[RPA]依清單大量寄送夾檔Email

更新 發佈閱讀 4 分鐘

上個月因功拿到公司最佳員工,想想若不是接觸RPA工具在先,可能也沒有辦法快速的處理危機,因此想把它記錄下來。

這次的經驗讓我體會到,當壓力突然襲來時,冷靜面對才有機會找到解方;其次,作為財會人員,不僅僅是數字,更要在系統出現失誤、甚至可能影響公司營運的時候,具備即時應變的能力,讓商業流程能持續運轉不中斷。RPA 對我來說,不只是工具,而是一種思維的延伸。它提醒我,專業並不是單純的技能,而是在關鍵時刻,能否憑藉專業與冷靜,為團隊與公司帶來穩定。

月底系統大Bug,大量發票無法及時寄送到客戶手上,讓財會人員又急又慌又害怕。

下個月月初再寄有差嗎?發票日期開月底就好了啊。對,可以。但嚴謹的日本企業如果沒有在月底收到發票,公司就會被奪命連環call。更恐怖的是,一早透過系統寄送的發票email,信是全部寄出去了,但PDF檔案全部沒夾帶。

在發現沒夾檔的當下心已經全涼了,當我想把電話線扯斷時候電話來了:

先ほどメールをいただいたのですが、請求書が添付されていなかったので、ご確認いただけますでしょうか。

(剛剛收到您的郵件,但沒有附上發票,能否請您確認一下?)

好喔。這時候根本已無法阻止另外400多封信了,於是我立即打開Word寄正式通知,請所有客戶無視剛剛弊社寄出的空白發票信,會稍候重新寄送一次,並CC業務部及整個APAC區。

接著我要想辦法讓每一張發票寄送到正確的Email信箱。

客戶寄送清單

客戶寄送清單

D欄PDF檔是我要找到在A欄的該公司發票去做夾帶,所以在PDF命名規則中就已經包含了公司代碼C015474(如第二列)*如何抓取PDF內容去大量重新命名在下一篇文章說明。

大量寄送Email腳本(圖放大方便看):

因為我要讓RPA去依照我的Excel清單寄信,所以讓RPA先去把剛剛的寄送清單打開,

從左邊清單將啟動Excel拉進來第一步驟,並且要告訴它是哪一個檔案。

raw-image
啟動Excel  內部設置

啟動Excel 內部設置

接下來要讀取自Excel工作表(步驟3),但因必須先告訴PowerAutomate要從哪一行讀取到哪一行,所以前面需要新增一個步驟從Excel工作表中取得第一個可用資料行/資料列(步驟2)。這是Power Automate的使用方法,其實不用背,我們通常會很直覺先把步驟3的讀取自Excel工作表功能先從左側功能區拉進來,這時候就會發現結尾欄跟結尾列不知道要輸入什麼變數。

結尾欄%FirstFreeColumn - 1%的意思是,找到第一個空白欄後-1欄就代表是表格的最後一欄有資料的位置(結尾列亦同)

步驟3

步驟3

步驟2

步驟2

接下來 關閉Excel→啟動Outlook

raw-image
raw-image

抓一個For each迴圈進來,告訴Power Automate剛剛Excel的寄送清單每一列都要執行一次寄信。

raw-image

設定寄件者是哪一個Eamil Address(登錄在Outlook的帳號),

接著看到%CurrentItem['Email']%及%CurrentItem['CC']%、%CurrentItem['Attachement']%

這裡的['Email']、['CC']、['Attachement']就是Excel寄送清單的表頭

然後主旨跟內文打上就完成了。

raw-image
raw-image
還沒有試過夾帶兩個以上附檔,但應該是可以的,若測試成功有機會再update上來。
raw-image

接著儲存並執行,信就會找到指定的PDF寄送到該客戶的Email信箱。

在這次的經驗中,我更加體會到「備案」的重要性。當系統突然掛掉時,若沒有 B 方案,整個商業流程可能瞬間停擺,影響的不只是財務數字、現金流、逾期帳,更可能牽動到公司的信用及營運的穩定。

當天美國總公司、香港、上海、EMEA區都在等IT處理Ticket的時候,唯有日本區把所有發票平安的寄到客戶手上沒有遲延。

因這次快速果斷的危機處理,獲得公司的表揚覺得非常開心。

最後,感謝自己有一顆持續學習的心: )



