這學期開始擔任兼職實習生的行政督導，行政工作一直以來似乎就被認為是有手就行、用心而已，但作為一個不善於行政、花滿多時間在學習的我來說好像又不是那麼適用。如果有一小時可以教實習生行政，我要教什麼呢?爬梳一點資料，再結合工作經驗，組織成章。
在大專校院諮商中心，行政往往被視為「不得不做的雜務」，想藉此文將行政也融入、轉化為「專業養成」的一部分，理解我們正在做甚麼事情。如果是兼職實習生，可以把重心放在完成基本面，如果想繼續學習，或已經是全職實習生或剛開始加入大學的夥伴，可以再向進階的部分嘗試。
正文開始。
學校行政基本盤
妥善完成交辦事項。
進入單位後除了分擔諮商以外，通常會需要辦理各種活動/業務，生涯輔導、性別平等、工讀生或協助同學...等等，端看入職時空下來的是什麼職務。這之中我想最重要的就是妥善而順利的把這項活動完成，熟悉這個過程中經費來源、經費使用規定、上簽、核銷、成果撰寫、函送教育部等流程以及所需的時間，想把一級的初級預防工作做好，背後離不開學校行政的。這之中會接觸大量的組織各部（人、總、會），這之中使用的語言是公文，熟悉公文撰寫語言，這是組織內正式對話的方式。
整理一下，想推初級預防活動，需要跟系統裡的其它人合作，為此需要使用組織內的語言對話，也就是公文與表格，我們才能夠做我們想要達成的。
進階:記住組織規範與各部的決斷值
試著與各部承辦對話，理解並記得各單位注意的要點或主管們期待的辦理方向，就像記住決斷值一樣。
例如：瞭解組織內訂定的法律統一用字用語、計畫上簽、規劃核銷等趕快弄一弄，預留時間給其它處室等。
這樣做會發現：大多數時候我們需要反覆等待，而且過程中時常會有各種來回，致使時間延長，我們能做的真的就是趕快做完；但反過來說，當我們在時間與空間上尊重大家，讓大家都有足夠的餘裕，可以好做事，把大家在意的點放在心上，會增加部門間對於諮輔組的信任資產。
職場上的信任是很珍貴，這其實是一種合作與建立關係。我們在組織"裡面"，面臨各方期待，建立自己的定位與價值。這對於擅長建立關係，以及需要關係進行工作的心理師來說其實超級重要。
諮商行政-個案管理
基本盤
#學習各種法規與通報後會經驗到的人事物，掌握個案的情況，然後依據嚴重程度分級做各種處遇。
個管也會與個案建立不同的關係，並協助有時候為有各種醫療、法律、獎助學金、通報處遇、甚至特殊教育需求調整。建立起開案、分級、結案的標準流程，並確實執行。
我想唯一要注意的就是通報，其實基本上有就要報，因為通報系統的設計本身是期待減少隱匿，在此前提下兩全相害取其輕，是相對允許誤報的。若能理解當初通報的設計動機，就更分得清楚哪些是判斷/概念化、哪些是一定要做的事情。
進階
#瞭解特殊教育需求調整、#召開跨單位會議、#協助建立支撐系統、#協助發展自助行為、#危機處理分工
瞭解特殊教育需求調整:許多心理師對於身障是沒有瞭解，就會很容易被我們都仍然是照顧心靈這種說法給說服，然後諮商工作或個案管理的時候就感到特別挫敗，需要對於障別與特殊教育需求調整有基礎的瞭解(這有時候又會再牽扯到對經費與學則的認識)。特教生與疑似生仍然是我們需要學習面對的範疇；在個案管理上心理師應當是非常熟悉三級預防的分級的，特教生幾乎都可以被歸類在三級，會在三級區域中依嚴重程度再分為特教三級。
召開跨單位會議:當危機程度升級，我們需要召開跨單位會議，個管其實仍是有專家的雙重身分，需要評估要邀請系統裡的哪些人列席，也評估使用哪一種合作模式，並提供基礎的建議以做為討論基礎。
協助建立支撐系統:跟列管會發展出不同的合作方式，有些時候個管就是最了解整個資源的人、有些時候則是需要促使學生自助，與其一同認識所需要的資源，以協助其自立並在嚴重程度中可以透過資源使用進駐而逐步緩解降級。
協助發展自助行為:我認為這個也是個管應該可以做的事情，如果手上一堆危機案或創傷案，個管真的會做到死。在保持連結(個案會來找)之後，我們會需要協助發展自己幫助自己的辦法，以創傷類的案子應該是最明顯的，個管沒有諮商的結構與角色，在脫窗（創傷知情的概念）的時候，講半天真的很多時候會是無效的，我們需要做的反而是避免其脫窗，以及其因為發現自己快要脫窗而來求助時候協助其練習透過自助的行動緩解。
危機處理分工:實習生在系統中能做什麼?
我在參與大專校院心理師的新進人員訓練研習時聽到印象深刻的一件事，把實習生也當作系統的一員，實習生是很能夠參與進系統工作，在這之中可以有位置的。
最簡單的就是去幫老師們買午餐晚餐食物或咖啡，照顧不了案主，案主有主責會顧，那可以協助支撐主責心理師。因為這個時候真的沒空，後續又有一堆事項待處理。作為系統裡的一環，不要看戲，即使在危機處理的情境中，幫助系統仍然是實習生可以參與的位置。
寫在最後
好好記錄你做了甚麼，用關係、用公文、用數據說話，最後才是用法規，而做這些事情與決定時，適時地跟主管討論，透過討論尊重、瞭解主管的規劃，解決痛點，這又是很重要的事情了。
專業能力始終重要，但別忘記人在組織工作，面臨各方期待，協助我們建立組織內關係與組織內的定位的基礎，其實一直有行政的參與。
當然一定還有很多沒講，如果要加入學校，會有新進人員訓練（排除萬難去上plz)，那教育部學生輔導資訊網也有針對行政作業該了解的基礎資料編纂電子書(大專校院學校輔導工作參考手冊)，但講歸講，自己走過一定仍然是最懂得箇中滋味吧！
不曉得有沒有缺漏？若你剛好也看到這篇文章，有想法，也再跟我回饋吧! 我也正在學習，不曉得這些是否足夠把實習生帶好。
但確定的是好像還是得超過一小時了，要講的話真的很多。
