我從2019年用子彈筆記到現在,也進入了第四年。可以說我的子彈筆記也改良了四個版本,我的人生也在這過程無形中跟著升級。
聊聊我是如何用子彈筆記結合Notion之前,先來分享一下什麼是子彈筆記和我都怎麼使用子彈筆記。
子彈筆記能幫助你什麼?
大家對於子彈筆記應該有不同的想法,我自己使用後覺得子彈筆記幫助我最顯著的是下面五點:
- 尋找:找回你的生活和工作初衷,讓你知道為什麼做並避免讓自己自動導航地過生活。
- 專注:重新找到生活和工作中本應專注(付出最多時間精力)的地方。
- 組織:放慢腳步,重新組織你原本零碎的生活和行程。
- 加強:透過手寫,加深記憶,加強思考。(對於我這金魚腦非常重要)
- 反思:透過每日的反思,回顧過去,找出可以改進的部分。
我之前是做設計,然而現在的本業是業務,其實大部分的業務工作是一個時間非常零碎的工作,對於很多人來說,根本沒有那個時間(或不願意)去慢慢手寫,但其實業務工作只要時間分配得宜,也是一個時間非常自由的工作,我很在乎生活和工作的平衡,對我來說子彈筆記是我的減壓工具,是讓我不犯錯的一個工具、讓我晚上能抽出時間做自己喜愛之事的工具。
子彈筆記是什麼?
子彈筆記的概念其實某層面跟Notion有一點像,像是一堆樂高積木,給你一些模組化區塊(群組),讓你從無到有去架構出想要的樣子。
子彈筆記只需要一支筆,和一本筆記本就可以開始。
不需要任何繪畫技巧,只要會寫字能畫線,便能從無到有。字醜或美不會影響子彈筆記運作,我的字就不好看,一開始真的會覺得自己寫字太醜,想要重寫,等到持續寫一段時間之後,這些想法就被我拋諸腦後,只專注在於任務和計畫了。
大家可能會看到網路上非常多的子彈筆記範例或者Youtube影片,做的都非常花俏或者插畫都很漂亮。我一開始也是朝這方向去做,我當時希望每個月都能去繪製漂亮的封面插圖,然而到今年,我的子彈筆記已經逐漸走向極簡了。
我覺得插圖是附加的,可以給子彈筆記大加分,但插圖絕對不是主角。如果你有看Youtube或IG上的子彈筆記,很多高手會畫出很漂亮的頁面,若你一開始就以此為方向去做子彈筆記,可能最後會變得比較像是手札而忘了本來應該專注的部分。
我把插圖用在每月的封面上面,或者子彈筆記最前面的頁面,作為章節開始的插圖。偶而會在日誌上面畫圖,但全看時間而定。
我也在今年把月封面簡化了。
很多Youtuber的影片都會秀出很多漂亮的客製頁面,但你想想,再怎麼漂亮的頁面,裡面的格子一旦都預先畫好固定住了,那是不是跟外面賣的行事曆一樣,被先設計好的框架限制住了呢?如果我們所要紀錄的超過預先設計好的頁面所能書寫的空間,該怎麼辦?就不要紀錄了嗎?
為什麼Youtuber或IG上那些漂亮排版裡面的待辦事項,都能完美地填進空白處?
