解決方案。」
這句話也適用於活動規劃。事前思考得夠清楚，活動才不容易「中場崩盤」。
1. 釐清目的：善用 5W1H＋人事時地物
不同活動的目的不同：
- 開幕式：建立品牌公信力，邀請商界重要關係人、key players 與媒體
- 展覽參與：提升產業曝光度，蒐集潛在名單
- 黑客松：吸引特定人才與業師參與，強化社群互動與技術能見度
除了基本的 5W1H，我也習慣用「人事時地物」對照思考：
- 人：多少參與者？誰是主講人／來賓？工作人力怎麼分配？
- 事：活動形式與主要內容是什麼？預期達到什麼樣的成效？
- 時：最佳舉辦時段、時長與流暢性
- 地：場地是否符合同時容納、動線、音響、媒體需求？在辦公室還是飯店會場？
- 物：流程上需要哪些物資、什麼時點到場、怎麼使用與回收？
2. 活動流程表：全景＋角色推演
請務必在前期就建立活動總表，看似簡單但面對龐雜的內容，有記錄真的會救你於水火之中…..特別是忙得焦頭爛額的時候）。與此同時，用「全觀者」視角推演流程，再依次切換到主持人、來賓、演講者、工作人員角色模擬整個活動，沙盤推演、揪出漏洞。
開幕式：簡單地敘述每個環節將進行的事 並 指派負責同仁
3. 經費控管：有紀錄、有預算、有底氣
向老闆爭取預算時，請用一段話說明活動目標與預期效益，確認預算時請保留書面紀錄（email 或文字對話），和老闆（出錢者）“溝通”預期想達到的效益 以及 爭取活動預算，這裡的溝通不是單方面的接受老闆的指示，包含多問一些問題詢問老闆對於成果的想像是什麼（一起想像最終結果），如果老闆沒有什麼想法，也可以開始搜集資料規劃後先跟老闆過一次，確認老闆的想法。
與此同時請記得，並與各廠商確認：
- 報價單與付款條件（前金/尾款）
- 是否開發票／收據
- 付款與交付的時程
我通常傾向先拿到報價單、款項多分為前金（訂金）＆尾款，尾款會在最後一項任務完成後給付，發票最晚會在付尾款時取得。
II. 籌備與宣傳｜細節打底，才有餘裕處理變數
A. 實體準備：場地、物資與人力溝通
- 場地租借：須確認是否符合老闆對氛圍的期待、音響與走位順暢、無遮擋死角、會後清場與垃圾處理方式，例如：當時開幕式製作背景板讓來賓簽到＆拍照（與老闆合影），但因為太大還請印刷廠安排車＆與飯店溝通很久 且 飯店不協助處理過大的垃圾….當時還另外請人清運”
- 輸出品與備品：背景板、手冊、名片、名牌、DM 請提早準備，預備量
- 因為輸出品需要時間，手冊跟DM要提早完成排版，預留至少一週工作天確認印刷
- 先看sample之後打印也很重要
- 若公司沒有designer可協助修改，我也會請印刷廠看能否幫忙協助微調排版/字型
- [Tips] 邀請函是發給上市上櫃的董事長們，內容打印後抬頭署名跟簽名都是手寫….為了要有份量感，特意去找磅數高的珍珠紙，印起來非常美！
- 協力人員溝通：請確認主持人腳本、演講者交通安排、現場志工動線與備援方案
- 協力人員會有：活動進行的rundown（也有連結可以看細部說明）、總召＆副召的聯繫方式，核心思想是不要有人不知道自己在什麼時間該做什麼事。
B. 宣傳與邀請函：沒有網站也要有體面露出
- 我曾翻譯後手工做 Google Site 當臨時官網 (沒有繁中官網)，避免讓人覺得公司「找不到蹤影」
- 新聞稿預先寫好，現場活動當天可微調後釋出提供給媒體朋友參考
- 與媒體接洽時確認：是否可採訪老闆／交通費補助／採訪素材需求。
- 展會邀約：建議業務將重要客人先約好來訪時間，以便技術可以協調配合展出＆保證同時不會有兩組重要的客人出現接待人力不夠的問題。
- 董事長級來賓邀請流程要尊重秘書、安排飲食喜好、車牌接待、花籃聯繫都要到位。開幕式邀約時，去電高層，所以大多是與對方秘書對接後續，中心主旨就是千萬要非常尊重、慎重地接待各位日理萬機的老闆們！(通常他們的秘書都超級幹練的～），有三種結果：
