企業如何選擇一位合適的『特助』?

更新於 發佈於 閱讀時間約 13 分鐘

CEO 與特助的關係

你到底需要什麼樣的助手?

在許多企業中,CEO 總是忙得不可開交,會議排滿了一整天,決策壓力如影隨形,還要應對內部組織管理、外部市場競爭、投資人關係等各種複雜挑戰。這時候,一位合適的特助,往往能成為 CEO 最關鍵的「左膀右臂」,讓 CEO 專注於最核心的決策工作。

但重點是:什麼才是一位合適的特助?

CEO 需要的是一個全能型特助,還是只需要一個能減少瑣事的助理?

這個問題之所以困難,主要是因為「特助」這個職位的定義非常模糊。因為在不同企業、不同產業,特助的工作內容可能千差萬別。

有些 CEO 需要一個能協助管理專案、優化流程的營運型特助,有些則需要一個能處理日常事務、幫助排程的行政型特助,還有一些 CEO 甚至需要一位能夠提供戰略建議、參與高層決策的智囊型特助。


如果 CEO 沒有先搞清楚自己的需求,而是憑感覺隨意找一個人來當特助,結果很可能是

——CEO 期待特助能做更多,但特助卻不知道自己應該做什麼;特助覺得自己已經很努力,但 CEO 總覺得不夠滿意。

這種「期待與現實落差」的問題,在許多企業都曾發生過,因此,在選擇特助之前,CEO 必須先弄清楚:我到底需要什麼樣的助手?


這裡,我們用一個對話來還原 CEO 在選擇特助時的困惑。

CEO 的困惑——「特助到底該做什麼?」

場景:某家成長中的科技公司,CEO 與 HR主管 正在討論特助聘任的問題。
CEO:「最近我覺得自己快忙不過來了,事情太多,開會開到沒時間思考,連飯都沒時間好好吃……但我找來的特助,怎麼感覺不是很有幫助?」
HR主管:「你的特助目前在做哪些事?」
CEO:「就是幫我安排會議、處理郵件、做一些報告,但……好像沒辦法幫我解決核心問題。有時候交代他一些事情,他的理解和我的期待好像不太一樣。」
HR主管:「這可能是因為你選擇的特助類型不對。你需要的是單純的行政型特助,還是可以幫你處理經營管理問題的策略型特助?」
CEO:「……這兩種有什麼差別呢?」

這段對話揭示了許多 CEO 在選擇特助時的盲點——他們往往沒有明確界定特助的角色,導致期待與現實之間產生巨大落差。

有些 CEO 可能以為特助「什麼都應該會」,結果發現對方只能處理日常瑣事,卻無法協助分析業務。有些 CEO 以為特助應該幫忙管理專案,結果發現對方的核心能力是行政支援,無法主動推動業務發展。

這時候,最好的解法不是責怪特助做不好,而是先釐清「你真正需要的是什麼樣的特助?」


四種類型的特助:

行政支援 vs. 經營協力

1. 企業在選擇特助時,應該先問這兩個問題:

  • 「這位特助的職責應該偏向行政支援,還是經營協力?」
  • 「這位特助的職級應該是高階管理層,還是執行層?」

根據這兩個問題,我們可以將特助分為四種類型

(1) 戰略智囊型特助(Strategic Advisor)

(2) 事務總管型特助(Executive Coordinator)

(3) 企業執行官型特助(Business Operations Specialist)

(4) 行政助理型特助(Personal Assistant)

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如果CEO 在尋找特助時,通常不僅僅是想要減輕日常事務的負擔,而是希望能夠有一個真正能夠幫助自己決策、管理、執行的人。但這裡就出現了一個關鍵問題:CEO 需要的是「決策智囊」還是「行動推動者」?

這兩種角色——戰略智囊型(軍師型特助)與企業執行官型(特戰隊型特助),在定位、職責、影響力上都有所不同。選錯了,可能會導致 CEO 期待與特助的實際能力不匹配,影響整體決策執行效率。

接下來,讓我們來深入剖析這兩種類型的特助,看看它們的不同之處,以及 CEO 應該如何選擇最適合自己的助手。

一、戰略智囊型特助(軍師型特助):CEO 的「影子幕僚」

1. 角色與定位

戰略智囊型特助(Strategic Chief of Staff / Shadow CEO),通常是一位擁有極高決策參與權的幕僚型助手。

他們不只是執行者,而是 CEO 的「智囊顧問」,甚至在某些情況下,可以代理 CEO 進行決策。

這類特助的典型特徵是:

  • 具備強大的商業分析能力,能夠快速理解 CEO 所面臨的戰略問題,並提出有效的解決方案。
  • 不只是執行,而是參與決策,甚至在 CEO 忙碌時能夠代為處理某些高層決策。
  • 具備跨部門協調與高層溝通能力,能夠影響公司戰略方向。

