投標的故事(121) #低級錯誤

服務建議書的格式和排版瑕疵，

在評審委員觀點或許不是重大缺失，

但在非專業人士的觀感上，

卻容易變成嚴重的放大缺失

服務建議書雖然不是正式報告或出版品，

仍需接受評審委員審視，

除了盡量避免低級錯誤外，

在排版上，也應追求整齊及美觀

為何會有低級錯誤及排版缺陷？

實際上，在準備服務建議書中，

除了一小部分人是真的粗心大意、不知道如何做，或者不認為文字排版是值得重視的問題。

更多的情況是，撰寫人員或時間不足，

而服務建議書提交時間短又急，

常缺少校對和修改的時間，

才導致出現低級錯誤及排版缺陷

更殘酷現實的是，

第一種：連基礎文字排版問題都不重視的人，

在技術上往往也不會有什麼表現，

如果服務建議書表格式混亂、語句不通順，

那你別指望它能有好的提案和專業分析，

甚至有些內容都搞錯了。

第二種：如果不靠三級品管的制度來糾正錯誤，便是要靠備標會議中多加提醒大家應注意地方，在提交成果前，硬擠出點時間來校稿、調整版式，才能減少或杜絕低級錯誤。

否則，只有等著在評選會議中被委員以小事變大事的批評意見來教訓，這是有前車之鑑的：貴公司連字都打錯、格式排版雜亂等低級錯誤，怎麼會有能力來執行？

要說文章的格式問題的重要性，

真的要謝謝我論文指導教授的震撼教育，

如獅子般吼聲、金剛般重捶、蟒蛇般纏繞等用心用力糾正我的畢業論文格式問題，雖讓我痛苦萬分、生無可戀，也改正我對文章格式的態度

我工作多年後在校閱服務建議書中發現，

列舉一些常見的低級錯誤及排版缺陷樣態，

提供想學習撰寫服務建議書之人一些經驗

#第一型樣態：沿用他案服務建議書的問題

要說，短時間編撰動則100頁或十萬字的服務建議書，不可能從一個空白文件開始，沿用類似標案的服務建議書，是理所當然的事，也是加快產出效率的必要之方式。

在這種不足為外人道的行業潛規則下，服務建議書的產出過程一定要小心謹慎，避免在產出結果中暴露了抄襲其他服務建議書的字眼，否則會落人口實，有抄襲之嫌。

以往服務建議書來源無非是自己投過的類似標案，或是其他人投過類似的標案，都沒關係，只要能找到，拿過來用，服務建議書書就算完成了一半。

在沿襲他案服務建議書上修改時，每一段都要仔仔細細地看，認認真真地改，遇到標案名稱、人名、地名等極易重複的字句，一定不要只改一處完事，必須要全文搜尋，逐字逐句查詢並替代。

這樣就能避免，新北市的標案出現高雄市的字眼，水利署的標案還有交通部的機關。相似的頁首、頁尾、圖表等均需仔細校對，這些地方不一定可以搜尋。

如果是因故改了投標公司，後一家公司一定要把前一家公司的名字全部替換，包括委託書，我就曾見到委託書出現另一公司名稱，第一反應就是抄過頭了。

我不會反對沿用其他服務建議書來編撰，你要做的就是 #偉大抄襲就是創造

#第二型樣態：是圖的問題，包括繪圖和解析度

繪圖一般由圖片、圖名和圖例構成，對於地理位置和基地範圍示意圖，要有圖例、指北針和比例尺等基本要素，讓圖上資訊準確可讀。

例如平面圖上還要顯著標註重要課題的各類問題點，有些還需有整體平面索引圖或局部的放大圖。

除現場照片可多張排放外，服務建議書製作的圖，一般需單獨占一個A4版面，其寬度放至與頁寬等同。

如資訊過多、線條細、字體小的設計圖紙，還要放大至A3甚至更大頁面，但圖名一定要保持和圖片在同一頁面，避免出現切分頁面的情形，會造成閱讀上的不便，讓委員還得翻頁，才知道你這是什麼圖。

圖名一般放在圖片的下面，比內文大一號的字，加粗以便醒目示人。

在服務建議書中，編撰者可根據個人喜好設置字體字號，但要全文統一，也建議字體放大至老花眼者可看。

圖名中的圖序編號也要注意，可以全書連續編號，不分章次，比如服務建議書中圖比較少時，直接圖1到圖N；也可以按章節分別編號，如圖6-3，即表示第六章的第3張圖，如果服務建議書中圖比較多，也可以細化到節，如圖6.1-2，以免修改時因增減圖片而大範圍調整圖序。但不應再細，且盡量全書統一，不可出現雜亂無章、各自為政的編號方式

#第三型樣態：是表格問題

服務建議書中的表格一般包括表頭、表格和內容等幾部分，與圖名設置在圖片下方不同，表頭一般設置在表格的上方，且要與表格在同一頁，不可身首異處。

服務建議書中常見表格的尺寸的大小，要受頁面規格的限制，一般不能超出頁面的範圍，且盡量全文一致，即所有表格的外框線，在標示同一位置。

全文的表格行寬和列寬，要保持統一，行數較少的表格，盡量不要跨頁，可通過調整前後內文的順序來排版。如果表格行數超過一頁，或怎麼調整都要跨頁，那要設置表頭在各頁加以重複出現，以免到後面不知道某一列是什麼內容，表格不應出現空格，無內容則用一字符號填寫。

當然，對於特別大而複雜的表格，要設置分頁符號，使其單獨存在，以免因調整而影響其它文字內容的排版，建議全文統一用外框線，線條的樣式、粗細統一即可。

最後，服務建議書各章節由不同成員編撰，圖號表號設置會有不一致，甚至章節序號的編排方式也有所差異，未能統一調整，閱讀起來不順暢。

我都會安排專人檢查排版，以杜絕低級錯誤，通常也要求編撰人員嚴格要求自我QA/QC，加強檢查避免犯低級錯誤。

服務建議書文章的版式就像是一個人的門面，要整齊、清爽，就像參加一場盛會著裝打扮一番，以表示對別人的尊重，再次提醒服務建議書送出去前，一定要認真檢查格式和排版問題。