Lightning Decision Jam 最大的特點在於利用1小時系統式的引導，進行問題解決與決策制定，包含問題定義 (Problem Define)、腦力激盪 (Brainstorming)、與想法排序 (Idea Prioritization) 幾大項目。
步驟大綱與採用的方法為：
- 一、定義挑戰與目標 — How Might We (3min)
- 二、由目標拆解出問題並排序 — The Sailbot & Silent Voting (25–30min)
- 三、從首要問題定義出想要進步的方向 — How Might We (3min)
- 四、無聲發想 — Ideate without discussion (6min)
- 五、排序並找出可行解法 — Silent Voting & Efforts/Impact Scale (15min)
- 六、可行解法測試與驗證 —Timebox Actionable Experiments (5min)
事前準備
預估總時長約 1小時，建議以 7-8 人一組以達到討論的效率，並且帶領者與團隊成員都要確實遵守每個環節討論的時間(Time frame)，以有效集中大家的注意力也避免討論過度發散。需準備的工具有：
- 可見的計時器 (Visual Timer)：如果有像 Time Timer 的工具最好，沒有的話也可以投影出計時器讓大家知道還剩多少時間。
- 較粗馬克筆：當寫字在便條紙上時方店大家都能快速閱讀
- 正方形便條紙*兩種顏色
- 長方形便條紙
- 投票用的點點貼紙*兩種顏色
- 乾淨的白板，或是若有 Magic Whiteboard 便可黏在任何硬面上
- 一個待解決的廣泛問題 (Broad Problem)：作為討論的起源，可以是大家共同想要解決的問題，先不用擔心問題大小，後續會再定義與收斂。舉影片中其中一個例子如：「大家總是覺得辦公室太吵」
一、定義挑戰與目標 — How Might We (3min)
利用 How Might We 的句型將問題或現狀轉為更正面的訴求，形成小組的主要挑戰與目標，句型如下：
要如何讓___(誰)____
___(獲得他/她/他們想要的進步)____
- 「大家覺得辦公室總是太吵」
→ 「要如何讓辦公室變成一個更好工作的地方」 - 「開發產品總是花太久時間」
→ 「要如何讓團隊可以開發得更快速」
二、由目標拆解出問題並排序 — The Sailbot & Silent Voting (25–30min)
假設要達成的目標是「要如何讓辦公室變成一個更好工作的地方」，接著進入 The Sailbot 環節來拆解問題，首先先在白板上畫出一艘帆船如下
Step 1. 現在已經在做什麼努力 (Start the thing that we are working)
- 請大家各自寫下針對這個目標主題，我們已經在進行什麼樣的努力並且做得不錯，一張便條紙寫一件事，不要互相討論 (4min)
- 接著請每個人輪流告訴大家自己寫了什麼，並將便條紙貼在帆船的上方(1-2min/人)
可能例子會像是「開放式區域對快速討論很有幫助」、「零食吃到飽很棒」
這樣的目的是為了讓大家在工作坊一開始時能有正向的思考與活力，回想現在已經做得不錯的事以凝聚團隊的士氣。
Step 2. 有什麼阻礙 (What holding us back)
- 在達成「要如何讓辦公室變成一個更好工作的地方」的目的時，有什麼阻礙著我們、或有哪些不好的負面問題，請大家各自寫下自己的想法，一樣一張便條紙寫一件事，不要互相討論 (4min)
- 接著一次讓所有人隨機把他們的便條紙貼上帆船的下方，不輪流發表 (1min)
可能例子會像是「開放式環境不利於專注」、「打業務電話時很不方便」
Step 3. 排序問題 (Prioritise Problems)
- 給團隊每人 3 張點點貼紙，用點點投票出自己認為 3 個帆船下方影響最大的負面問題，可以投自己的，也可以在一個問題上頭超過一點，如果覺得某些問題相似就直接把便利貼聚在一起，不要跟其他人討論或花太多細節在分群上。 (3min)
