有序：工作到一半總會分心去看 LINE，怎麼辦？

「訊息過載」自古以來就有

我聽過太多在抱怨「訊息過載」的言論，他們總是說網路上充斥大量的影片、文章、新聞，把時間跟注意力都消耗光了我們也看不完，還悲憤的呼喊：「人們越來越不看那些優質的內容跟書籍了！」

訊息成倍數增長的確是個事實，畢竟現在隨便拿起手機刷一下，你就能獲取早期一位農民伯伯，一生能接觸到的資訊總量；例如 YouTube 每小時就會被上傳 6,000 小時左右的影片，而我們每天要接觸到的訊息，大約是 175 份報紙那麼多。

但其實人類無時無刻都在面對「訊息過載」的轟炸，這問題從 1455年就開始了；當年古騰堡老先生發明了「活字印刷術」，人類終於能大規模、重複、低成本的印製書籍。

要知道早期人們其實都是用「抄寫」的方式，一個字一個字的把內容轉寫到其他紙上；最初的抄寫工作就是由神職人員負責，他們抄的當然是《聖經》、《古蘭經》等宗教經典。因此古騰堡印刷術發明後就受到宗教界的抨擊，說這種邪惡的科技會褻瀆神聖的文本、導致訊息過載；其實他們真正要抗議的是「神職抄寫員」的失業問題，因為手抄一本聖經大約要花一年，但改用印的，這些人就沒必要聘請了。

到了 16、17 世紀，擋也擋不住的印刷術還催生出了「報紙」這種媒體形式，以前如果要宣佈一件大消息，你得到鎮上的公佈欄張貼「公告」；但在印刷術的推行下，報紙業跟新聞媒體，就能以最低成本的方式將文字快速普及出去，直至現代，甚至變成了網路媒體、網路新聞。

因此我們發現，人類每個時代都會因為某項技術革新和產業興起，被一輪又一輪的訊息轟炸，但不看書的人從 16 世紀到今天仍然不看書，甚至我這篇寫的要死要活的文章可能都很少人能看完。

因此「訊息過載」我認為算是個偽命題，比起內容多到人們不知道要看什麼，現代人最大的困擾反而是能看的東西太多，導致難以專注；也就是說，「注意力稀缺」才是真正的對手。

注意力稀缺引起的三大問題

「注意力」是一項珍貴的資源，現代生活與工作很多時候考驗的不是技術能力，而是我們運用注意力資源的能力；隨著注意力被大量的外部訊息、工作給挾持後，常會發生三個狀況：

1. 易分心：才剛想專注，卻一下子就走神。 2. 事太多：事情一直來，但每件都處理不好。 3. 找不到：東西總是隨手一擺就找不到了。

而這一切，其實都與我們大腦中內建的一個「注意力系統」有關；「注意力系統」共有四個機制相互作用，下面我們分別用三大問題來解釋它們。

1. 易分心：才剛想專注，卻一下子就走神

我在《英雄之旅：自己的故事，別當配角》線上課程中，有提到其中兩個機制，叫「專注模式」與「走神模式」，光看字面上的意義就知道它們是幹嘛的吧？我們的祖先還在狩獵採集時代，就有這兩個模式。

「專注模式」能幫你處理高階、複雜的任務，例如跟猛獸打架，判斷要逃還是要戰鬥；而日常生活，比較有明確目標、涉及到心中意願、人際關係的互動、情緒與感覺，都用「走神模式」就夠了。

「專注模式」的缺點就是超耗能，當你在處理緊急、又複雜的任務時需要調動注意力，這時身體的葡萄糖跟氧氣會消耗特別快，因此一般人的專注通常不會持續太久，身體會很快幫你切換到比較節能的「走神模式」，確保你不會把能量耗盡；這樣你就知道為什麼我們工作常常分心了吧？因為這是大腦幫你節省注意力的結果。


2. 事太多：事情一直來，但每件都處理不好

另外一件讓我們總是很困擾的就是事情特別多，忙到一半突然又跳了一則 LINE 訊息、或是一封封的郵件通知，不知道該處理哪件；有些職場技巧、工作術之類的內容就強調：「你應該多工處理，才有效率！」這其實是不太可靠、而且很危險的建議。