留言
avatar-img
留言分享你的想法!
avatar-img
會計自動化研究社
12會員
10內容數
致力於交流【VBA|RPA自動化|會計實務】的學習社群。
你可能也想看
Thumbnail
還在煩惱平凡日常該如何增添一點小驚喜嗎?全家便利商店這次聯手超萌的馬來貘,推出黑白配色的馬來貘雪糕,不僅外觀吸睛,層次豐富的雙層口味更是讓人一口接一口!本文將帶你探索馬來貘雪糕的多種創意吃法,從簡單的豆漿燕麥碗、藍莓果昔,到大人系的奇亞籽布丁下午茶,讓可愛的馬來貘陪你度過每一餐,增添生活中的小確幸!
Thumbnail
還在煩惱平凡日常該如何增添一點小驚喜嗎?全家便利商店這次聯手超萌的馬來貘,推出黑白配色的馬來貘雪糕,不僅外觀吸睛,層次豐富的雙層口味更是讓人一口接一口!本文將帶你探索馬來貘雪糕的多種創意吃法,從簡單的豆漿燕麥碗、藍莓果昔,到大人系的奇亞籽布丁下午茶,讓可愛的馬來貘陪你度過每一餐,增添生活中的小確幸!
Thumbnail
隨著企業競爭日益激烈,公司開始透過技術改進來提高效率和自動化工作流程。企業軟件,如ERP系統和機器人流程自動化(RPA)系統的引入,不是為了裁減員工,而是為了提升效率和實現自動化流程。本文探討了ERP和RPA自動化工作流程的多個好處,並介紹了3個強大的企業軟件公司。
Thumbnail
隨著企業競爭日益激烈,公司開始透過技術改進來提高效率和自動化工作流程。企業軟件,如ERP系統和機器人流程自動化(RPA)系統的引入,不是為了裁減員工,而是為了提升效率和實現自動化流程。本文探討了ERP和RPA自動化工作流程的多個好處,並介紹了3個強大的企業軟件公司。
Thumbnail
沒人會在房子被震垮後,才去保地震險。但...在面對裁員、員工改善計畫PIP、資遣...等這些突發問題時。卻都是在事發之後,才來想處置方案。結果,就是被公司牽著走。 不想後悔...。那麼你至少得搞清楚這三件事,1.面對裁員或PIP( 最關鍵的事)、2.被裁員的"法律"原因、3.五大保障。
Thumbnail
沒人會在房子被震垮後,才去保地震險。但...在面對裁員、員工改善計畫PIP、資遣...等這些突發問題時。卻都是在事發之後,才來想處置方案。結果,就是被公司牽著走。 不想後悔...。那麼你至少得搞清楚這三件事,1.面對裁員或PIP( 最關鍵的事)、2.被裁員的"法律"原因、3.五大保障。
Thumbnail
如果公司有個內部規範流程,推行運轉也七八年以上,對於一個剛接此業務大概一年的人員,竟然可以在一年內被反應這樣流程有問題,希望可以有所調整,反應的單位來自於平行單位的非主管職。身為人事行政的自己,會如何處置呢? #管理辦法的修改流程 這個也許是表層最關鍵的部分,公司內部對於管理辦法的修
Thumbnail
如果公司有個內部規範流程,推行運轉也七八年以上,對於一個剛接此業務大概一年的人員,竟然可以在一年內被反應這樣流程有問題,希望可以有所調整,反應的單位來自於平行單位的非主管職。身為人事行政的自己,會如何處置呢? #管理辦法的修改流程 這個也許是表層最關鍵的部分,公司內部對於管理辦法的修
Thumbnail
專案工作型態很需要「溝通」,特別是每次交替時期需要與新的合作對象建立關係的時候,對方可能是你從不認識的同事或主管也可能是廠商。除非你是專職的專案經理,否則這種突然爆增的「初次溝通」聯繫的工作、會大量壓縮到你專案執行時間。在這種情況下要如何達到高效率的溝通,我們可以朝兩個面向來思考看看...
Thumbnail
專案工作型態很需要「溝通」,特別是每次交替時期需要與新的合作對象建立關係的時候,對方可能是你從不認識的同事或主管也可能是廠商。除非你是專職的專案經理,否則這種突然爆增的「初次溝通」聯繫的工作、會大量壓縮到你專案執行時間。在這種情況下要如何達到高效率的溝通,我們可以朝兩個面向來思考看看...
Thumbnail
最近終於完成了年度的大事項—稽核,不管經歷了多少次,每一次都還是很緊張,畢竟平常的一點一滴,必須要有個統整性的評核、必得展開了自己一年的所作所為,深怕哪裡有失誤,以致沒有盡到職責,也就是這個職務的最大責任。
Thumbnail
最近終於完成了年度的大事項—稽核,不管經歷了多少次,每一次都還是很緊張,畢竟平常的一點一滴,必須要有個統整性的評核、必得展開了自己一年的所作所為,深怕哪裡有失誤,以致沒有盡到職責,也就是這個職務的最大責任。
Thumbnail
科技發達的現代,就要善用科技化產品,來處理店裡的大小事務!排假是每個企業都會遇到的問題,該如何安排才能同時符合員工以及現場的需求?
Thumbnail
科技發達的現代,就要善用科技化產品,來處理店裡的大小事務!排假是每個企業都會遇到的問題,該如何安排才能同時符合員工以及現場的需求?
Thumbnail
我認為現在AI的學習模式就是一種高效回饋,告訴你做錯的同時,還會告訴你怎麼樣做得更好,可怕的是回饋頻率還高的驚人。
Thumbnail
我認為現在AI的學習模式就是一種高效回饋,告訴你做錯的同時,還會告訴你怎麼樣做得更好,可怕的是回饋頻率還高的驚人。
追蹤感興趣的內容從 Google News 追蹤更多 vocus 的最新精選內容追蹤 Google News