2. 主要職責

  • CEO 的決策顧問:幫助 CEO 進行市場、競爭、內部營運分析,提供決策依據。
  • 戰略發展與變革推動:參與企業的戰略規劃,協助 CEO 制定長期發展策略。
  • 高層會議管理與決策支持:組織並參與高層會議,確保 CEO 的決策有效落地。
  • 監督關鍵專案:負責戰略性專案的推動與執行監督,確保 CEO 的指令能夠高效執行。
  • 代表 CEO 與投資人、董事會溝通:在某些情況下,代替 CEO 參與外部溝通,維護公司關鍵關係。

3. 適用情境

~企業處於高速成長或轉型階段,CEO 需要有力的決策輔助。

~CEO 的決策涉及複雜的市場分析與內部管理,單靠自己難以應付。

~企業規模較大,CEO 需要一位能夠掌握全局的「影子幕僚」。

~CEO 需要有人能夠在他不在場時,依據既定策略代理部分決策工作。

4. 情境對話

CEO:「我們下一步應該擴展哪個市場?是進軍東南亞,還是先鞏固本地市場?」
戰略智囊型特助:「我整理了一份市場競爭分析報告,根據數據顯示,東南亞市場目前的滲透率較低,但成長潛力大。我建議先進行試點,再逐步推進。」
CEO:「投資人最近在關心我們的獲利模式,你怎麼看?」
戰略智囊型特助:「我們的營收結構還有優化空間。我會跟財務部門討論,整理出能夠提高毛利的方案,讓投資人更有信心。」

這類特助最重要的特質是:「能夠幫助 CEO 進行戰略決策,甚至在 CEO 不在時能夠獨立應對高層事務。」


二、企業執行官型特助(特戰隊型特助):CEO 的「行動指揮官」

1. 角色與定位

企業執行官型特助(Business Operations Assistant / PMO Special Assistant),是專注於執行與推動落地的行動型助手

他們不像戰略智囊型特助那樣參與高層決策,而是專注於確保 CEO 的計畫能夠確實執行,確保所有任務都能按照 CEO 的期望推動。

這類特助的典型特徵是:

  • 具備超強的執行力,能夠確保專案能夠按時推進。
  • 專精於專案管理與內部協作,負責追蹤 CEO 交辦的重要任務,並確保執行到位。
  • 需要擁有極佳的跨部門協調能力,能夠處理內部阻力,確保策略能夠有效落地。

2. 主要職責

  • 執行 CEO 交辦的專案,確保所有計畫能夠順利推動,並符合 CEO 的期望。
  • 監督 KPI 與業務進度,確保組織內部的運作符合 CEO 訂定的目標。
  • 跨部門協調,確保 CEO 的指令能夠有效地在不同部門間執行,不會因內部溝通不良而影響結果。
  • 處理營運細節,幫助 CEO 監督公司日常營運的細節問題,讓 CEO 無需過度關注細節,而能專注於更高層次的管理工作。

3. 適用情境

~企業有大量專案需要推動,CEO 需要有人確保計畫能夠準時落地。

~組織內部協作繁瑣,CEO 需要一位擅長跨部門協調的人來確保執行順暢。

~企業成長快速,內部流程仍不夠成熟,需要特助幫助 CEO 整理業務運作。

~CEO 經常面對內部營運細節問題,無法專注於更高層級的管理工作。

4. 情境對話

CEO:「我們的新產品開發進度怎麼樣?」
企業執行官型特助:「目前開發已經進行到 70%,但市場部還沒開始預熱。我已經安排了一次跨部門會議,確保行銷與產品部門對接,確保產品上市時間不會延誤。」
CEO:「這次的年度目標需要確保各部門能落實,你能幫我跟進嗎?」
企業執行官型特助:「當然,我會制定一份詳細的 OKR 追蹤表,並每週跟各部門檢討進度,確保沒有部門落後。」

這類特助最重要的特質是:「確保 CEO 的指令能夠確實執行,並且協助監督整體業務進展。」


另外,CEO 在選擇特助時最常遇到的另一個困惑是:「我需要的是幫我處理行政事務的助理,還是能管理內部組織的管家?」

這兩種類型的特助雖然都屬於「行政支援」類別,但在職責、影響力、價值貢獻上有著巨大的不同。如果 CEO 選錯了,可能會導致期待與現實之間產生嚴重落差,進而影響企業運作效率。

