我曾經在不同科技外商陸續做過和業務&客服部門相關的工作，但外商的職稱都不是業務助理，Order Management、 Service Coordinator、 Customer Service 等等都有；不過可能招募的時候要讓平台好搜尋，這些職缺在應徵的職缺屬性上會掛上業務助理、國貿人員或客服人員。所以如果說「業務助理」是業務的「助理」，我會說對、但也不對。業務助理基本上就是讓銷售流程持續滾動、出貨順暢的關鍵人物，因為大多B2B並不是只有從客戶拿回來訂單就可以出貨，業務助理屬性是業務單位的後勤、但不是業務的個人助理(Sales Assistant)。
其實要看HR在招募上有沒有寫清楚Job Description，以及面談過程中詳細確認，才能夠好好判斷到底有多少成分是業務助理、而哪些不是。若工作內容含有行政處理，例如業務單位的費用申報核銷、業務人員的出差出勤管理、協助籌備客戶會議的時間地點(訂餐廳會議室)、擔任業務主管的外文翻譯..等等，這些就偏向秘書和行政人員的工作內容；當然這些行政工作對公司營運也很重要、但不應該是業務助理的核心，因此工作內容的比重多寡相對會影響核薪方式和水準。
我這幾年也有聽過Fulfillment Specialist，這個雖然比較明確，概指訂單履行從訂單將產品或服務送達客戶的一整套流程，包含訂單、調度、揀貨、包裝、出貨、及收款等環節，但詳細工作範圍仍依每家公司定義而異；不過Fulfillment 感覺少了報價和營收預估和營收確認這部分的工作。
在中文圈到底有沒有比較精確的相對應的職務名，我也不知道， 因為在台灣只要掛上業務助理能做的事情太多了!通常只要是跟銷售相關、跟客戶相關的問題，似乎都可以請業務助理處理...下文請容許用我以Sales Operation來概括😂
過去這些年我的外商經歷，只要公司規模中上(無論是全球或是台灣)，Sales Operation通常不會直接掛在業務部門，更多的是掛在Business之下獨立的Operation單位，和業務單位是平行合作的關係，分工的模式比偏向是Sales Operation Team主要負責和公司內部溝通確保訂單完成，而Sales 業務人員專心在客戶互動溝通和爭取訂單。至於上面更高的層級，可能是後勤Operation、Finance 或是和業務掛在同一個BU組織下，因為每個公司文化不同、我都待過，各有利弊。我也有遇過有同時兩個report line 的情形，也就是有兩個上級:台灣的業務主管和外國總部的Operation Manager，但不會單獨掛在業務主管之下。
不直接歸屬在業務部門的好處(?)，我們沒有業績壓力、我們的直屬老闆也沒有，可以專注在處理內部流程、各種的數字報告和文件審核，以及協助各式各樣生意上意外但也不意外造成的跨單位溝通。當然公司一定有基本訂單流程，但這些流程就是處理一般的訂單的。我自己的經驗日常流程做到比較熟練時，大約30%的時間處理一般訂單，70% 都在處理臨時插入或是難搞的case。
例如，客戶可能因為現金流不夠，原本說好要O/A 30 Days 變成要談分期付款；又或是公司需要營收數字再好看一點，需要客戶幫忙多拿一點產品，但客戶希望更多的折扣才願意協助；或是更麻煩的，長期合作的客戶突然一通電話表明事態緊急，不希望讓工廠斷線，但跑訂單太花要時間、要求先出貨後補訂單。
像是產品定價(議價)、付款條件這些決定權不一定會在台灣，通常放在外商總部的產品經理/業務高層和財務高層，為了讓訂單順利完成，我們通常會依情況而協助或主導這些事情的溝通。而後補訂單這種事和客戶信譽及採購協議(法律)有關，更要小心處理...(噓)
Junior 和Senior Operation 的差別基本上就是看曾經遇到的難題夠不夠深、廣度夠不夠大，各式各樣疑難雜症的累績。就算是基層，碰到這些特殊的case，反而有機會直接接觸核心決策高層(Sale/Finance/SCM/Legal/Regional Head...)，和高層說明最新情況、業務的困境和客戶的難處。這些經驗累積後，在遇到類似的case、漸漸可以冷靜得提出分析和建議後續處理的方向、甚至獨當一面和相關部門討論，想辦法達成公司和客戶雙贏的局面，個人的能力就提升到另一個level。
持續的累績經驗，一定會逐漸駕輕就熟應付那些重複的議題: 在同一個產業、每個客戶會遇到的難題常常會類似(例如:進出口申報錯誤、發票驗收有問題)，今天發生在A客戶、明天是B客戶，甚至全球的客戶都有可能遇到類似的經驗 (例:產品Demo過程不順需退運)。
如果公司內部客戶系夠多，我會建議做這份工作每隔幾年要換Account，去熟悉不同客戶生態模式，也許你會發現當在處理B客戶談判內外卡關時，可以參考過去A客戶的成功經驗。而業務因為人脈累積的關係，通常會長期做某一客戶系(不會輕易換Account)，他們不一定有Operation Team過去累積其他客戶的經驗當參考~尤其是內部溝通的部分，譬如業務通常很難理解財務部門不願意放行的點😂😂😂
如果還年輕、卻發現做這份工作1~2年既輕鬆只要key單又不太須花大腦，那可能是該公司銷售或生產模式相對簡單、或是銷售業績不夠，所以輕鬆上手漸漸學不到東西。那這樣單純的工作很容易未來被AI取代，要注意相對風險，盡早轉換公司或產業累績專業。
