『Get Things Done』摘要與實踐心得

2023/09/06閱讀時間約 13 分鐘

『Get Thing Done』是十分實用的管理書籍,書裡記載的方法在此先簡稱『GTD』方法。GTD這套方法,透過Notion加以實作,已落實在我的生活中好一陣子。本文會簡述GTD一書摘要,以及自己實踐後的調整結果,由於加入了個人主觀意見與經驗,與書上內容部分會有出入,若對本書有興趣的人可以找原書來看看。

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中文書名:搞定!工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟

英文書名:Get Things Done

作者:David Allen


我從GTD中學到什麼


要達成目標,需要的是建立系統,若是對生產力方面有興趣的話,我認為GTD就是一個現成且泛用的系統,配合自己的狀況略作修改就可使用,提高達成目標機率。

靈感常常一閃即逝,或是想做某件事但過一陣子又忘了,最好能夠在靈感或念頭發生的那當下就捕捉下來,這時就可拿起手機,把靈感或念頭放放進收件匣。有個可信賴的系統幫你管理靈感與行動,就不需要想辦法記住這些事,減輕大腦的負擔。

我有兩個收件匣,分別是『行動』與『靈感』收件匣,每日分出時間清空行動收件匣,把行動分派到GTD所設計的各個清單當中。至於靈感收件匣中的靈感,則是會用『卡片盒筆記』這套系統,『卡片盒筆記』我會再其他地方做更詳細說明。

若是有確實捕捉『行動』到清單中,清單應該有充滿各種行動讓你挑選執行,每天根據當下自身的條件找出合適的行動來執行,就像有一位私人秘書一樣,讓系統幫你管理行程,你可以把大腦資源用在更需要專注與思考的事務上。


有關決策疲勞


我們先談一下『決策疲勞』這個詞,這個詞是代表假如大腦中有許多小或不重要的決定要被確認,這些決定畢竟都要消耗腦力,進而影響到自己做重要決定時的結果。例如去買東西時會做一堆小決定,看到櫃檯旁邊的放的零嘴或加購商品,意志力可能就會比較薄弱地買下去。Meta執行長馬克祖克柏的穿衣哲學,讓他不用下決定去煩惱每天要怎麼穿,節省更多腦力在重大決策上。

我認為GTD便是一種可以大幅減少決策疲勞的系統。當突發事件被捕捉到時,用直覺先丟到收件匣再說,靠反射動作來捕捉行動,不需要靠大腦思考,而且這突發事件有被記錄下來,因此也不需要靠大腦去記憶。


GTD基本流程


首先定義一下『行動』:可執行的行為,有明確的完成標準,並且可以先設想其合適進行的情境。

當捕捉到有一個『行動』出現時,例如上頭交辦了任務,或是想到家裡缺了什麼日用品得買,就可以先把行動簡單地用一句話記錄起來,丟到行動『收件匣』中。當有空檔時,就著手清空收件匣,把裡頭的行動分配到不同的清單中。

假如這個行動可以立即行動,而且2分鐘之內就可以完成,則直接把它執行掉。例如只是上網網購一些商品,不用花太多時間。2分鐘是一個參考值,意思是假如行動要花的時間,跟分配行動到清單的時間差不多,那也不用分配了。

若該行動還不需要執行,而且仔細想想跟自己無關,就把它捨棄掉吧。假如只是最近不想執行,將來有一天可能會執行。就把行動先放到『將來也許清單』裡。

若該行動可執行,但會花超過2分鐘,就要花點時間評估一下這個行動的內容了:

1. 假如這項行動可以交辦給他人,就將其交辦出去,然後放到『等待清單』中。我自己也會把有前置行動還沒完成的行動放到『等待清單』,就像是在等我自己完成第一個動作後,才能進行第2個動作一樣。舉個例,我得看完一本書,才能寫這本書的讀書心得,寫讀書心得這件事,我就會放到『等待清單』中。

2. 若是這項行動,有明確的完成日期或時間,就會標上日期,放到『行事曆』中。這個日期要避免是能隨意更動的日期,要不然就失去迫切性了。例如,預計某天預約了健康檢查,或是某天有重要的會議之類的狀況。

3. 沒指定時間,又不能交辦他人,且可以執行的工作,就放到『下一步行動清單』中。這是是主要的清單,一般來說都是從這個清單篩選出合適的行動執行。

以上就是行動的捕捉與理清流程,下圖是對應的流程圖,可跟前文對照著看。

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主要清單介紹


『GTD』工作管理法中包含幾個重要的清單,均以『行動』為最小單位,以下說明各個清單(部分與實際書上內容不同,主要是配合我自己的操作經驗後略作修改):

1. 『收件匣』:當辨識出有一項可能需要執行的『行動』時,先把『行動』放進『收件匣』,每天要找時間清空『收件匣』,把『行動』分類到其他對應的清單中。

2. 『下一步行動清單』:放置可立即開始進行的『行動』。根據行動的優先權,當無法避免的意外來臨時,這類行動應該要能夠迅速更動調整。

3. 『行事曆』:放置須在特定日期完成的『行動』。請務必只放當日一定得完成的行動,不然假如某行動A設定了1/1號要完成,但其實可以拖延至1/2甚至更以後,當1/1號臨時有更緊急的行動B時,行動A就會被遞延到其他日子,那設定完成日這件事就沒有意義了。

