【專案管理】專案管理五大過程

“本篇文章是由 Jason Hsieh謝易芨 | TJ2 Lighting 行銷暨商業開發經理, 所撰寫。TJ2 Lighting is a professional LED Lighting Manufacturer , Lighting Manufacturer in Taiwan“

今天來談談專案管理這件事，相信有不少中小企業內對於專案管理事務的印象就是辦講座、辦活動等等。當我們接到上級一個指令，沒頭沒尾的將人召集起來，議題沒有目標的無限蔓延、會議後無法的得出結論都是常有的事，今天來談談從企業管理顧問角度來看，如何有組織性的將專案妥善地完成。

專案管理五大步驟

專案管理是什麼? 透過一段期間內的任務，漸進的將具有獨特性的產品或服務妥善地完成。具體步驟有起始、規劃、執行、控管與結案，使用表單有商業評估表、專案章程、專案範疇、專案工作分解圖、專案甘特圖、溝通計畫、RACI表與風險管理表共八大表單，以下分別以建立新事業為例，以企業管理顧問實務上之觀點簡易闡述之。

一、起始: 接到公司欲發展某特定領域之新事業的指示後，專案經理使用商業評估表，透過大環境分析、產業分析、消費者分析、競爭分析、自我分析與SWOT分析導出STP企業策略，策略向下延展出具體4P/7Ps行動計畫，並將風險通盤考量後，進行P/L、C/S、B/S財務預估與NPV、IRR、PB、PI等效益分析即可得出事業是否值得投資。評估後專案經理先行確認好專案目的、目標、預計里程碑與範疇經權責高管確認後，通知利害關係人進行會前會。會議前可先將會議議程與討論事項事先郵寄給利關係人、會議中可令各該利害關係人將權責業務做初步腦力激盪與展開、會議結束後可得出專案章程與專案範疇，之後可召開Initiating Meeting發布。

二、規劃: 擇日召開專案規劃會議，請各利害關係人將權責業務完全展開成具體活動並押上完成時間，會後可得專案工作分解圖、專案甘特圖、溝通計畫、RACI表與風險管理表。以此例來說，工作任務即是商業評估、組織分析、政府流程完備、人員招聘、辦公室確認、軟硬體設備採購與擬定組織制度流程等七大任務。確認後可召開Kick-off Meeting進行發布。

三、執行:專案執行過程中，專案經理應定時(每周)召集專案例會，確保專案進度照時程走；另一方面，亦應實施質量計畫，確保專案成員依據操作流程或計畫執行任務。以此例來說，即是確保成員依據SOP走政府流程。

四、控管: 專案經理應掌控專案產出品質、專案範疇、充分溝通與風險，以此例來說即是確保政府公文、裝修品質、規章制度等具備應有之品質；財務部、行政部、事業主管與專案辦公室成員是否得知其應知悉之訊息；招募進度部達標之風險預警出現時，是否採取相對應措施；範疇變更時，是否召集專案組織進行會議並經權責高管書面確認後進行相對應變更措施。此外，各里程碑完成後均應經過權責主管書面確認無誤。

五、結案: 專案各里程碑接已完成並經最後驗收流程書面確認無誤後，方可結案。結案前專案經理並應召集專案團隊召開結案會議，探討專案執行過程中之優、缺點、可修正之處與做法，放入公司知識庫之中，作為未來的專案參考。以此例來說，專案過程中規章制度若未能即時擬定完成供權責主管會簽，應列出原因、當下做法、未來可因應之行動計畫。

註: 專案各項產出均須經權責主管書面同意，以利確認專案之進行持續在軌道上。

以上，大略為各位演示完整的專案管理過程。當然任務內容可能會因專案類型不同而有差異，例如軟體開發專案流程就會涉及具體業務分析、需求確認(商業需求文檔/市場需求文檔/產品需求文檔)、前端頁面開發、後端邏輯與資料庫開發、接口聯調與軟件測試(單元/集成/系統/驗收)。最後與各位分享一個概念，專案管理中最重要的、也最困難的是溝通管理，這是筆者在主導專案管理時深刻的體悟，也是最寶貴的能力。有能力產出表單的人很多、有能力做困難分析的人也不少，但是有能力帶領一個沒有上下隸屬關係團隊往你要的方向邁進的人以筆者經驗來說真的不多。當然，這又是另一個故事了…………。

特別感謝過往展宇管顧Vincent Chen曾於專案管理領域中與筆者所分享之實務經驗。