AI 製作工作簡報，可行嗎？

我不知道該不該說自己是一位簡報製作迷，過去我在一間有百萬名員工的公司服務了1/5甲子，公司運行的腳步如列車一樣，它不是飛快，但固定的步伐內，很少能夠為了一顆螺絲停下，所以絕大多數的時候，我們沒有機會能夠親自為成果進行演說，因此練就一些簡報製作的能力，讓閱讀的人可以在最短時間內了解到重點。

近來 AI 輔助已為工作型態帶來轉變，我使用 2025 CES 展覽趨勢報告作為測驗。過程使用了免費的對話型 AI、資料視覺化 AI、文法修正 AI、剪報製作 AI、以及檢測 AI 率。讓我們來看看成效如何。

2025 CES 簡報測試

使用 AI 整理簡報，可以加速 5 件事：大綱整理、排版設計、資料視覺化、擷取重點、做小總結、修正語氣。相較過去大約可節省 25-35% 時間，這不是一定標準，畢竟隨著主題的複雜度的提升，初階 AI 的輔助能力也會降低。

操作過程的體驗是，若沒有持續保持人力的餵養，結果往往差強人意，畢竟簡報最需要的說服力，還得靠你親自調教。

1. 大綱整理：你無法請 AI 直接製作大綱，問題太模糊它就抓不住重點，結果會過於發散。要先自己產出文本材料，就須將想法拆解成簡單問題，考驗你與對話型 AI 的提問能力，通過反覆餵養以釐清自己的觀點。
   
   ”問對問題” 這有一點挑戰經驗值，身為平凡人，我們無法隨時都能保持對所有事物的經驗 (假裝可以)，若有足夠時間，建議：

• 分批每天問一些，有足夠的休息時間，對思慮整理更有幫助，甚至可以使用實驗精神產生假設，便能夠逐步精煉出有價值的文本材料。

2. 簡報設計：免費 AI 模板可以快速套用適合的風格，但有時章節和節點會走鐘，尚還做不到讓人注目的效果，所以 AI 網站有”可編輯”的選項讓你進行調整。總的來說，還是要自己花時間排版，因為只有框架沒有節奏。
   
   簡報節奏要能引人入勝，太平舖直述，反而讓你的付出顯得沒有太高價值。秘訣：

• 使用繪畫的遠觀技巧，執行 overview 畫面，模擬自己是觀眾去挑剔，很快可以抓到哪些內容需要前後互換、哪些字要調大、哪些重點不明顯、以及故事邏輯是否流場。

3. 資料視覺化：過去這是許多人的痛點，可喜的是資料視覺化早在 AI 發展前就有許多基礎，因此 AI 能輕易快速產出各類圖表，簡單精美，且通用於各族群的理解能力，你只需找到最能表達故事線的適切畫面。秘訣：

• 從分佈、關係、比較和組合這 4 個方向檢視，確認傳達訊息的流暢感。

4. 擷取重點：使用 google 搜尋要耗費相當多的時間一個個網站閱讀過，通過搜尋過程確認話題圍繞在哪，幫助整理簡報架構。AI 除了節省搜尋時間，還能快速抓出主幹，如：工程所需資訊，但有時還是會有顯著偏差。
   
   錯誤率怎麼改善？提醒自己 AI 只提供方向，驗證還是要靠自己。

• 電腦的重度使用者，善用你的速讀能力，回到各個網站「重複檢查」AI 擷取的重點是否正確。（研究認為使用電腦閱讀的速度快於紙本，從 UX 眼動實驗確認，兩眼球可以一次處理一排 16 個中文字，英文約 7-9 個單字；應該不會有人想用手機校對，手機多為娛樂用，所以閱讀成效是極慢的）

5. 做小總結：當你想為主題留下令人記憶深刻的總結或觀點，AI 在小範圍的表現不錯，可以精準描述，因為線索明確，甚至可以協助你提高語氣、增加細節。但大方向的總結會改變基調，變成比較乾扁的描述。

• 無可厚非，全篇總結還是要由人工來完成！才能保留故事張力。

6. 修正語氣/語法：簡報完成後，最花時間的就是根據受眾訂製語言，使用觀者的習慣才能快速抓到眼球，無論對上層長官、商務現場、或同儕討論，均應不同。AI 工具可以協助潤飾之外，甚至有其他 AI 工具可以將內容調整得”不那麼 AI”， 但很多時候會意外修成另一個語意。建議：

• 進行口語練習，把不像自己的部分去除重寫，若真需要上台簡報才會更順口自然。
• 接受不完美，保留訊息的 “人味”反而更好，尤其若要將文件放在網路平台，AI 率太高的文件，恐怕會降低觸及率。

雖然初階的 AI 尚未能完全符合簡報者的目標，但它是不會累的私人助理，願意配合你的個人興趣滿足探索慾望。全民大模型的時代到來，期待中階 AI，或許將來可以真正減少一半的簡報製作時間！


2025年01月18 日  Laina 小賴