別再使用紙本通訊錄！企業通訊錄數位化的3大效益

農曆新年即將到來，年後轉職潮也緊接在後，不少企業會在這個時節揮別舊人，並迎來許多新血加入，這時企業通訊錄勢必就得好好更新一番，將離職人員的聯絡資料移除，並將新進人員的資料加入。而許多企業習慣將所有人員的分機號碼及 E-mail 列印出紙本，貼在電話旁邊想找誰就打給誰，這樣的方式看似能夠滿足一時的便利，但在後續的溝通及管理上卻帶來了諸多不便！

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企業採用紙本通訊錄的4個缺點

紙本通訊錄缺點#1：查找資訊不易

紙本通訊錄無法使用關鍵字快速搜尋需要的人員資訊，使得查找效率不佳，且如果遇到同仁需外出或居家辦公，也不利於遠距檢視。

紙本通訊錄缺點#2：難以及時更新

紙本通訊錄容易出現資訊過時的問題，每當員工離職、更換職位或聯絡資訊發生變動時，紙本通訊錄較難及時更新，並重新發放給所有人員，導致資訊可能會不準確。

紙本通訊錄缺點#3：資訊外洩風險

紙本通訊錄若保存不當，或是沒有將汰換掉的紙本完整銷毀，可能會遭到未經授權的人員檢視，導致資訊外洩。

紙本通訊錄缺點#4：不環保

只要企業一有人事異動，紙本通訊錄就需要一直同步更新，長期下來需要消耗大量紙張，不符合現在多數企業所推動的ESG環境保護概念。

企業通訊錄數位化的3大效益

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企業通訊錄數位化效益#1：有利於更新及管理

Lale 辦公提供企業多元且豐富的雲端辦公工具，當管理者需要更新通訊錄時，可透過 Lale 辦公網站的組織架構系統管理人員的資訊，並自動生成組織通訊錄，內容包含部門、職務、員編、分機、行動電話以及 E-mail 等。

當人員職務發生變動，需要調換部門時，可直接於組織系統中拖曳人員名稱，移動到新的部門下方。若人員離職，則可點擊刪除人員，快速更新系統名單資訊。

企業通訊錄數位化效益#2：提升內部溝通效率

每當有新進人員產生時，無需特別向同仁索取聯絡方式，只要於 Lale 辦公的通訊錄中快速搜尋人員姓名，再點擊名稱，即可開始與對方進行文字即時通訊、視訊以及語音通話等方式溝通。

企業通訊錄數位化效益#3：同步名單至其他協作系統

若企業於 Lale 辦公中建立完整組織架構，可將名單延伸應用於其他的協作系統，例如會議管理、專案管理、簽核流程、行事曆等，每當團隊需要共同作業時，就能快速整合需要的人員資訊並進行管理。

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原文首發於「Lale快報」網站，原文頁面連結。