- 會參與，開車前來：需詢問飲食忌口、記下車號、協助引導（包含停車場會事先告知同仁車牌並舉牌引導）直到就座
- 會參與，搭乘大眾交通工具前來：需詢問飲食忌口、提供轉乘引導（當時是明確告知搭哪班高鐵去回＋安排接駁小巴）、協助引導直到就座
- 不參與/會參與，送花籃：記得先聯繫好公司附近的花店，挑選合宜的品項提供給對方秘書唷~（意外發現，滿多首長或老闆流行送花籃）
- 其他：主持人（主持人的主持稿＆活動搭配安排）、演講者邀請、參與者的通勤、活動志工、活動物品、餐食＆宣傳物品等等
- 活動細部流程＆動線規劃：魔鬼都在細節裡
展會前的準備，每條都有DDL跟負責人，結果明確
III. 現場執行｜活動進行中的關鍵環節
A. 排練與彩排：不是走流程，而是「驗漏洞」
- 活動前會有總彩排外，若活動像是黑客松持續五天，我們每天晚上所有工作人員無論多晚都會覆盤一次（大概30-60分鐘內不等），如果像是開幕式這種只有一天，會在完成後進行總覆盤。
- 總召／主持人不建議同一人兼任（親測會崩潰，除非總召有其他成員可以暫代）
上面的展會前活動如果有準備好，這時候就可以養好精神準備投入活動！
B. 展會的話術訓練與現場分工
- 將產品介紹腳本、常見 Q&A、競品對比事先製作成話術卡，講話術好像不是很dencent，但主要因為來支援展會同仁對眾多產品不一定很熟悉，所以會需要一定的事前訓練
- 技術與非技術人員須分流
FAQ我連腳本都寫了 XD
C. 展會現場分工與注意事項
- [Tips] 參與展會時，現場需注意：
- 絕對要注意用電（當時參與的展品需要大量用電，是前要與技術單位溝通電壓）
- 網路（展會時人很多，有時訊號會很差看是否準備網路）
- 活動展會緊急聯絡人（e.g. 展覽中攤位的牆體脫落，可以找誰來緊急幫忙修復）
- 也遇過活動過程中參與者沒吃早餐貧血暈倒要送急救的…..
- [Tips] 參與展會時，人力分工時需注意：
- 當場簡單分技術（顧展品）＆ 其他，若有時間我們也會繞去競品或者合作夥伴的攤位逛逛，前幾天可以穿便服（在大家把臉看熟之前），去搜集商業情報 XD
- 展會通常第一天是閉門邀請（媒體＆同業）、第二三天人多，最後會有很多外部看熱鬧、拿贈品的人，會調整多調派人手。
- 名片每天都要儲存（用CC名Ｏ王做好分類）有時間就要做一點，不然之後很辛苦～
- 輪流吃飯＆場地隨時保持乾淨
桌面上簡單放一個QR code導入官網，可以在ＤＭ發完後擋一下~
IV. 活動後回顧｜讓一次活動產出最大化
A. 成果整理
- 當天：照片、影片、新聞稿追蹤
- 一週內：結清款項、彙整名片、建立 CRM供後續follow-up
- 問卷與數據分析：評估活動成效與建議改進方向
B. 品牌延伸：讓活動不只「熱鬧」，更「記得你」
活動是公司對外建立信任的機會，不只是現場一場秀。後續因為開幕式辦得好，業務同仁在拜訪的時候意外順利跟客戶開啟話題！而黑客松結束後，我大概在2-3年內都還會遇到參加過該場活動朋友，以各種奇妙的緣分再次重逢或共事。即使資源有限、不靠外包，只要規劃精準、執行細緻，也能創造超出預期的價值。
讓活動成為品牌的延伸
對外活動絕對不是只是「現場熱鬧」，而是一次打造品牌記憶、建立信任的機會。只要方法對，沒請公關公司你也可以做得很專業並走入使用者的內心。
對內是一次跨部門合作分工的展現，上述的所有事情，若沒有授權出就變成要一個人去追、完成全部的事項（是不是看到就「倒彈」）要記得不要貪做所有事：分工比英雄主義重要。做好事前準備後，剩下的就是隨機應變。
希望這篇文章對你有幫助，也期望透過活動讓更多人看見，
如果你也曾辦過活動、遇過雷點、或有自己的祕訣，歡迎留言分享你的心得！
