如何透過營運管理報表提升公司運作效率

〇撰文︱圖：傅安國

營運管理報表可以提供許多寶貴資訊，能牽動獲利面的許多機能管理：

一.有效放大營收，箝控成本、費用3構面：

一家店的總營業額稱之為收入，所有的店務開銷都必須藉由它來支付並產生利潤後始得持續正常運作。會影響「利潤」高低的因素，諸如人事費用、水、電、瓦斯、電話費、進貨物料成本價格，商品規定量與使用量的差異、使用碗盤不慎時的破損、商品做錯（退貨）的損耗、廠商硬塞貨的庫存積壓、盤點疏漏、設備維護保養不當所產生修繕支出等，創業者都需竭盡心力的去控制管理，要不你的辛苦所得，會被不當的成本與費用支出剝削殆盡。

舉凡員工排班表、盤點表、訂貨清單、驗貨單、杯盤破損登錄表、水電瓦斯使用記錄表、非銷貨損耗控制表、設備維養表、耗材登錄表，都能協助創業者有效控管成本。

二.催建出產品品質一致化、高標化的模組：

維繫店舖生存命脈之一的商品基礎表現，除了建構在操作人員的謹慎細心與自我專業要求外，創業者和經理人（品檢者）也需協議共同制定應有的高標準，從他們能體驗到「時時同品質、天天優味道」的那刻起，就會是你錢脈汩汩湧出的時機。

建議設計、運作的管理表格，應有品質檢核（控管）表、標準調理程序表（調理手冊）、產品溫度記實表。

三.輕易掌控員工價值性及生產產能：

藉由一些輔助的表格，經營者可以從營運中發現端倪，找出哪位員工對店舖的貢獻價值高？誰的工作效能好？

可考慮建立的表格有營運職能績效表、教育訓練評鑑表、區域稽核表、時段分析表等。

四.掌握CRM（顧客關係管理），提供及時滿意服務：

顧客是最直接賜予店舖生機的衣食父母，所以對於他們的口味需要（商品設計）、收入（定位問題）與可消費額度（客單價）、點餐內容〈客單量、產品銷量〉、來店次數（忠誠養成）、為何來店（知名度）、從何而來（便利性）、滯店時間（回轉率）、再次入店（促銷管理）的反應訊息必須確實清楚，才能及時提供最適用的商品服務；於此可建立和參考分析的相關表格有顧客意見（單）調查表、商品銷售（日、週、月統計）整合量表、客怨處理記錄表、入店時段分析表、消費屬性表（男、女、小孩）等。

五.制度化、專業化、簡易化：

員工需要制度為依歸，方得以目標一致，一同有共識為營收努力；要有店務專業知識（素養）、貼心話術用以服務顧客，營造附加價值；要有操作動線、服務流程、出餐程序的簡易化來加速服務速度、提高周轉率，表格建於此並貫徹執行，方達事半功倍之效。

舉凡標準服務流程表（手冊）、出缺勤管理表、一日工作檢點表、開閉店準則表等，均各有其優勢呈現。

六.便於執行各項計劃作業：

行銷計劃、員工訓練進度（成效）、清潔執行律定、水電、電話費等節流規範、進銷存貨控管要求等，有助於提升營業額、降低店務執行障礙的構想、規劃擬案，除了靠發想（提案）者的創意、執行者的落實外，在討論、布達、過程追蹤、結果分析、記錄存檔的這些步驟裡都仍需佐以「表格」憑藉，才有依據。

通常可設計應用的制式表格，有現金管理表、銷售促進計劃檢討表、店舖自我評核表、廁所點檢表、週工作計劃〈追蹤〉表、會議記錄表（通知單）、日週月清潔表、DM發放效益評估表。

先哲云：「水能載舟，亦能覆舟」，報表運用亦同，它的原創立意、設計和建制，會因人、店舖、店務推展、營業額高低有所不同，但只要你以堅持、落實之心執行所有擬定的表單，就不會勞民（困擾員工、顧客、廠商）傷財（印刷費支出）。

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