我覺得網路這些範例都很好,提供了我們很多創意和想象空間,但如果以為這就是子彈筆記,那真的就是大錯特錯了。所以針對新手,我絕對不建議一開始就設定成網路上那些絢麗的範例,而應該專注在功能面的應用。
子彈筆記應該要能彈性的安排和紀錄任務,而不是被既有框架所限制。
那你一定好奇,子彈筆記能多有彈性了?這就要繼續說明下去。
基本上子彈筆記一定會包含至少四個關鍵模組。
1. 索引(Index)
第一個模組『索引』,就像是每本書籍前面一定會有目錄一樣,索引的目的就是要讓我們能夠方便查詢我們所做的紀錄。
索引裡面除了涵蓋了未來誌、月誌、日誌以及各個專案和追蹤清單的頁數之外,我也會把某些重要的資訊也額外標註在索引頁面,或是做出另一個專屬的獨立索引頁,像是我有一個商品索引。
因為現在從事的是金融保險行業,公司有非常多種的商品,我特別把記錄商品相關資訊的頁面獨立出一個索引,讓我能夠更快速地針對商品去搜尋。
例如,我可能在 1/16(P.20)早會時紀錄了一個公司宣導關於A商品的重要訊息,又在3/20(P.57)紀錄了一個A商品相關的教學講座內容,我在獨立的商品索引頁中,就會寫下A商品 P.20, P.57,這樣我就知道所有A商品相關的資訊,都能在這幾個頁面中找到。
索引頁不是在設定時就全部完成的,而是隨著時間,索引頁的內容才會逐漸增多。一開始就能確定索引頁頁碼的大概就是未來誌、目標設定頁。月誌和日誌都是之後幾個月陸續加上去的。
在紀錄的當年度或當季,一定會覺得索引好像不太常用到。在我使用的過程,這個模組其實是最容易被忽略的。(就是過了一陣子才把頁碼加到索引)
如果說索引頁中就是只有未來誌、月誌、日誌,沒有其他的頁面(自訂群組頁面、專案頁面、追蹤頁面),單純翻找月份,做這索引似乎有點多此一舉。
也代表沒有完全發會到子彈筆記的優點,仍把子彈筆記當成一般筆記法在做。
不管是生活上或者工作上,我們一定會碰到一些事情,不是只有一兩個待辦清單就能解決:比如說一個旅遊行程,或者一個公司專案,當碰到這樣的情況,就可以獨立出來一個頁面,在上面寫上標題(例如:琉球之旅、網路影片拍攝案、教育訓練專案),或者在那一天的日誌,直接紀錄內容,但務必記得再回到索引頁面,把標題寫上去,並寫下頁數。
如果沒有這麼做,就算紀錄了一堆重要的事情在日誌中,未來,還是會很難找到這些資訊,特別是當自己累積了兩三年的子彈筆記之後。(我後來重新翻閱我2019和2020年的日誌就很有感。)
相信我,隨著時間累積,索引的重要性會越來越重要。
因為索引另一個存在目的就是要給未來的我們。
2. 未來誌(Future Log)
第二個重要的模組,叫做『未來誌』,也是子彈筆記的標配。在前面的索引頁中,第一個先寫下的可能就是未來誌。未來誌在一般市面上賣的行事曆上也會找到(只是上面不會寫未來誌),翻到行事曆的前面幾頁,通常就是用幾頁列出 12 個月,每個月下方,讓我們可以在上面快速紀錄“未來”可能要做或發生的事項。
少了未來誌,子彈筆記就缺少了有效對於未來快速安排行程的功能。
一般來說,子彈筆記常用的方式是四頁,每頁紀錄 3 個月,每個月下面,把日期和星期寫下來,旁邊留下空間去寫字。
在紀錄子彈筆記的過程,我們會常常需要翻到這頁來做對『未來』月份的規劃。
簡單來說,只要不是這個月要發生,而是下個月或之後的未來月份將發生的事項,我們就紀錄到未來誌裡面。等到那個月的1號或者是每個月30號左右時,再把未來誌裡面,下個月的所有日期,抄到月誌當中。
3. 月誌(或週誌)(Monthly Log)
月誌就像是用放大鏡去看未來誌的某一個月,通常我習慣用兩頁,畫出跨頁的月曆。然後每個月開始,把未來誌裡面的預計事項寫到月誌的格子當中,這樣我可以更清楚地看到我這個月的工作量。另外旁邊,我會寫上像是當月目標、當月待辦事項等,每個月翻到這頁時,就提醒我最重要有哪些事情。
另一個很像月誌的東西,叫週誌,顧名思義就是只紀錄一週。我有試過同時使用月誌和周誌,但整體而言,我最常使用也比較習慣紀錄的是月誌。
如果說你的生活或者工作,沒有太過複雜或需要追蹤進度的事項,只用月誌是足夠的。反之,週誌能幫助你針對當週做出更好的計畫和提供一個放大檢視。
子彈筆記的模組是很彈性的,沒有一定非得怎麼做。
視需求去使用週誌,你甚至可以這個月因為某件專案或事項,需要更縝密的計畫和追蹤,那你在這個月就使用週誌,下個月沒有需要就只使用月誌。
這個月會發生或預計要做的,就紀錄在月誌(這週會發生或預計要做的,就紀錄在週誌),當某些事情因為情況改變,需要延遲執行,改到別的月份時,就把該事項再寫回未來誌就好。
4. 日誌(Journal/Daily Log)
日誌重點就是日期和當日的代辦任務、事件及註記。
- 代辦任務:將要去完成的一些事項,常常也叫做待辦清單
- 事件:當天發生的某件事情,例如:生日慶生、巧遇某朋友、汽車拋錨...