在我們大腦的「專注模式」與「走神模式」之間，注意力系統還很貼心的配置了一個「注意力轉換器」；你就想像它是一個電源開關，當一邊被按下去後，另一個模式就會自動關閉。

注意力的產生是由大腦「前額葉皮層」的神經元負責，但注意力轉換還要加上「島葉」的參與來控制；換句話說，每一次的注意力轉換代價極高，它需要同時調動多個腦區相互協作，葡萄糖的消耗量更大。

而當大腦面對多項任務的切換時，你的應激素皮質醇、腎上腺素會過度分泌，這時會刺激與干擾前額葉，導致思緒混亂。

但危險的還不只這樣，它還會引發多巴胺分泌，激活「島葉」的成癮迴路，讓你上癮、獎勵你持續的多工切換，來獲得一種「很爽」的感覺。

這也是為什麼我們每次看到手機一跳訊息，都會想要趕快回覆的原因，你會感覺同時做好幾件事，好像很充實、自己面面俱到跟超人一樣厲害，其實你只是深陷多巴胺成癮，還消耗量了大量注意力資源而不自知，反而什麼都做不好。

3. 找不到：東西總是隨手一擺就找不到

最後一個機制，叫「注意力過濾器」，人類的大腦如果始終保持在訊息的轟炸下，可是很痛苦的，畢竟你如果每件事情都要調動前額葉去思考，很快就會把能量消耗殆盡，因此我們就發展出「注意力過濾器」的功能，讓我們忽略小事、關注大事。

過濾的原則有兩個：「改變」與「重要性」。

「改變」是指尋常之外的變化，大腦會特別調動注意力去關注，這個過濾機制極其敏感，例如你跟一位熟人或同事聊天，突然發現他的鼻音有點重，你馬上就會問：「欸你怎麼了，感冒啦？」這就是「注意力過濾器」對「改變」偵測到的瞬間，我們傾向忽略那些恆定的事物，而關注不尋常的部分。

另外「重要性」，是指「對你而言」重要的，你才會注意。例如你看到新聞畫面突然拍到你認識的人、或是你自己出現了，就會感到非常興奮；這就是相對於你而言的重要，至於你不認識、也不關心的人上電視，你看都不會看一眼。

我們注意力能同時負擔的事情大約是 2-3 件，多了就會開始啟用「過濾器」把非異常、不重要的東西排除；因此當我邊想著：「等等要開會囉。」同時又收到一堆的 LINE 訊息，聊一聊大腦就超過注意力負擔的上限了，自然就將我「順手把眼鏡掛在頭上」這個舉動給忽略掉了。（當然這也涉及到大腦的記憶模式、與擺放位置習慣等問題，但因為篇幅關係我們先不贅述）

綜上所述，我們知道「注意力系統」其實就是由：「專注模式」、「走神模式」、「注意力過濾器」、「注意力轉換器」四個成員相互搭配而成；而日常生活中很多困擾其實都是因為「注意力」這項資源被消耗所致。

那該怎麼應對這些挾持注意力的事情？

導致注意力資源稀缺的原因，往往在「出乎意料」的突發性事件中，「注意力系統」的某幾項機制出了差錯；因此我們的解法是要打造一套專屬於你的注意力秩序，也就是用「有序」來應對「無序」。

這樣你才能拿回注意力資源分配的主動權，決定自己什麼時候要專注，什麼時候要走神；具體來說有三招：

1. 分心時，立刻把想法外包出去

從前面提到注意力系統中存在著「走神模式」跟「注意力轉換器」，它們常常會在我們想專心處理工作的時候搗亂，大概每 10-15 分鐘我們就會冒出一些跟眼前工作無關的念頭，例如：「這個做完後，等等要做哪一項？」、「中午要吃些什麼啊？」這些都會不斷的把我們的注意力拉走，消耗注意力資源。

因此一個很簡單的方式，就是把一切跟當下任務無關的想法立刻寫下來，你可以在手邊放一疊便條紙，把這些臨時想到的訊息通通外包出去；這十分有用，甚至在你躺在床上睡著前，容易在腦中胡思亂想導致失眠的人也可以用這招。

