你是否總覺得時間不夠用呢?
可能在工作上,email幾百封,看都看不完,待辦推積如山;老闆的各種臨時交辦任務接踵而來,根本壓榨;或是為了應付客戶的百百種刁鑽要求,疲於奔命,壓力山大。然後一轉眼,下班時間到了,又得加班。
又或者,回了家,想到體檢報告上的滿滿紅字,覺得要去跑個步;一面尋思,今天午餐時,同事提到的當紅的美劇是不是要Netflix一下;一個回頭,看到書架上堆著好幾本買來卻從未翻開的書,好像該要認真一下。結果最後卻變成滑FB、IG,轉眼又到了睡覺時間。
在這個加速的時代,資訊已經不是稀缺資源,稀缺的是時間和注意力。因此,你需要的不單只是待辦清單或是行事曆那些功能單一的工具,而是需要一套可以統整一切的系統。
今天要談的這本《搞定》,作者
大衛‧艾倫是世界知名的時間管理大師,並以他創立的GTD(Getting Things Done)系統聞名於世。而這套系統也是此文要介紹的主題。
此書結構精實,不但詳細講解GTD系統的觀念,更會一步一步帶著讀者建立屬於自己的GTD系統。對時間管理有興趣的讀者絕對不容錯過。
【時間管理要點:守住承諾,擺脫壓力枷鎖】
覺得事情很多,時間不夠做不完,而產生壓力是許多人共同的痛。作者認為,會產生壓力的原因是來自於對做出的承諾管理不當。當承諾的事無法如期完成,這些事就會像鬼魂般,在你大腦飄移、哀號,讓你感到痛苦,而壓力就自然而來。
因此,要管理好承諾,作者認為重點就是要控制所謂開放式迴路。開放式迴路的定義是:拉走你的注意力,但卻還沒決定要如何做的事。像是上面提到的想完成的交辦事項,想追的劇,或想跑的步。
那如何有效因應內心承諾,管理好開放式迴路呢?作者提出3項守則:
- 捕捉承諾要完成的事,將這些事移到頭腦外的可靠系統中
- 確實理清承諾要做的事是什麼,決定行動,給出計畫
- 頻繁檢視系統,組織保存好行動的提示訊息
只要做到這些,就能達到作者所謂「心境如水」的境界,不再被壓力折磨。而接下來要談的GTD時間管理系統就是能帶你修練成功的寶典。
【GTD 5步驟】
1. 捕捉
所謂的捕捉,就是要將所有吸引我們注意力的事項都收集起來,也就是將所有開放迴路都收攏。讓大腦不需要一直分神去擔憂還有什麼事要做,或會不會忘了做。
作者建議從身邊未定位的實體物品出發,像是桌面的便利貼,或是抽屜的未對發票等等。接著,再將腦中的想法也移出來。作者在書中有提供實體檢查步驟和未完成事物的觸發清單,幫助讀者可以掏出所有心想但還未事成的雜事。
抓出來後,不要急著處理這些待辦,先將它們放到統一的收集工具,也就是作者所謂的「收件匣」中。常見的收件匣有以下幾種:
- 實體收件匣
盒子或是其他收納工具。比方說待繳的電費單,就可以先丟進去。
- 紙張與筆記本
像是大家常用的筆記本,便利貼等。可將各類待辦寫下。
- 數位裝置與錄音筆
比方說,我最常用的Evernote就是很方便的數位工具。
- 電子郵件與簡訊
電子郵件的收件匣和手機的簡訊系統等。
當然你還可以使用各式各樣的收件匣工具,幫助自己蒐羅各類事項,但建議不要太多種,不然會害自己不好管理。接下來,我們要開始一一料理這些待辦。
2. 理清
理清的目的是要了解每件事的意義並決定下一步行動。接下來請檢視自己所有的收件匣,一件一件搞清所有待辦的模樣。請跟著以下步驟走:
〔那是什麼?〕
首先要先搞清楚那是什麼?比方說,文件內容是在講什麼?或是,老闆的交辦事項,真正的目標是?
〔是否可以行動?〕
接下問自己是否可以行動?很可能這件事根本不需要做。不需行動的事項可分為以下3種類型。
- 垃圾
就是個廢物,扔了它吧。
- 日後 (孵化事項)
現在沒必要做,但之後可能會需要執行。
- 可用的資訊 (參考資料)
有用的資訊,之後可能會派上用場。
〔下一步行動是什麼?〕
如果是可行動的事項,那接下來就要問自己:下一步行動是什麼?有以下3種選項:
- 立即執行
作者建議,如果2分鐘內就可以搞定,那就馬上做吧,不要拖了!
- 委託他人
如果要花2分鐘以上,可以想想:我是適合執行的人嗎?是否可以找更洽當的人來做這件事?
- 延遲處理
如果需要花2分鐘以上,且非自己做不可,那就要將它記下,準備之後要來執行。
完成這步驟,你手中應該會有許多「待處理」的事項。接下來,我們要來整頓它們一下。
3. 整理
所謂整理,就是讓所有事物都就定位,準備被執行。那具體要怎麼做呢?作者認為關鍵就是要有好的儲存系統,可以妥善得追蹤和管理事項。可以分成以下三個類別:
〔一、專案系統〕
所謂的專案,指的是1年內須採取不只一項行動,才能達成預期成果的任務。可以藉由專案清單和支援資料來輔助執行。
- 專案清單
建立一個總表清單,方便檢視所有專案。比方說想考到多益金色證書,或是想寫一本書,都可以寫到專案清單中。
- 專案支援資料 專案本身會累積很多相關資訊,所以需要一個保存系統,幫助自己在執行專案時可以隨時方便查找。
〔二、下一步行動〕
下一步行動指的是無法在2分鐘內快速做完,必須先延遲追蹤,再執行的任務。可以藉由行事曆和下一步行動清單來追蹤、執行。
- 下一步行動清單
將所有當天需要做,但無法馬上完成的任務放入此清單。這份清單會是每日行動的管理核心。這裡可以參考《一流工作者都在用的待辦清單》,列出真正可以行動的清單項目。
- 行事曆
需要在特定日期時間進行的活動,則可以登錄到行事曆中,時間到再提醒即可。
〔三、不行動〕
不行動事項在理清的部分有提過了,也就是垃圾、孵化事項和參考資料。這裡要做的就是建立儲存系統來管理這些事項。
- 垃圾桶
這應該不需要多解釋,看到垃圾,往裡面丟就對了!比方說,大家電腦桌面的資源回收桶就是一種垃圾桶。
- 將來/也許清單
用來處理孵化事項,比方說想學自彈自唱,但要到下半年才有空,便可將它列入此清單中。
- 參考資料夾
用來保存特定主題或是一般性參考資料,備而不用總沒錯。
有了整理系統可以讓被理清的事項有所依歸,接下來我們要學習如何定期審視系統,更好的決定要做什麼。