- 註記:可以是筆記或補充說明。
紀錄的方式要多利用列點紀錄事項並配合標記符號,決定任務的優先程度。妥善利用符號去標記不同的任務或記事,將複雜的任務做一個群組來書寫,最後透過每天的反思,來重新審視自己每天是否達成了自己的目標。
一開始很容易會想要設計很多情境的符號,到最後發現,其實總是使用的就那些,第一年會在筆記本的一頁畫上符號的說明,之後幾年,這些符號已經深深記在腦海當中,完全不需要再去查找了(自然也不需要再有一頁去說明符號的意思了)。
符號的設計越精簡直覺越好,基本上大家在用的,代表是最廣泛被接受的。不需要再重新去發明設計自己的符號。
日誌的部分,我覺得跟傳統日記的設計最不一樣,最不適合受框架的限制,版面也最需要彈性的一個模組。上面三個模組,有固定的頁面格式其實我覺得都沒關係,比如說未來誌只留四頁來紀錄,每頁可紀錄三個月的事項,至於月誌,用大概兩頁的跨頁,我認為足夠應付大多數的狀況。
如果你想要用插畫來裝飾設計,沒有經驗的話很容易就變成反客為主,由插畫主導了版面,限制了擴充彈性,但若反過來,是邊記錄日誌邊繪製插畫,或紀錄完日誌才在空白處上補插畫,就不會有太大的問題,反而有加分效果。
5. 自訂群組
除了上述的標配之外,還有很多的創意可以發揮,沒有絕對的格式或規定。
你可以在任何一頁,獨立出來做成“閱讀紀錄”、“電影觀賞紀錄”、“習慣追蹤”、寫下你的旅遊計畫或者畫個心智圖,這些都能獨立成為一個模組(網路上也非常多範例)。只要記得在前面寫上標題,並且在索引把這頁面紀錄上去方便查找就好。
我的慣用模組
目標設定
我的子彈筆記2019-2021的前面幾頁都會有一個目標設定頁,我會把我所設定八大類目標寫在這邊(或列印貼上去),讓自己時能夠看到,並針對這些目標做努力。若完成了,我也會回到這一頁,去把目標打勾完成。
2022年,我則把目標設定全部轉移到Notion的成功藍圖系統上,配合專案和行動去做追蹤及改進。
目標其實不是固定不變的,有時候視情況,我們必須要放棄一些目標,或者把一些目標改成比較切合實際情況。
目標盡量要能去量化,才有辦法在期限到時,檢視完成多少。
比如說:健身的目標,不要只簡單的寫我要在2022多運動,但是如果寫我要天天運動事實上可能又太不切實際,那寫我一週要運動三次,又比前面的設定都要好。
不過用次數來衡量,跟以成果來衡量,還是有差別。
如果設定成,我在X月X日前,要能瘦到76公斤,體脂肪18%,這樣的目標,又會比前面更好。畢竟你一週運動三次,不見得真的達到瘦身的目的。要達到這樣的成果,有哪些方法可以進行,就會成為我們的行動任務或專案,比如說,其中一個專案就會是重訓和有氧,另一個可以是減醣餐。
習慣追蹤
我的子彈筆記裡面都會有習慣追蹤頁面,一直到2022年我才把習慣追蹤頁面放到Notion上面,因為用Notion去紀錄這些數值更為容易且還方便統計。
裡面有很多習慣,有一些是生活上習慣,有一些是屬於興趣培養的習慣或工作學習的習慣。但是習觀追蹤不用跟我一樣追蹤這麼多,如果追蹤一堆卻有很多無法完成反而會有挫折感,量力而為!