把它寫下來，等於是你主動跟自己的注意力系統溝通：「我現在要『專注模式』了，其他的我晚點會處理，但不是現在。」

2. 建立自己的「時間邊界」

我發現很多人都在自己的電腦上開著 LINE、Facebook，一旁手機上面開不斷跳出 IG 的訊息，再加上公司間往來的 E-mail；這些對我們的注意力轉換成本負擔實在太大了，切記，不要陷入多工成癮的輪迴中，你只能專注做好一件事，因此我們要明確規定自己的「時間邊界」。

先從「回訊息的時間」開始，規定自己在一天工作 8小時中，固定三個時段統一回覆訊息，其他時間都不要去看這些通訊軟體或收 E-mail。

盡量讓所有人，包括你的同事、合作夥伴都知道你的「時間邊界」，主動告訴他們你每天幾點到幾點會在線上，方便他們提前跟你預約聯繫；其他時段你則關機或開啟勿擾功能，把工作的主控權牢牢掌握在自己手裡。

畢竟除非是客服人員，好像很少有一條職場規則是：「有訊息你要立即回覆。」對吧？不要用「潛規則」或是「大家都是這樣的」來妥協自己的邊界；快速回訊不會讓別人覺得你是一位高效能工作人士，反而會覺得你是不是很閒，怎麼回的這麽快？

另外管理自己的工作內容，把每件事情都提前安排好，也是「時間邊界」的一環，例如我每天在睡前都會把隔天要做的三件事列下來，這能有效提醒自己明天要專注處理的任務，替自己的注意力分配預先做好準備。

3. 建立自己的「空間邊界」

最後是要解決「找東西」的問題，其實這個是最簡單、最不用教、但也是幾乎人人都懶得做的事情，就是物歸原位，管理好自己的工作區域，建立明確的「空間邊界」。

你要極度熟悉自己的「空間」，知道哪些物品會擺在什麼位置、哪些空間專門用來做哪些工作的，訂下來後就不要輕易的打破它們，而且一定要在使用完空間後恢復原樣；例如用完的物品別隨手扔到一旁，應該要立即擺放回原位（像我就可以買一個眼鏡架之類的），因為只要你一分神去找東西，就會調動到你的注意力資源，千萬不要小看這一點點的走神，注意力往往很難拉回來的。

我觀察過很多桌子永遠很亂的人，往往都把時間浪費在翻找、整理上，但前陣子有篇文章居然還說：「做大事的人通常桌子都很亂，而且他們特別有創意！」文中舉了賈伯斯、愛因斯坦的桌子，都是亂到不行，因此很多「亂桌黨」的成員紛紛高興的轉發，宣布自己有天才與創意的潛質。

別傻了孩子，賈伯斯、愛因斯坦、甚至很多大公司的 CEO 們桌子的確很亂沒錯，但別把「因果性」給搞錯了；他們的桌子亂，是因為他們沒有時間收拾，而他們要找東西的時候，只要對門外或身邊的秘書喊一聲，答案跟文件就會自動遞到面前了。

他們是有意把注意力、時間，都集中在思考重要的決策上，以至於沒時間、也沒必要收拾桌子；但你既沒有助理、也沒有要面對 CEO 般決策性的工作，因此別用這種沒邏輯的文章替自己的懶惰辯護，確保你注意力消耗的次數跟時長越短越好，最務實的方法就是總把桌子收乾淨、東西物歸原位。

每當你坐在乾淨的桌面上時，也等於是替自己建立了一個「工作場域」，進到這個地方你就會有「我要開始認真工作囉！」的覺悟，注意力很容易就被場域給調動起來了。

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有序：一切物品各歸其位，每件事情都應該安排時間完成

擅長處理複雜任務、工作和事業有所成就的人，往往都有一個特質，就是會確立自己的邊界，換句話說，他們是一位「有序」的人；這些人能向周遭傳遞一個訊息：「事情交給我肯定沒錯，我很可靠。」

富蘭克林的十三條美德，第三條是：「有序，一切物品各歸其位，每件事情都應該安排時間完成。」

「有序」不是光有嚴謹的邏輯、講理性、守規則就好，因為那也可能淪為「固執」或「死板」，它也能包含彈性、有創意、靈活等特質；其實只要找到你自己最能掌握注意力的秩序，並提前讓別人知道怎麼跟你合作，我認為就與「有序」不遠了。