你有沒有過這種經驗？為了準備跟總經理的月會，你熬夜做了 30 頁精美的 PPT。
你心想：我一定要把這個專案的來龍去脈、市場背景、還有我們團隊多努力克服困難的過程，完整地講給老闆聽，讓他知道我們有多辛苦。
會議開始，你才講到第 5 頁：關於這次專案的背景，是因為去年我們發現...
突然，老闆皺著眉頭打斷你：等一下，所以重點是什麼？你要我看什麼數據？還是要我做什麼決定？
當下，你的腦袋一片空白。你支支吾吾地翻到第 20 頁找數據，老闆的不耐煩指數已經飆到最高點。最後，這場匯報草草結束，你精心準備的內容，老闆連看都沒看。
走出會議室，你覺得很委屈：老闆怎麼這麼沒耐心？都不聽我把話講完。
來看看小豪的慘痛教訓。
小豪是公司的資深工程師，技術超強，邏輯縝密。有一次，公司系統需要升級，預算約 200 萬。小豪準備去跟CEO爭取這筆預算。
為了展現專業，小豪從「伺服器的歷史演進」開始講起，接著分析「目前系統的技術債」，再講到「如果不升級會有什麼潛在風險」。
他講了 15 分鐘，還沒講到要多少錢。
CEO 終於忍不住了，看了看手錶說：小豪，我下個會議要開始了。你直接告訴我，為什麼要花這筆錢？不花會怎樣？效益是多少？給我一句話。
小豪愣住了，因為他的大腦還停留在技術細節裡，無法瞬間切換到商業邏輯。結果那次預算申請被駁回，理由是：論述不清，效益不明。
小豪犯的錯，是 90% 的職場人都會犯的：用寫小說的邏輯在做商業報告。
我們習慣的敘事方式是起承轉合：先鋪陳背景，再堆疊情緒，最後才給你大結局。
但對高階主管來說，這種講法簡直是折磨。為什麼？
因為他們的「時間顆粒度」跟你不一樣。
基層員工的時間是以「小時」計算，但 CEO 的時間是以「5 分鐘」甚至「30 秒」計算的。他們每天要接收海量的資訊，要做無數個決策。他們的腦袋就像一台高速運轉的 CPU，沒有空間去處理你的鋪陳。
老闆只想知道三件事：
What?（結論是什麼？）
So What?（這對公司有什麼影響？）
Now What?（你需要我做什麼？）
如果你不能在 30 秒內回答這三個問題，你就出局了。
那該怎麼講，才能抓住老闆的注意力？
只要學會這套全球頂尖管顧公司（如麥肯錫）都在用的「PREP 溝通法則」，你就能瞬間變成匯報高手。
PREP 是四個字的縮寫，代表說話的順序：
P - Point（結論先行）： 第一句話就講重點。 R - Reason（依據/理由）： 為什麼是這個結論？ E - Example（具體案例/數據）： 有什麼證據支撐？ P - Point（重申結論/行動）： 最後再強調一次重點，並提出需求。
讓我們用 PREP 來幫小豪重寫一次他的預算報告：
P（結論）： 「執行長，我建議公司立即投入 200 萬升級核心系統，以確保下個月的雙 11 活動能順利乘載 2 倍的流量。」（一句話講完：要做什麼 + 為了什麼）
R（理由）： 「因為目前的系統負載量已達 95%，若不升級，在雙 11 高峰期有極高機率會癱瘓，導致營收損失。」
E（數據）： 「根據去年的數據，系統當機一小時，我們會損失 50 萬營收。且目前已有 3 家競爭對手完成了升級。」
P（重申/行動）： 「因此，為了保障千萬營收，這 200 萬的投資是必要的。請您批准。」
感覺到了嗎？
第二種講法，老闆在 30 秒內就聽懂了：花 200 萬 -> 保住千萬營收 -> 不做會虧錢。
他的決策大腦會立刻亮燈：「好，批准。」
除了 PREP，跟高層溝通還有兩個重點方式：
一：先講壞消息，再講好消息
很多員工怕被罵，喜歡報喜不報憂，或者把壞消息藏在最後。
千萬別這樣。老闆最恨「最後一刻才知道出事了」。如果你一開始就說：報告老闆，目前專案進度落後兩天（結論），但我已經擬定了趕工計畫（解法）。老闆會覺得你有在控管風險。
二：把問答題改成選擇題
不要問老闆：這件事該怎麼辦？這顯得你沒能力。
要說：針對這個問題，我有 A 和 B 兩個方案。A 成本低但慢，B 成本高但快。考量到目前的時間壓力，我建議選 B。老闆您覺得呢？
你幫他省去了思考解法的時間，只讓他做最後裁決。這才是老闆要的幕僚。
回到小豪的故事。
被打槍後，他痛定思痛，找了前輩練習 PREP 法則。
下一次月會，輪到他報告時，他不再打開那 30 頁的 PPT。他只放了重點投影片，上面寫著幾個大大的數字與重點說明。
他看著執行長，堅定地說：執行長，今天的報告只有一個重點：我們透過優化演算法，成功幫公司省下了 15% 的雲端成本（P）。具體做法是...（R+E）。接下來我們打算推廣到全公司（P）。
那天，執行長沒有打斷他，反而在聽完後，露出滿意的笑容說：很好，這才是我要聽的報告。
職場上，溝通的效率，決定了你職位的高度。
不要再用苦勞來感動老闆，要用邏輯來說服老闆。
下次開會前，先深呼吸，把你要講的 100 句話，濃縮成那句最關鍵的 Point。當你學會了「結論先行」，你就拿到了通往高層決策圈的門票。