生活習慣基本上不會花到什麼時間,興趣或工作學習習慣則至少要30分鐘。健康方面的習慣則是看情況,健身可能就至少30分鐘,早睡則是在某個時間點要上床,喝水可能是要喝滿2000c.c,自己盡量去設定好這些標準。
重點方法
剛剛前面說的模組,都還只是形式架構(皮)而已,但如果在實際執行上沒有做到子彈筆記的下面四項(骨),就像是去健身房健身,去使用了各種現成的重訓器材,但做的動作都不精準,甚至錯誤,訓練效果就會大打折扣,甚至還有可能會受傷。
只畫出漂亮的子彈筆記或者照著書上的架構去設定頁面,卻沒有好好的去用下面四個方法去執行,等於子彈筆記也是做半套,那自然成效會有限。
我自己把子彈筆記中的紀錄要點整理成四個重點,也可以對應到PDCA工作術這個流程上面:
- 排定 (Plan計畫):利用早上或者前一晚睡前去安排待辦事項,設定任務優先程度。
- 執行(Do執行):執行任務或者紀錄事件和筆記。
- 反思(Check查核或檢視):睡前根據今天完成的結果,來思考有哪些需要改進,以及如何改進。當然,任何有需要放棄的未完成任務,此時也能放棄。
- 轉移(Action行動或調整):將需要今天本該完成卻未完成的事項,轉移到明天的待辦事項,或者某些需要推遲到更後面的任務,轉移到未來誌當中。這些轉移,就是手寫將任務抄寫一次到隔天或者未來誌。在PDCA流程中,A更像是檢核行動(Do)後的調整。在子彈筆記方法中,我覺得在將任務做『轉移』的過程當中,就能同時調整任務的細節。如果只是因為時間上的延誤,那就是一般的轉移,如果是因為時間或其他資源上的不足,那就可以在轉移到隔天或其他日期時,也調整任務的內容細節。當任務被轉移很多次時,也代表著這個任務並沒有那麼急迫或重要,是否需要取消這個任務?
補充:
這些算是子彈筆記的一些基本概念,若想要更深入了解子彈筆記,我強烈建議買『子彈思考整理術』這一本書,這是目前我讀過真正有講到子彈筆記的精髓(畢竟是子彈筆記的原創作者寫的書),而不只是著重在華麗的外表形式。
我讀了這本書兩次,第二次閱讀,配合著原本的實作,我發現有更多可以改進優化的地方,讓下一次的子彈筆記會變得更適合自己。
你會發現,做子彈筆記的過程,需要不斷地抄寫和紀錄,看似費時的方式,卻能讓自己有更多思考的空間,過程中反而可以看著文字更靜下心來專注在你要專注的地方,瑞德・卡洛在書中就提倡“慢即是快”,這也需要我們在過程中去體會。
我使用子彈筆記時,仍會配合像是Google行事曆、Agenda或是Wunderlist等數位工具,數位工具還是有其優點存在,這也是為什麼我從2021年七月開始,結合Notion和子彈筆記同步進行。
練習不完美,字寫錯了就塗改,線畫歪了圖畫不好都沒關係,無論如何都是真實呈現自己,可能在別人眼中,這些都是很完美的了!
最後還有一點,我不會所有事情都紀錄在子彈筆記,像是記帳我不用子彈筆記去記(有試過但一點效率都沒有),臨時或能馬上完成的雜事我不記(除非這件事在事後會需要檢視或查詢),快速記在手機App中但沒有重要性的事項我也不會重複寫到子彈筆記當中。
如果你想嘗試子彈筆記,先試做一到三個月,使用市面上便宜的筆記本就好,不用買到像我使用的子彈筆記專用筆記本(dotted)。我有朋友是用iPad的App和專屬筆做子彈筆記,我覺得只要能習慣也可以。(我不習慣在iPad上寫字或者不斷地用手勢在畫面放大縮小,加上iPad會有沒電的風險...)
我使用過Leuchtturm1917和Paperideas,我還是喜歡Leuchtturm1917的紙質觸感和厚度,筆記本也能做到真正翻開跨頁躺平,但價格實在太貴。Paperideas價格親民實惠,頁數少一些,但紙的磅數比較厚,頁面的點點分布比較粗大點,翻開筆記本並不像網路上一些人說的能夠攤平,但書封是用軟質讓整體重量較輕,攜帶上比較沒有負擔。所以這兩年我都是使用Paperideas,一本大概紀錄六個月。
最後,如果你喜歡我的分享,可以去新開熱呼呼但有點冷的臉書粉專幫我按讚,未來也會有一些子彈筆記和目標設定的消息會放在那:
這次主要都在介紹子彈筆記是什麼以及我是如何做子彈筆記的,下次再聊聊聊我把子彈筆記的哪些模組架構直接放到Notion的系統中,哪些我仍在紙本上紀錄。