讓我們深入剖析這兩種類型的特助,看看它們的不同之處,以及如何判斷哪種特助更適合 CEO 的需求。

三、事務總管型特助(管家型特助):CEO 的高階幕僚

1. 角色與定位

事務總管型特助(Executive Coordinator / Chief Executive Assistant),主要負責的是高層級的行政管理與內部組織運作

與行政助理不同,他們不只是「安排 CEO 的日程」,而是負責全面提升 CEO 的工作效率,確保企業內部的行政運作與 CEO 需求對接順暢。

這類特助擁有更高的權限與影響力,通常會直接參與 CEO 的高層會議,並負責內部溝通協調,甚至能夠代表 CEO 出席某些內部場合。他們不只是「接收指令」的人,而是能夠主動判斷 CEO 需要什麼、企業內部運作哪裡有問題的人。

2. 主要職責

  • CEO 的行程與時間管理:確保 CEO 的時間分配符合企業運營優先順序,避免 CEO 被瑣事纏身。
  • 內部溝通與協調:與各部門高層溝通 CEO 的決策方向,確保組織上下對齊。
  • 行政與組織運營監督:確保內部行政、人力資源、法務、財務等運作順暢,減少 CEO 需要親自處理的事務。
  • 高層會議管理與會議決策支持:負責高階會議的安排、議題規劃、紀錄決策事項,確保決策有效執行。
  • 保密事項與關鍵專案管理:處理 CEO 的機密文件、人事任命等敏感事項,確保資訊安全。

3. 適用情境

CEO 適合聘請事務總管型特助的情境包括:

~企業規模已經達到中大型,CEO 需要有人管理內部行政與組織運作。

~CEO 經常被大量行政與內部管理事務纏身,無法專注於戰略決策。

~需要一個能夠主動解決問題、幫助 CEO 省去內部溝通成本的「幕僚型助手」。

~CEO 的行程繁忙,需要有人協調內外部關係,確保 CEO 只需關注最重要的事情

4. 情境對話

CEO:「我們最近新招了一批中高階主管,但我沒時間跟他們對齊組織目標。」
事務總管型特助:「這部分我可以處理。我會安排一場主管對齊會議,幫你整理好核心策略,並確保大家能理解你的方向。」
CEO:「最近的內部行政效率有點低落,我的助理處理不來這麼多問題……」
事務總管型特助:「這部分交給我,我會優化流程,找出低效率的環節,並與行政部門一起提升執行效率。」

這類特助最重要的特質是「能夠減少 CEO 的內部管理負擔,確保組織高效運行」,讓 CEO 能專注於更重要的戰略決策。


四、行政助理型特助(秘書型特助):CEO 的日常支援者

1. 角色與定位

行政助理型特助(Personal Assistant / Executive Assistant),主要負責的是 CEO 的日常事務與時間管理,確保 CEO 能夠專注於核心業務,而不被日常行政瑣事影響。

與事務總管型不同,行政助理的核心價值不在於管理企業內部運作,而是幫助 CEO 減少工作中的雜務,確保時間運用最大化。這類特助通常不參與決策,也不需要處理企業內部管理問題,而是專注於支援 CEO 的個人工作需求。

2. 主要職責

  • 行程安排與管理:確保 CEO 的會議、商務行程安排合理,避免時間浪費。
  • 文件與郵件處理:過濾不必要的郵件、準備 CEO 需要的文件與報告。
  • 日常行政支援:負責會議準備、機票與飯店預訂、費用報銷等雜務。
  • 內外部聯絡協調:負責 CEO 的電話、郵件、會議邀約等日常溝通。
  • 個人事項管理(部分 CEO 需求):如生活行程安排、私人活動預訂等。

3. 適用情境

CEO 適合聘請行政助理型特助的情境包括:

~企業仍處於發展階段,CEO 不需要太多內部行政管理,只需要有人處理日常工作。

~CEO 需要專心處理業務,而不想被會議安排、郵件管理、報銷等事務干擾。

~需要一個細心、有組織能力、能處理大量日常細節的助理。

4. 情境對話

CEO:「明天的行程怎麼樣?」
行政助理型特助:「你上午 10 點有一場內部會議,下午 2 點有投資人訪談。我已經幫你準備好相關資料。」
CEO:「下週的出差行程怎麼安排?」
行政助理型特助:「機票和飯店已經訂好,司機會在機場接你。我也幫你安排了幾場可能有價值的會面。」

這類特助最重要的特質是「確保 CEO 的時間被高效利用,讓 CEO 不需要操心瑣碎的工作安排」。


如何選擇最適合的特助?

  • 如果 CEO 需要決策輔助,選擇戰略智囊型特助。
  • 如果 CEO 需要內部行政管理支援,選擇事務總管型特助。
  • 如果 CEO 需要專案落地,選擇企業執行官型特助。
  • 如果 CEO 需要減少瑣事,選擇行政助理型特助。


「最好的特助,不是全能型,而是能幫 CEO 減少負擔、提升效率的那一位。」

CEO 必須根據自身需求,找到最適合的特助,才能真正提升企業運營效率。


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