4. 『專案清單』:『專案』在這邊定義是複數個相關聯『行動』的集合,例如某個專案是『多益考到600分』,那裡頭可能就包含看教材,做題目,複習,考試...等等不同的行動。你可能訂了某些目標想完成,就需要將其需要完成的行動拆解出來,並放至收件匣中。

5. 『將來也許清單』:將現在不做但未來可能會做的事項列在清單上,可以有效激發動力。這份清單是個「停靠區」,專門針對現在無法進行,又不想完全遺忘的專案,以便每隔一段期間就提醒自己要考慮執行這些專案的可能性。

6. 『等待清單』:若是有『行動』無法立即進行,有前置條件得先達成,就可以先放到此處。

每日的行動依據主要是先看『行事曆』有沒有當日需完成的行動,再去『下一步行動清單』找出合適的行動,且每日確保『收件匣』清空,把行動放置合適的清單中。每週檢視一次所有清單,看看是否有需要調整位置的行動。


四種行動限制條件


使用GTD的目標之一,是希望我們能在正確的時間,做正確的事。現在我們談一下GTD怎麼幫助我們達到這個目標。

在蒐集完行動後,『下一步行動清單』應該會有許多任務可執行,但該如何從中挑選出最適合現在做的事?在行動清單中的每一個任務都需要包含以下屬性:

1. 優先權:這不需要是很完整的排序,就是重要度的大略估算,我自己是很主觀的給個高中低之類的等級,這樣新任務進清單也不需要重新排序。

2. 專注程度:人的注意力在不同時間有不同的狀態,所以會有各自適合的任務。例如在一天最有精神的時候做最需要專心的工作,在精神渙散時做一些機械性任務。把任務所需的專注程度標示出來。

3. 情境:我們有可能會外出,通勤,在辦公室,待在家裏,能不能用PC,只有手機能用等等各種情境,各種情境能做的任務也不同,所以任務也須把合適的情境標示出來。

4. 所需時間:該行動是否需要一段完整時間完成,若是可隨時暫停的行動,則可以用零碎時間執行。

當你要從行動清單挑出任務來執行時,先看有沒有接近時限的任務,沒有的話,考慮自己目前的專注力,情境作為條件篩出任務,再從中找出優先權較高者來執行。


行動情境的詳細說明


書中列出了幾項『行動』可能需配合的情境:

1. 使用通訊軟體或打電話:要跟人在線上溝通傳達或傳達的任務。

2. 用電腦:需在電腦上才能完成的任務。

3. 外出辦事:例如外出購物,需要出門才能完成的任務。

4. 在辦公室(雜項):一定要進辦公室才能完成的雜事,例如一些行政庶務或公司活動。

5. 家裡:例如打掃房間等一定只能在家才能做的事。

6. 議程(關於人物及會議):跟其他人當面開會,或其他需要與人互動的活動。

7. 閱讀/檢視:只要有書,文件,或電子書就能進行的行動。

8. 任何地點:幾乎沒情境限制的行動,例如拿手機出來背單字。

以上只是書中列出的一些參考情境,可根據自己的實際情況來調整,例如我自己有加一個『用平板電腦』的情境。

這時就可以想像一下自己該如何根據情境來挑選行動:例如早上準備通勤上班,在車上就可以找『任何地點』或『閱讀檢視』的行動來做,例如背單字,看一點書。到了公司可能要先開早會,就屬於『議程』的行動。然後回座位開始執行『用電腦』的任務。由一些事情要跟人線上討論清楚,或是聯絡客戶,這是屬於『通訊軟體』任務。若你下班要去健身房運動,你可以自新增一個『健身房』情境......。

我想根據上述例子,應該就能了解『行動』搭配『情境』的運作方式了。


用Notion實現GTD


Notion的使用方式網路上有許多更詳細的教學,這邊就不詳細介紹,建議先了解Notion的核心『資料庫表單』,以及對應資料庫的view,即可開始建立GTD用的資料庫。

先在Notion上建立一張儲存『行動』的資料庫表單,表單每一橫列對應一項『行動』。

『行動』資料表增加以下欄位:

1. 『清單』:代表這個行動位在哪個清單中。屬性值包含『下一步行動清單』,『將來也許清單』,『行事曆』,『等待清單』。當這個欄位沒有值時,代表還在『收件匣』中。

2. 『建立日期』:這個行動是何時建立的。

3. 『到期日期』:這個行動何時得完成,只有『行事曆』裡的行動需要填這個值。

4. 『實際完成日期』:當真的完成這項行動時,標上實際完成日期。

5. 『狀態』:包含『尚未開始』,『執行中』,『已完成』三個值。當值為已完成,就可以把此行動在各個主要清單中隱藏起來。

6. 『情境』:行動所適合執行的情境,例如『用電腦』,『用通訊軟體』等。

7. 『能量』:行動所需的專注力,可粗略分個高中低。

8. 『優先權』:行動是否該先執行,可粗略分個高中低。

9. 『所需時間』:行動大概需要多少時間才能完成,簡單地估計一下。若行動可以中斷,或許此欄位就不用填。

10. 『重點項目』:加一個勾勾用來選取,若這項行動是一天的重點,覺得若是把,當天就把他勾起來吧。

11. 『專注領域』:這個行動屬於哪個專注領域,可以查核這項行動是否與自己關心的事相關。

行動資料表完成後,就可以根據清單分成不同的view:

