2023-09-04|閱讀時間 ‧ 約 3 分鐘

主管的時間管理難題:總是被重要又緊急的事情插入該怎麼辦?

時間管理矩陣是一種有效的工具,
可以幫助我們更好地釐清任務的時間急迫性和優先級,
它將任務分為四個象限:

  1. 重要且緊急
  2. 重要但不緊急
  3. 不重要但緊急
  4. 不重要且不緊急 
raw-image

而作為一名帶人主管,
實務上經常會面對公司交辦的各種重要又緊急的事情,
導致重要但不緊急的事情一直拖著,直到變成重要又緊急才匆忙處理,
更糟糕的可能還會不了了之,
因此,我們需要學會如何在忙碌的工作中安排重要但不緊急的工作。 

首先,我們需要再次明確區分重要和緊急。

重要的任務是指那些對我們的目標有直接影響的任務
而緊急的任務則是指那些需要立即處理的任務。

重要但不緊急的任務通常是那些對我們的長期成功至關重要,
但不需要立即處理的事情。 

以下提供給大家我在帶人的時候實際運用的兩個方法,
而且可以結合使用,希望也會對你有幫助

 

一、拆解任務,運用零碎時間

先把重要但不緊急的大任務拆解成各種小任務或待辦清單,
讓每個要執行的事可以在短時間內完成,

我之前因為人力需求提高,需要讓新進人員能夠快速上手工作,
因此需要設計一個「新人一個月上手培訓計畫」,
要讓我部門的新進人員在一個月以內,
就要能熟悉公司、部門的工作,獨立完成任務,

一般的情況下,可能會需要有一個完整2~4小時的時間,
一步一步構思整個訓練內容與時間,但主管的工作忙碌時,
可能沒有一個完整的2~4小時可以用來發想,
但如果把整個大任務拆解成
「公司文化」、「部門專業」、「行政流程」、「評核方式」
每一塊之下又各有不同的重點內容,
這樣每一個小項目的執行時間可能只要10~20分鐘
就有辦法善用零碎的時間,一次進行一點逐步完成,

如果可以有完整的時間一次做完當然很好,
但如果不容易有完整時間,或是經常被臨時事項插入,
那麼運用零碎時間小步前進,
會比等著有一段完整時間才執行來得有進度。 


二、非己莫屬,可交辦他人

前面提到把任務拆解成更細且運用零碎時間,
而當你把任務拆細的時候,
可能有些事就不一定是非你處理不可,
可以把這些事項挑出來適當的交給部屬協助,

以上面的例子來說,
公司文化 以及 行政流程
這兩項不易變動,有固定內容的,
可以交由部屬協助列出新人所要學習的內容,
再由自己確認或修改,
作為一名帶人主管,
我們需要學會如何有效分派工作,
不僅可以幫助我們更容易管理時間以及任務完成,
還可以幫助我們培養團隊成員的能力和責任感,

當然,在分派工作時,
我們需要確保委派給合適的人選,
同時給予他們足夠的支持,
避免交給不合適的人選反而延誤進度。


最後也別忘了,
上面的方法仍然需要配合行事曆、時程表、待辦清單之類
原本就常見的時間管理工具,
以免在執行的過程中,
忘記期限或是到底要做哪些事,
這樣的話就算有大把的時間,
可能也無法順利的完成任務。 

希望這篇文章能夠幫助您更好地理解,
如何在忙碌的工作中安排重要但不緊急的工作,
讓你能夠更加妥善的運用與安排自己的工作時間。

 

分享至
成為作者繼續創作的動力吧!
© 2024 vocus All rights reserved.