【職場52】善用但不濫用 AI，避免讓你的簡報 BI

AI 輔助生成快速簡報

這兩年 AI 話題很火熱，各種應用平台工具如雨後春筍般出現（如 OpenAI 的 ChatGPT 系列、Stability AI 的 Stable Diffusion、Microsoft 的 Copilot、Gamma 的 Gamma）。有人說，使用 AI 工具可以快速製作出精美簡報，這點確實不錯，但也不全然如此。

怎麼說呢？AI 工具確實能在短時間內生成大量的數據分析、圖表和文字說明，對於忙碌的職場人士來說，這確實是個強力助手。然而，如果沒有適當的提示詞技巧（可以想像成讓它知道扮演什麼角色、完成什麼任務），AI 在不夠理解我們的場景、需求和目的時，所生成的內容也很難直接拿來使用，或者和我們預期結果會有一定的差距。有時候看起來通篇沒什麼問題，但缺乏深入洞見和人性溫度。以現階段來說，很難完全滿足特定的簡報需求。

AI 工具非常強大，可以成為我們的得力助手，但關鍵在於如何使用、何時使用以及用在哪裡。

AI 不認識你和你的 TA

雖然 AI 工具很方便，但 AI 不認識你要交流的對象，以及在什麼場合、要達到什麼目的。AI 工具能夠處理大量數據，但無法理解你的客戶真正的需求和痛點。每個客戶都有其獨特的關注點和期望，只有深入了解他們，才能準備具有吸引力和針對性的簡報。

還有一點，通用型的 AI 對你的認識也不夠深，也不具備你獨特的生活和工作經驗，表達的口吻方式也不見得像你一樣自然、有溫度。

AI 無法代替你互動交流

現階段 AI 也不能代替你做現場報告、觀察、互動、反應。簡報不僅僅是展示數據和傳達資訊，更是一場與目標對象實實在在的互動交流。

此外，AI 工具無法即時回應客戶的疑問，也無法根據現場情況靈活調整內容（如果結合 ASR 語音辨識、OCR 光學字元辨識等技術，也許有部分的可能），更無法通過觀察客戶的反應來調整簡報策略。

但這裡不是說 AI 就毫無可取之處，在合適的時機選擇、運用適合的 AI 工具，它確確實實可以幫上不少忙，讓我們專注於應該專注的人事物上。

學員之前的經歷

有一位擔任科技業產品經理的學員，在入職後臨時接手了一個簡報任務，要去對潛在客戶說明產品解決方案。由於時間有限，客戶要求先看過內容後再約實際見面討論，他決定先用某個 GenAI (生成式 AI) 工具來快速生成簡報內容，乍看之下確實有那麼一回事。

然而，在還沒傳給客戶前，他就被主管擋了下來：「我不知道你在寫什麼...這些都沒在點上，感覺很不用心，不能就這麼直接給客戶！」

後來我幫這位學員診斷了一下他的簡報，並在 CLEAR 精準簡報特訓中，運用 Clarify（釐清資訊）階段中的重要步驟「情報蒐集」來明確簡報的主要目標和範圍，最後聚焦在最核心、對方也最關注的方向和內容上。

這位學員後來運用重新準備了一份簡報，引起客戶很高的興趣，並主動安排後續實體的商務會議來瞭解產品方案，最終也成功促成了一單。

至於如何有邏輯地組織簡報內容、如何現場有效地說明和互動，是 CLEAR 精準簡報中另外兩個非常、非常重要的階段步驟「Logicise & Engage」，之後再和大家分享一些策略技巧囉~

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