1. 『行動收件匣』:篩選『行動清單』屬性未填的狀態,如此一來,當選了其他清單,收件匣中的行動自然就會跑到其他清單中了。

2. 『下一步行動清單』:篩選『清單』屬性為『下一步行動清單』的行動。

3. 『將來也許清單』:篩選『清單』屬性為『將來也許清單』的行動。

4. 『等待清單』:篩選『清單』屬性為『等待清單』的行動。

5. 『行事曆』:篩選『清單』屬性為『行事曆』的行動。

上述清單也需要使用行動的『狀態』來篩選,當狀態為『已完成』時,自動從上述清單中隱藏起來。資料庫的view有種種用法,可做成行事曆,看板,清單等等類型,ㄧ邊執行一邊調整到最適合自己的狀態吧。


三種工作分類


每天要做的事可分為三種類別:

- 執行預定義任務:即執行下一步行動清單與行事曆中的工作內容,也就是預先規劃好要做的事。

- 處理突發事件:今日突然出現的任務。

- 界定任務:例如任務收件至清單中,以及將專案分解為幾個可行動的步驟,整理任務也需要時間。

其中最重要的是我們如何看待突發事件的態度。當預定義任務停滯不前時,或許就需要確認,自己是否太在意突發事件了:

1. 例如預定義任務執行起來可能有些阻力,可能就會逃避而去執行較容易執行的突發事件。

2. 突發事件不一定都是緊急事件,人們可能會被近在眼前但不太緊急的事務蠱惑,會這樣可能是因為自己的任務收件系統已經開始失能了(例如累積了一堆未整理的任務在收件夾)。

3. 突發事件也該依照GTD嚴謹的收件流程,來決定應該要歸檔在哪個清單中。

另外,人的腦袋不太可能真正『多工處理』同時進行多個任務,但是,若建立可先暫存未完成事項的機制,減少內文切換的耗損,或妥善使用零碎時間,專注力便能在不同的任務中切換,讓一天的任務排程更有效率。


六種工作層級


定期檢視清單或篩選行動,並規劃專案時,我們當然會希望某些行動或專案是符合目標,盡可能不要做不相關的事,有六個階層可供我們思考:

1. 第五層高度:人生目的與原則。

2. 第四層高度:願景。

3. 第三層高度:年度目標。

4. 第二層高度:專注及責任範圍。

5. 第一層高度:現行專案。

6. 地面層:現行行動。

地面層就是實際的『行動』,是清單專案等等的基本組成單位,最上層則是自身的期許,人生的目的。由下層往上層檢視是推薦的方式,有時候現實環境總有可能造成自己抓不到大方向,或是有需要權衡折衷之處,所以先確認實際可以做的行動,會是比較符合現實。

地面層:地面層的行動提供穩定的地基來支持更上層,所以也可能包含『購買生活必需品』等看似跟上層無關的行動。

第一層:專案包含兩個以上的行動,讓我們以週為單位行動,逐步達成所設定的階段性目標。

第二層:根據自己所處的位置,及所要前往的目標,可以界定出自己需要專注的範圍,這是一個更抽象的層次。例如後端工程師可能需要專注在雲端服務,系統架構等大議題。這邊建議可以列出一張『專注領域』清單,列出自己該關心的領域,這樣方便界定出要不要關心某個議題,以及要不要把某個行動放進清單中。

專案以及更高層次的規劃,我認為其他書籍有更深入的探討,這邊就不贅述。


結語


在我寫此文時,GTD我已經落實在生活中數個月了。在我自己實驗GTD的過程中,比較常失誤的地方,果然就是一不小心一接收到任務就直接執行,而沒去考慮現在『下一步行動清單』中是否有更適合做的事。

就如同上面段落提到,我太在意突發事件了,突發事件不一定緊急事件,但由於突發事件剛發生,在大腦的記憶最鮮明,所以就對突發事件產生較高的偏好。這樣的偏好得經過刻意練習才能改善,養成良好捕捉行動進收件匣的習慣。

GTD的中文書籍,雖然翻譯得不太順暢,而且讀起來有時候我會覺得有些失焦,但整體來說,GTD這套方法幫助讀者更具生產力,我自身體驗過是肯定的。

把GTD當作一個好習慣養成它,可以幫助你井然有序地完成日常任務,並留下每天任務執行的紀錄,之後可以對其進行分析覆盤,讓自己在特定時間做相對合適的事,每天都能過得充實。


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本專題用來記錄個人的讀書筆記。閱讀的書籍主要包括個人成長,生產力,以及日常知識等種類書籍,不定期更新。
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