- 帶領者把點點由多到少的問題進行金字塔排序如下，最上方的問題就是接下來要解決的首要問題
三、從首要問題定義出想要進步的方向 — How Might We (3min)
假設最終選出的問題是「開放式環境不利於專注」，接著我們重新用 How Might We 來定義可能的進步方向。
要如何讓___(誰)____
___(獲得他/她/他們想要的進步)____
「開放式環境不利於專注」
→ 「要如何讓大家創造出一個支持安靜工作的環境」
把這個最終的 How Might We 列在長方形便條紙上並貼上白板，從這個第二次的 How Might We 我們收斂了想要解決的現狀/問題，定義出最終解法需要專注的方向。如果後續有更多時間，可以再探討其他問題衍伸出的 How Might We 作為持續優化的方向。
四、無聲發想 — Ideate without discussion (6min)
給予團隊另一種顏色的便條紙，讓大家在 6 分鐘內盡可能地根據「要如何讓大家創造出一個支持安靜工作的環境」這個方向，列出所有想到的可能解法，無論多瘋狂或多白癡都沒有關係，越多越好，不要去設限。可能的例子例如：
- 「規定大家一天內不可以說話或吵鬧的時段」
- 「定星期三為安靜日」
- 「當有人戴上耳機時，不要去打擾他」
- 「幫需要的人買降噪耳機」
- ...
接著一次讓所有人隨機把他們的便條紙貼上白板，不輪流發表
五、排序並找出可行解法— Silent Voting & Efforts/Impact Scale (15min)
發給大家每人 6 個點點貼紙，去選出覺得最能有效達成「要如何讓大家創造出一個支持安靜工作的環境」的解法 (5min)，投票與分群方式和之前一樣，如果覺得某些問題相似就直接把便利貼擺在一起，不要去糾結過多細節。
雖然已經有多數決的投票結果，但為了讓最終選出的解法是可實際執行的，先把有 2 點以上的解法挑出來，接著由團隊一起討論或相互比對解法，把解法一一置入 Efforts / Imapact 象限(Efforts / Impact Scale) 中，協助我們判定執行後的價值與付出成本預估 (10min)。這個象限其實就是 Prioritization 的框架之一 — Value vs. Complexity ，歡迎參考我上一篇文章了解更多。
這部分因為涉及到價值與成本高低的定義，會需要的討論時間較多，在時間內盡量取出解法之間的相對位置即可。以 Effort 為 X 軸、Impact 為 Y 軸完成後的畫面會如上圖，落在左上角區域就會是優先嘗試的解法，其他三塊則分別有以下的應對方式：
六、可行解法測試與驗證 —Make Timebox Actionable Experiment (5min)
最後，從左上象限的解法中，優先取出 Efforts 最小的解法，並將其轉化成「有時間限制且可執行的實驗 (Timebox Actionable Experiment)」，讓團隊成員可以從 Efforts 小的解法開始，不斷地測試與驗證成效。
以「幫需要的人買降噪耳機」這個解法為例，規定好測試時長、執行步驟、與回來 Review 的時間點，把這些資訊註記在長方形便條紙上：
如果有餘裕的話也可以開始排定下個解法的實驗與驗證，在第一個解法成效不如預期時，後續的實驗就可以馬上接續進行，就不需要重跑一次工作坊或重啟討論。
初次執行 Lightning Decision Jam 粗估可能會需要 1 個半小時或更多，但相信經過幾次的運作與流程調整之下，大家熟悉並培養起一定的默契後就能持續加速，達成 1 小時內定義完問題並產出解法實驗的高效能狀態。
其實 1 小時大約就是普遍會議的時長，當你發覺近期會議總是沒有什麼進展，建議可以試試看 Lightning Decision Jam ，用有系統架構的方式來確實推進討論、產出可執行的方案。
上述的內容若有誤，歡迎糾正與討論，一起持續成長🙌🏻
